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Excel与数据处理[电子教案]

时间:2012-09-07


Excel与数据处理
Excel高级应用篇

本章学习目标
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认识EXCEL的工作界面,窗口组成元素; 了解工作薄、工作表、单元格等基本概念; 掌握不同类型的数据输入方法; 理解相对引用和绝对引用; 掌握公式输入方法; 掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作 掌握单元格、行、列常用操作; 掌握sum\count\if等简单函数的应用方法

1.1 EXCEL操作基础
1.启动Excel的方法
通过Windows任务栏选择“开始”按钮 ? 通过Excel 快捷方式 ? 双击Excel文件的名字或图标
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2、退出Excel的方法
单击Excel 窗口右上角的关闭按钮 ? 选择“文件”菜单中的“退出”菜单项。 ? 按快捷键Alt+F4。
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1.1 EXCEL操作基础

3、Excel界面

功能区

工作表区

1.1 EXCEL操作基础
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功能区的主要控件

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Excel 2007用功能区取代了早期版本中的菜单、工具栏 和大部分任务窗格,包括按钮、库和对话框内容。

功能区的主要控件
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Office 按钮
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取代了早期版本中的“文件”菜单,单击时,将弹出与Excel早期版本 “文件”菜单相似的菜单项,它是Excel 2007中唯一的菜单,提供了常用 的Excel文件操作功能,包括的菜单命令有“新建、打开、保存、另存为、 打印、准备、发送、发布、关闭”。

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选项卡
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功能区由“开始、插入、页面布局、公式、数据”等选项卡组成。 各选项卡是面向任务的,每个选项卡以特定任务或方案为主题组织 其中的功能控件。 能区中的选项卡是动态的,为了减少屏幕混乱,某些选项卡平时是 隐藏的,在执行相应的操作时,它们会自动显示出来。 Excel 2007将以前版本中那些隐藏在菜单和工具栏中的命令和功能, 以面向任务的方式放置在不同的逻辑组中,每个逻辑组能够完成某 种类型的子任务。 其中包含一组独立于当前所显示的选项卡的命令,无论用户选择哪 个选项卡,它将一直显示,为用户提供操作的便利。用户可以根据 需要设置其 中的工具按钮.

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快速访问工具栏
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1.1 EXCEL操作基础
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工作表区的主要对象

1.1 EXCEL操作基础
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工作表
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就是人们常说的电子表格,是Excel 中用于存储和处理数据的主 要文档。由一些横向和纵向的网格组成,横向的称为行,纵向的 称为列。Excel 2007的一个工作表最多可有1,048,576 行、 16,384 列数据(而Excel 2003的工作表最多有65 536行、256 列)。当前正在使用的工作表称为活动工作表。

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工作表标签
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每个工作表有一个名称,体现在工作表标签上。单击工作表标签 按钮可使对应的工作表成为活动工作表,双击工作表标签按钮可 改变它们的名称。 在默认情况下,Excel 只打开3个工作表:Sheet1,Sheet2, Sheet.单击插入新工作表按钮就会后面插入一个新工作表sheet4, 再单击一次就会插入新工作表sheet5……

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插入工作表标签按钮
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1.1 EXCEL操作基础 ? 行号、列标题
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工作表由1048576行组成,每行的编号称为行号. 工作表的每列用英文字母标志,称为列标题 工作表中的网格,它用列标题和行号定位。如A1就表示A列第1 行对应的单元格

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单元格
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单元格区域
是指多个连续单元格的组合。表示形式如下: 左上角单元格:右下角单元格
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例如A2:B3代表一个单元格区域,包括A2、B2、A3、B3

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只包括行号或列号的单元格区域代表整行或整列。如,1:1表示第 一行的全部单元格组成的区域,1:5则表示由第1到5行全部单元格 组成的区域;A:A表示第一列全部单元格组成的区域,A:D则表由 A、B、C、D四列的全部单元格组成的区域。

1.1 EXCEL操作基础
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编辑栏
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用于显示、修改活动单元格的内容

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全选按钮
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用于选定整个工作表所有的单元格。
工作表下边框的右侧提供的三个按钮用于切换工作表的查看方 式

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工作表查看方式
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工作表缩放

1.2 构造第一个工作表

【例1.1】某单位的工资数据如下表所示,计算每个职工的总工 资。假设个人所得税的税率为:收入1600以下,所得税率为 0%;收入1600~2500,所得税率为5%;收入2500~3500, 所得税率为8%;收入3500~4500,所得税率为12%;收入 4500以上,所得税率为15%。计算各位职工应缴纳的所得税, 以及缴税后的实际收入。
姓名 职称 日期 基本工资 水费 电费 气费 奖金

张贴民 李虎 王景

高工 高工 工程师

2009-3-1 2009-3-1 2009-3-1

2389 2389 1579 ……

244.32 155.48 244.89

91.2 59.88 201

210.9 218.9 171.3

871 900 529

1.2 构造第一个工作表
1、在H2中输入计 算公式:=I2-K2、 ? 在EXCEL中可以轻松制作出例1-1的报表,如图所示 向下复制此公式到 H9

输入J列的 税率

输入A1:H9中 的原始档案数据

1、在I2中输入工资 计算公式:=D2E2-F2-G2+H2 2、向下复制此公式 到I9

1、在K2中输入工资 计算公式:=I2*J2 2、向下复制此公式 到K9

1.3 工作薄和EXCEL文件管理

1.3.1 工作薄与工作表的关系 ? 工作簿 ? 在Excel中创建的文件叫做工作簿,扩展名是.xlsx ? 工作薄由工作表组成,新建工作薄只有默认的3个工作表。 但可以根据需要增加,个数不限。 ? 新建第一个工作薄的默认名:book1.xlsx。 ? 工作表 ? 由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有 1,048,576行、16,384列。 ? 工作表由工作表标签区别,如sheet1、sheet2

1.3.1 工作薄与工作表的关系
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工作薄与工作表的关系

1.3.2 创建新工作薄

1、工作薄与模板 ? 模板
模板即模型、样板,是一种已经建立好的特殊工作薄,已 在其中的工作表中设计好了许多功能,如单元格中的字 体、字型,工作表的样式和功能(如财务计算,学生成 绩统计,会议安排等。
? 工作薄创建

Excel总是根据模板创建工作薄,创建的工作薄具有与模板 结构、内容和功能。在没有指定建立工作薄模板的情况下, Excel会据默认模板建立工作薄,这种工作薄在默认情况 下只有Sheet1、Sheet2和Sheet3三个工作表。

1.3.2 创建新工作薄
2、新建默认的空工作薄,三种方法
启动Excel,Excel就会自动建立一个名为Boolk1.xlsx; ? 在已启动Excel的情况下,按Ctrl+N; ? 单击功能区左上角的Office 按钮 ,然后从弹出的文件菜单中选 择“新建” ;
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1.3.2 创建新工作薄

3、根据旧工作薄建立工作薄 (1)单击Office 按钮 ,从弹出的文件菜单中选择“新建”。 Excel 将弹出“新建工作薄”对话框。

(2)单击“根据已有内容新建…”,然后在弹出的“根据现 有工作薄新建”对话框找到并选择已有工作薄的名称,单 击该对话框中的“新建”按钮。

1.3.2 创建新工作薄

4、根据模板建立工作薄 ? Excel 2007模板类型 ? 已安装的模板:安装Excel时安装在本地计算机中的 模板; ? 我的模板:用户自已创建的模板; ? 在线模板:微软公司网站上的在线工作薄模板,在 用这类模板创建新工作薄时,Excel会自动从微软 的网站中下载相关模板到用户的本地计算机中, 并用它创建新工作薄。当然,前提是用户计算机 与Internet网络相连接(即Online,在线)。

1.3.2 创建新工作薄

5、在线模板示例
下面的图表是用Microsoft Office Online”中的“预算”模板 类中的“商务旅行预算”模板建立的工作薄。在该工作薄 中,只需要输入D列的费用和F列的数字,Excel就会自动 计算出H列的费用,这一功能是由“商务旅行模板”提供 的。

1.3.2 创建新工作薄
5、在线模板示例
下图是用“Microsoft Office Online”中的“库存控制” 模板类中的“设备资产清单”模板建立的工作薄。在 该工作薄中预设了许多功能,在L、N、P、Q、R列 中都预设了计算公式,只要填定了其余列的数据, Excel就会自动计算出这些列的数据。

1.3.2 创建新工作薄

5、在线模板的建立方法
(1) 确定计算机已连接上了Internet网络 (2) 单击“Office按钮”→新建→Microsoft Office Online.将 连接到微软的在线模板网站。 (3)从微软网站的在线模板网站中选择需要的模板,就会从网 站中将选择的模板下载到本机中,同时将应用。

1.3.3 保存和打开工作薄文件
1、保存文件
方法一 单击“快速访问工具栏”中的 按钮保存文件。 ? 方法二 单击Office 按钮,从弹出的文件菜单, 选择“另存为”菜 单项,然后在“另存为”对话框中输入文件名。
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2、打开文件
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单击Office 按钮,从弹出的文件菜单, 选择“打开”菜 单项,然后在“打开”对话框中选择要打开文件的名称。

1.3.4 文件格式与兼容性 1、Excel 2007的文件格式
Microsoft Office 2007引入了一种基于XML的新文件格式: Microsoft Office Open XML Formats,适用于 2007版的Word、Excel和PowerPoint。 ? Office XML Formats有许多优点:
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其一,文件自动压缩。某些情况下文档最多可缩小 75% 其二,Office XML Formats格式以模块形式组织文件结构,是如 果文件中的某个组件(如图表)受到损坏,文件仍然能够打开 其三,更强的安全性。Office XML Formats格式支持以保密方式 共享文档,可避免用文档检查器工具获取信息。 其四,更好的业务数据集成性和互操作性。在 Office 中创建的信 息容易被其他业务应用程序所采用,只需一个 ZIP 工具和 XML 编辑器就可打开和编辑 Office 文件。

1.3.4 文件格式与兼容性
格式 扩展名 说明 2、Excel 2007的文件扩展名和文件兼容性 Excel 工作簿 Excel 工作簿(代码) .xlsx .xlsm Excel 2007默认的基于XML的文件格式。不能存储 VBA 宏代码。 Excel 2007 基于 XML 且启用宏的文件格式。存储 VBA 宏代码或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm)。

Excel 二进制工作簿
模板 模板(代码) Excel 97- 2003 工作簿 Excel 97- 2003 模板 XML 电子表格 2003 XML 数据 Excel 加载宏

.xlsb
.xltx .xltxm .xls .xlt .xml .xml .xlam

Excel 2007 二进制文件格式 (BIFF12)。
Excel 2007模板的默认文件格式。不能存储 VBA 宏代 码或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm)。 Excel 2007模板的启用了宏的文件格式。存储 VBA 宏 代码或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm)。 Excel 97 - Excel 2003 二进制文件格式 (BIFF8)。 Excel 97 - Excel 2003 模板的二进制文件格式 。 XML 电子表格 2003 文件格式 (XMLSS)。 XML 数据格式。 Excel 2007 基于 XML 且启用宏的加载项,支持 VBA 项目和 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm) 的使用。

1.4 公式和单元格引用
1、公式的概念
Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。 ? 公式必须以等号“=”开头,即在Excel的单元格中,凡是以等号 开头的输入数据都被认为是公式。在等号的后面可以跟数值、 运算符、变量或函数,在公式中还可以使用括号。 ? 例如:
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=10+4*6/2+(2+1)*50 就是公式,可以在任何单元格中输入此公式.Excel会把公式的计算结果 显示在相应的单元格中.

1.4 公式 2、运算符
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在Excel公式中可以使用运算符。
运算符 () % ^ *与/ 运算功能 括号 负号 百分号 乘方 乘、除法 优先级 1 2 3 4 5

+与&

加、减法
文本连接

6
7 8

=、<、>、 等于、小于、大于、小于 <=、>=、<> 等于、大于等于、不等于

1.4 公式
3、说明
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括号的运算级别最高,在Excel的公式中只能使用小括号,无中 括号和大括号。小括号可以嵌套使用,当有多重小括号时,最 内层的表达式优先运算。同等级别的运算符从左到右依次进行。 “&”为字符连接运算,其作用是把前后的两个字符串连接为一 串。
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例如,"ABC"&"DEF"的结果为“ABCDEF”,"财务"&"经济"的结果为 “财务经济”。

1.4.2 引用
1、引用的概念
引用即在公式中用到了其他单元格在表格中的位置。引用的作 用在于标识工作表中的单元格或单元格区域,并指明公式中所 使用的数据的单元格位置。 ? 引用不同工作簿中的单元格称为链接。
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2、引用的类型
A1引用 ? R1C1引用
?

1.4.2 引用
3、相对引用
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相对引用也称为 相对地址引用, 是指在一个公式 中直接用单元格 的列标与行号来 取用某个单元格 中的内容。

1.4.2 引用
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相对引用的例子
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【例1.2】某班某次期末考试成绩如图1.13所示,计算各同学的 总分,即F列的数据。
在F2计算公式

=C2+D2+E2
然后向下复制该 公式!

1.4.2 引用
4、绝对引用
?

绝对引用总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的 位置改变,绝对引用保持不变。

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绝对引用的形式是在引用单元格的列号与行号前面加“$”符号。
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比如,$A$1就是对A1单元格的绝对引用。

1.4.2 引用
? ?

绝对引用案例
【例1.3】某品牌皮 鞋批发商3月份的销 售数据如图所示, 每双皮鞋的单价相 同,计算各皮鞋代 销商场应支付的总 金额, 。

在D6输入公式: =$c$3*C6 然后向下复制此公式!

1.4.2 引用
5、混合引用
?

混合引用具有绝对列和相对行,或是绝对行和相对列。比如,$A1、 $B1 ? 案例

1.4.2 引用 6、三维引用
4、三维引用 ? 对同一工作薄内不同工作表中相同引用位置的单元格或区域的引用 称为三维引用。引用形式为:
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Sheet1:Sheetn!单元格(区域)
?

例如,Sheet1:sheet8!C5和Sheet1:Sheet8!B2:D6都是三维引用, 前者包括Sheet1~sheet8这8个工作表中每个工作表的C5单元格, 后者包括此8个工作表中每个工作表的B2:D6区域。

1.4.2 引用
6、内部引用与外部引用
1)引用相同工作表中的单元格,例: =G3+G5+G10*10 2)引用同一工作簿不同工作表中的单元格,例 =Sheet1!G3+Sheet2!G5+Sheet2!E27 3)引用已打开的不同工作簿中的单元格,例:
=[Book1]Sheet1!$IL$4+[Book2]Sheet2!$E$7

4)引用未打开的不同工作薄中的单元格,例如: ='C:\dk\[Book1.xlsx]Sheet2'!$B$4+'C:\dk\[Book1.xls x]Sheet1'!$C$6 5)同一公式中存在几中不同的引用,例: =[Book1]Sheet1!$A$4+Sheet1!G7+F9

1.5 函数简介
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1、函数的概念
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函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式,它们可以对一个或 多个数据进行计算,然后把计算的结果存放在某个单元格中。

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2、Excel函数类型
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工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函 数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。

1.6.1 常用工作表函数
1、SUM和Average
用法: sum(x1,x2,x3……x255) Average (x1,x2,x3……x255)
其中,x1,x2 ……x255可以是数字,单元格或单元格区域的引用,也可以 是表达式。

功能: sum求所有参数x1,x2 ……x255的总和. Average求所有参数x1,x2 ……x255的平均值

1.6.1 常用工作表函数
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Sum和Average的应用案例 ? 某单位的工资数据如下图所示,已知基本工资、奖金、 水费、电费,计算总额、总计与平均数

1.6.1 常用工作表函数
2、max和min
用法: max(x1,x2,x3……x255) min (x1,x2,x3……x255)
其中,x1,x2 ……x255可以是数字,单元格或单元格区域的引用,也可以 是表达式。

功能: max求所有参数x1,x2 ……x255的最大值. min求所有参数x1,x2 ……x255的最小值

1.6.1 常用工作表函数
3、count 用法:count(x1,x2,x3……x255)
其中,x1,x2 ……x255可以是数字,单元格或单元格区域的引用,也可 以是表达式。

功能: 统计x1,x2 ……x255中数字的个数. 4、countif
用法:

COUNTIF(单元格区域, “条件”)

其中条件可以是比较式,但必须用双引号括起来.如 “>90”,“<=60” 功能: 统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数.

1.6.1 常用工作表函数
5、IF
?

用法
?

IF(条件, 表达式1, 表达式2) ? 其中表达式可以是数字、函数、单元格或单元格区域。 条件成立时,函数结果为表达式1的值;条件不成立时,函数的结果为 表达式2的值.

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功能
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1.6.1 常用工作表函数
?

案例
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某班期末考试成绩表如下图所示,统计每位同学的总分,考试人数, 最高和最低总分,以及不及格人数。

1.6 定制工作环境
1、选项对话框:单击 Office 按钮→Excel选项,E 弹出图示的Excel选项对话框。
通过“工具”|“自定义”菜单完成

通过此对话框可以定义Excel 的工作环境:定制快整访问工 具条;设置工作表中的字体、 字形、色彩;设置受信任的工 作目录;设置新工作薄中默认 的工作表个数;设置工作薄文 件的保存位置、自动保存时 间……

1.6 定制工作环境
2、定制快速访问工具栏
快速访问工具栏相当于以前Excel版本中的工具栏,它会 一直显示在那里,不会因为功能选项卡的切换而隐藏。在 默认情况下,快速访问工具栏显示在功能区的左上角,其 中只有保存、撤销和恢复几个命令按钮。 ? 可定制其中的工具按钮,方法如下:
?

(1) 选择“Excel选项”→“自定义”→“从下列 位置选择命令”→“所有命令”; (2)从“所有命令”的列表中,选中需要添加到快 速访问工具栏中的命令,然后单击对话框中的” 添加”按钮。

1.6 定制工作环境
2、定制快速访问工具栏

定制后的快速访 问工具栏

1.7 EXCEL帮助系统
1、关于EXCEL帮助系统
Excel的帮助系统非常完善,其中不但有对Excel 2007的新增功能和新技术的介绍,而且涉及到了 Excel的方方面面。包括工作表数据输入方法,工作 表打印的各类疑难问题,各种Excel函数的功能介绍 和应用举例,各种不同版本的文件格式和兼容性问题。 ? 一言概之,Excel的帮助系统详尽地介绍了Excel的 每一个技术问题,小到标点符号的应用说明也能找到。 ? 帮助系统是微软公司提供给Excel用户的一个不可多 得的宝贵资源,或许它比任何一本Excel著作都详尽 和全面。
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2、访问帮助系统的方法
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按F1。

Excel与数据处理 第3版

第2章工作表数据输入
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概述
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数据输入是很实际的问题,许多工作人员不得不面对它。 针对不同规律的数据,采用不同的输入方法,不仅能减 少数据输入的工作量,还能保障输入数据的正确性。 如果不了解掌握不同类型数据的输入方法,可能就要成 天座在电脑前,一五一十地输入数据,输完了还要检查。 某些人要几天才能输入完成的数据,但有的人几分钟就 完成了,而且数据不会出错! 这就是学习EXCEL数据输入方法的原因!

1、了解Excel的数据类型 2、掌握不同类型数据的输入方法 3、掌握复制公式输入数据的方法 4、掌握大批量相同数据的输入方法 5、掌握通过自定义格式简少数据输入的方法 6、掌握用IF、Vlookup等函数查找输入数据的方法 7、掌握用Rand和int函数产生大量模拟数据的方法。

学习目标

2.1 EXCEL的数据类型
1、Excel的常见数据类型 ? 数字型、日期型、文本型、逻辑型数据 ? 数字型表现形式多样:货币、小数、百分数、科学计数法、 各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式

2.1 EXCEL的数据类型
? 2、Excel2007数值型数据的取值范围

功能 数字精度

最大限制 15 位

单元格中可键入的最大数值
最大正数 最小负数

9.99999999999999E+307
1.79769313486231E+308 -2.2251E-308

最小正数
最大负数

2.229E-308
-1E-307

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2.2 基本数据的输入 数据输入并非易事,请看下面的例子

【例2.2】某电信公司有用户档案如图2.2所示。如果不讲技巧, 一字不误的输入,费时费力。

本章将介绍一些 数据输入技术, 应用这些技术可 以减少数据输入 过程的不少麻烦

2.2 基本数据的输入
1、数据输入的一般过程
(1)选定要输入数据的单元格。 (2)从键盘上输入数据。 (3)按Enter键后

2、输入数值
(1)正数的输入:+234,13,333,333,12E3 (2)负数的输入: -234,(234),-12e2 (3)分数的输入: 2 2/3, 0 3/4 (4)货币数据的输入:¥123,$21

3、输入文本
?

2.2 基本数据的输入
字符文本应逐字输入 ? 数字文本以‘开头输入,或用=“数字”方式输入。
?

输入文本32,可输入: =“32” 或输入:'32

?

文本形式的公式,要通过“插入”选项卡“文本”组中的“对象” 命令
?



f ( x, ? , ? ) ?

1 e 2??

? ? ? ?

? x ? ? ?2
2?
2

? ? ? ?

4、输入日期
?

2.2 基本数据的输入
以yy-mm-dd形式,或mm-dd形式输入 ? 通过格式化得到其它形式的日期,这样可减少输入 ? 在“开始”选项卡“数字”组卡,单击其中的箭头,E弹出图示的 “单元格格式”设置对话框

5、输入公式
?

2.2 基本数据的输入
公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式要以等号(=)开 始。 ? 例如在A3输入:=5+2*3,结果等于 2 乘 3 再加 5。A3中将显示11

2.3 相同数据的输入
1、复制相同数据
建立具有相同数据的不同工作表,可用复制方法。 ? 某班主任建立相同的成绩表头 ,可用此法。
?

复制一班表头

2.3 相同数据的输入
2、填充复制相同数据
设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班 级、系都是相同数据。 (1)在G2中输入 “计算机通信”,然 后Enter。 (2)单击G2,G2右 下角会出现黑色小方 块,它就是填充柄。 (3)向下拖动填充柄, 拖过的单元格都被填 入了“计算机通信” 。
?

双击此填充 柄可自动复 制生成G列 数据

2.3 相同数据的输入
3、用Ctrl+Enter输入相同数据
?

设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班 级、系都是相同数据。

(1)选中F2:F11 (2)输入:JK001 (3)按Ctrl+Enter

可用同样方法输 入C、G列数据

2.4 编号的输入
1、复制输入连续的编号
连续编号(或等差、等比性质的数据)应该采用复制或序列填充的 方式进行输入。 ? 比如公职或单位的职工编号、电话号码、手机号码、零件编号等。 ? 输入右图A列的学号
?

(1)在A2输入 1003020101 在A3输入1003020101 (2)选中A2:A3

(3)向下拖动A3单元格的填充柄。

2、填充产生连续编号
?

2.4 编号的输入

填充序列方式适用于输入较多 的连续编号数据。 ? 比如要输入电话号码: 663321240~663328000,如右 图所示,方法如下。 ? 在第一个单元格中输入起始号 码 ? 在 “开始”选项的“编辑” 组,单击该组中填充控件右侧 的下三角形。 弹出“序列” 对话框,在Excel弹出的“序列” 对话框中指定“列” ? 在步长中输入1 ? 在终止值中输入最后一个号码。

2.4 编号的输入
3、利用自定义格式产生 特殊编号 ? 人们常会遇到各种 具有一定规则的特 殊格式的编号。如 右图的保险号。
1、选中要输入保险号的区域 2、在“开始”选项卡中,单击
3、选中“自定义” 4、输入自定格式: p00-000-0000

数字组右边的箭头, Excel会弹 出单元格格式设置对话框, 。

2.4 编号的输入
4.用自定义格式输入大数字编号
当在单元格中输入一个位数较多的数值时(比如超过15 位的整数),Excel会自动将输入的数据显示为科学记数 法,这可能并不符合我们的需要。 ? 产生这种问题的原因是数值精度问题,Excel的默认精度 是15位,如果一个数值的长度超过15位,则15位之后的 数字都被视为0。 ? 这种位数较多的大数字编号,可以用自定义格式进行输 入,或者用文本形式输入
?

?

4.用自定义格式输入大数字编号 ? 建立右图所示的商场用户档 案,其中客户编号为21位, 且前18位全部相同。 ? 若直接输入,不仅数据多, 且要出错,比如在A3输入: 356800993102155129001,Exc el会显示为3.57E20
?

2.4 编号的输入

解决方法是定义G列保存身份证号 的单元格的自定义格式为: 设置自定义格式 后,只需要输入 身份证的最后4 位编号

"356800993102155129"000

2.4 编号的输入
?

选中A3单元格,单击 “开始”选项卡“数字”组右下功的下箭 头,弹出设置单元格格式对话框 “类型”文本框中输入: "356800993102155129"000

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2.5 用&组合多个单元格数据
1、用&运算符组合数据 ? “&”为字符连接运算,其作用是把前后的两个字 符串(也可以是数值)连接为一个字符串。如 “ADKDKD”&“DKA”的结果为ADKDKDDKA。 123&45&678的结果为“'12345678”
?

设下图E列数据由C、D列数据组合而成。
?

在E3中输入公式=C3&D3,然后向下复制!

2、用&和文本函数的结合
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2.5用&组合多个单元格数据
&常和文本函数left、right、mid等合用,这几个函数都很简单,其 调用语法如下:
left(text,n) ? right(text,n) ? mid(text n1,n2)
?

?

其中: ? left截取text文本左边的n个字符;比如left("1234",2)= "12 "
? ?

right截取text文本右边的n个字符;比如right("1234",2)= "34 " mid从text的第n1字符开始,取n2个字符;
比如MID("1234",2,2)= "23"

3、用&和文本函数的结合案例
?

2.5用&组合多个单元格数据

?

某电话公司的缴费帐号由身份证号的后15位(全长18位), 后接电话号码构成。如下图所示。用&和文本函数可以很快 建立缴费帐号。 在I3输入公式“=Right(G3,17)&H3” ,然后向下填充复制 该公式到I列的其余单元格

2.6 采用下拉列表进行数据选择
1、下拉列表的适用范围
项目个数少而规范的数据,比如职称、工种、单位及产 品类型等,这类数据适宜采用Excel的“数据有效性”检 验方式,以下拉列表的方式输入 。 ? 例如:
?

某校教师档案如右图所 示,其中的职称列数据 只能从“讲师、教授、 副教授、助教?”中选 择。这类数据用下拉列 表输入,方便而准确。

2、下拉列表建立方法

2.6 采用下拉列表进行数据选择

(1)选中要建立下拉列表的 单元格区域。 (2)然后选择功能区中的 “数据”选项卡,单击“数 据工具”组中的“数据有效 性”控件 (3)选择“设置”标签,然 后从“允许”下拉列表中选 择“序列”选项。 (4)在“来源”文本框中输 入职称名字“助教,讲师,副 教授,教授……”

2.7 利用公式与函数进行查找输入
?

1、查找输入的意义
?

如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系,那 么用IF公式进行数据的转换输入是一种效率较高的输入 方法。 如果某些数据已经在其它数据表中建立好了,查询输入 可以提高效率,且能减少输入错误。

?

2.7 利用公式与函数进行查找输入
? 2、IF函数的应用
?

IF函数又称为条件函数,它能够对给出的条件进 行判断,并根据判断结果的正误执行不同的运算。

?

IF函数的调用形式如下:
IF(条件式,条件正确时函数的取值,条件错误时函数的取值)

比如, ? IF(3>2,“right”,“error”)”的结果是“right”, ? 而IF(3<2,"right","error")的结果应该是“error” ? 因为3>2是正确的,函数的结果就是“条件正确时 的取值”。与之相对应,而3<2是错误的,所
?

2.7 利用公式与函数进行查找输入
?

IF函数可以嵌套使用,即在IF函数中还可以使用IF 函数,最多可以嵌套7层。比如:
IF(A2>89,“A”,IF(A2>79,“B”)), ? 如果A2等于93,则该函数的结果是“A”; ? 如果A2等于80,则函数的结果是内层IF(A2>79,“B”)的结果, 显然80>79,所以结果为“B”; ? 如果A2等于65呢?函数的结果就是IF(A2>79,"B")不成立时的 取值,这时该函数的结果就是一个空值,因为IF(A2>79,"B")没 有给出A2>79不成立时的取值,在这种情况下,Excel将返回一 个空值(即什么结果都没有!)给该函数。
?

? 3、IF函数查找转换案例
?

2.7 利用公式与函数进行查找输 入
【例2.10】某学校年度奖金如下图所示,奖金根据职称确定。

教授:2000元,副教授:1500,讲师:1000,助教:是 500元。

?

在F3输入公式:=IF(E3="教授",2000,IF(E3="副教授 ",1500,IF(E3="讲师",1000,IF(E3="助教",500))))

2.7 利用公式与函数进行查找输 入
?

公式含义分析

2.7 利用公式与函数进行查找输 入 4、Vlookup函数查找
?

?

Vlookup函数能够从其它工作表(或本工作表)将某数据 列中的数据查找出需要的数据。 VLOOKUP函数的用法如 下: VLOOKUP(x, table, n, r)
其中,x是要查找的值,table是一个单元格区域(即由工作表的1列或多列 组成)。Excel将在table的第一列查找有无x这样的值(只在table的第1列 查找有无x) ? n是table中待返回的匹配值的列序号。。 ? r可以取0或1,当r为0时,该函数将进行精确匹配查找; ? 当r=1时,table的第一列应按升序排列,否则找到的结果可能不正确,r=1 表示Excel实行的是近似值查找
?

2.7 利用公式与函数进行查找输入
5、Vlookup函数查找案例
(1)问题描述:某移动公司更换了新系统,使原有的部分 电话号码不能使用,同时又新增加了许多电话号码。系 统变化后,大部分用户仍然使用原来的用户档案(电话 号码和缴费合同号都没有改变),而那些不能使用的电 话号码和新增加的电话号码则需要重新建立用户档案

2.7 利用公式与函数进行查找输入
?

(2)帐号查找过程
在需要提取帐号的新号码工作表的B3输入查找公式, 并向下复制此公式。 ? =VLOOKUP(D2,$A$2:$B$18,2,0)
?

E列是从旧 帐号的B列 找到的数据, #N/A表示 D列的帐号 在A列不存 在

2.7 利用公式与函数进行查找输 入
在实际工作中,不同类型的数据往往存储在不同的工 作表中,这就需要在不同工作表中进行跨表数据查找。 【例2.12】某超市将其产品单价和产品销售汇总表分 别保存在两个工作表中,如图2.21所示。在产品的单 价表中包括有该商场大约几百种产品的单价,销售汇 总表每月统计一次,现在要计算每种产品的销售总额。
?

2.7 利用公式与函数进行查找输 入

在C3单元格中输入公式:

=VLOOKUP(A3,产品!$B$3:$D$16,3,0)
然后向下复制此公式到C列其他单元格

2.8 利用填充序列输入数据
1、数据序列的含义
?

序列就是一组数据,这组数据有先后顺序,内容固定, 在应用中常常以一组数据的整体形式出现。

2、Excel内置序列
?

对于经常使用的一些数据序列,比如月份、星期、季度 等,Excel已经将它们内置在系统中,在输入这些数据时, 只需要输入第一个数据,其余的可以采用填充复制的方 法由Excel自动产生。

2.8 利用填充序列输入数据
3、自定义序列
用户可以将经常使用的数据序列添加到Excel系统中,该 序列就会拥有与Excel内置序列相同功能。比如,输入该 序列的第一项内容后,其后各项都可以通过填充复制产 生。 ? 案例 【例2.14】某大学有“计算机学院,通信学院,经济管理 学院,法律学院,中药学院,电子技术学完”等多所学 院,学校办公室经常要用到这些学院名称。现以此为例 说明Excel自定义序列的建立方法。
?

2.8 利用填充序列输入数据
?

建立方法
(1)单击Office按钮→“Excel选项” →“常用” →“编 辑自定义列表”。弹出图示的“自定义序列”对话框。 (2)在 “输入序列”中依次输入序列内容。

(3)建立输入 序列后,输入第 一项,即“计算 机学院”后,通 过填充复制就能 产生其它各项内 容。

2.9行列转置输入
某些时候需要将工作表的行数据作为列数据输入,或 将列数据作为新表的行数据。这样的工作表数据可通 过行列转置快捷生成。 ? 【例2.15】某品牌电视2008年的销售统计数据如图 2.25所示。其中的A、B两列数据是以前输入在工作 表中的各省销售排名,在A列中包括有中国全部省份 的名称。现在要构造D1:AA16的统计表
?

2.9行列转置输入

1、选中A列的省份名称所在的单元格区域A4:A34。 2、在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“复制”按 钮。 3、单击E4单元格 4、在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击下面的三角 形,然后从弹出的快捷菜单中选择“转置”,这样就完成了 E4:AA4中的省份名称的输入。

2.9行列转置输入
【例2.16】矩阵涉及到较多的数据,它由紧密相连的一组单元格区域构成,矩 阵的运算比较复杂,Excel提供了一组矩阵运算的函数。建立图2.26中A2:D8 区域的行列转换矩阵。

1、选中A2:D8。 2、在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“复制”按 钮。 3、单击G3单元格 4、在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击下面的三角 形,然后从弹出的快捷菜单中选择“转置”,这样就完成了

2.9 限定输入数据的长度,显示提示和出错信 息
对输入到单元格中的数据进行一定程度的限制,比如限 制小数位数、日期和时间的范围、字符的个数等。 ? 当输入的数据不符合限定规则时,Excel就显示一些警告 信息,并且不接受输入的数据。 ? 如果工作表的数据是由其他人输入的,则有必要在别人 输入数据时给出一些简要的提示信息,或对数据输入的 规则作些说明
?

2.10 限定输入数据的长度显示提示和出错信息
【例2.17】图2.27左图是某俱乐部的会员档案表,A列 的用户编号不超过4个字符,希望对此限制,当用户 输入此列数据时,为他显示编号的规则和限制说明, 如图2.27左图所示。

2.11利用RAND和INT函数产生大批量的仿真数据
1、Rand 函数
又称为随机函数,它产生一个介于0~1之间小数 。 ? 对Rand函数的结果进行放大,能产生任意范围内的数据。 如:
?

RAND()*100 :可以产生0~100之间的数据 ? RAND()*50+50 :可以产生50~100之间的数据。
?

2、Int函数
?

又称取整函数,将数字向下舍入到最接近的整数。
比如:INT(8.9) 的结果是8 ? INT(-8.9) 的结果 是-9
?

2.10用RAND和INT函数产生仿真数据
? 案例
?

【例2.18】建立如图2.29 所示的仿真成绩表,A列 数据可以通过填充复制产 生,B列数据需要输入, 第1行数据需要输入,但 其中的成绩却不必逐个输 入,可以用INT函数和 RAND函数产生。
(1)选中 C2:G11区域 (2)输入公式: =10+int(rand()*90 (3)按Ctrl+Enter 说明:用rand产生的数据会随时发生变化,可将它
贴粘为数据,它就不会发生变化了。其方法是: (1)选中用随机函数产生的数据区域,如图2.28 中的C2:J11。然后单击“开始”选项卡中“剪贴板” 组中的复制按钮。 (2)在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击 下面的三角形,从弹出的快捷菜单中选择“粘贴 值”。

? ?

?

The End

Excel与数据处理 第3版

本章学习目标
?

?
? ? ? ?

掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作 掌握单元格、行、列的删除、插入、复制、贴补、剪切、移能 及单元格的合并与拆分等操作 掌握为单元格添加批注的方法 掌握查看工作表数据的不同方式 设置打印的标题、页脚、纸张大小及页面边距和 工作表打印

3.1 最小化功能区
1、Excel 2007功能区的利与弊
? ?

好处是直接、功能按钮操作方便 缺点是功能区占用屏幕空间较大,不便小屏幕电 脑操作;功能按钮分布较散乱,某些选项卡只中 特定条件下才显示出来,易给初学者造成功能不 及早期版本完善的错觉;与当前仍处于主流的菜 单操作方式并不完全融洽。

2、最小化功能区
?

小屏幕电脑最佳方式是最小化功能区,在熟悉功 能区各控件的分布后,最小化后不影响EXCEL的 任何操作。当要执行某项操作时,单击任一选项 卡就会显示出正常化的EXCEL操作界面,选择相 能的功能后,又会返回到最小化功能区状态。

3.1 最小化功能区
右击功能区中的 任一选项卡将弹 出此快捷菜单

最小化功能 区后的操作 界面

选择“功 能区域最 小化”

3.2 工作表操作
?

3.2.1 工作表常见操作
? ? ?

?
? ? ? ?

1.工作表的切换 2.工作表选择 3.插入工作表 4.删除工作表 5.移动工作表 6.修改工作表标签的名字 7.复制工作表 8 .修改新工作簿的默认工作表个数

3.2 工作表操作
? ?

3.2.2 工作表行、列操作
选择行、列
? ? ?

选择单行:用鼠标单击要选择的行号 连接多行:按住Shift,然后单击第1和最后两个行号 不连接多行:按住Ctrl,依次单击要选择的行号 ? 列的选择方法同行的选择法。

按住Shift单 击行号2、3 就选中了!

3.2 工作表操作
删除行、列 ? 插入行、列
? ?
把鼠标移到行号3的 下边线上,当指针变 成一个黑色“十字架” 时,按下并拖动鼠标 左键,就可增、减该 行的行高

调整行高

?

调整列宽

把鼠标移到G列的右边 线上,当指针变成一个 黑色“十字架”时,双 击鼠标左键,G列的宽 度就会自动进行调整以 显示出那些被遮住的字

3.3 单元格操作
1、选择单元格
?

单个、连续与不连续的多个单元格的选择

2、清除单元格内容 3、删除单元格
?

注意单元格清除与删除的区别

4、插入单元格 5、移动单元格 6、复制单元格 7、单元格合并与取消

3.4 编辑工作表数据
3.3.1 使用快捷键

操作EXCEL时,按ALT 键,就会显示出各选项 卡的快捷键

按下某选项卡的快捷键字母 后,就会显示出该选项卡中各 命令按钮的快捷键

按键

3.3.1 使用快捷键 见PAGE57
说明 按键 隐藏行 隐藏列 加粗/倾斜格式 切换显示单元格值和 公式 显示“单元格格式” 对话框 选择整个工作表。 使用“向下填充”/“向 右填充” 打开/创建/保存工作簿 复制/剪切/粘贴单元格 内容 显示Excel 帮助” 可显示或隐藏功能区 创建当前范围中数据 的图表 计算活动工作表 创建当前范围内数据 的图表 Ctrl+Shift+( Ctrl+Shift+) Ctrl+Shift+~

说明 取消隐藏的行 取消隐藏的列。 ”常规“数字格式。

Ctrl+9 Ctrl+0 Ctrl+B/Ctrl+I

Ctrl+`
Ctrl+1

Ctrl+Shift+:/Ctrl+;
Ctrl+Shift+#

输入当前时间/日期。
带有日、月和年的“日期”格式。 应用带有小时和分钟以及 AM 或 PM 的“时间”格式。

Ctrl+A

Ctrl+Shift+@

Ctrl+D/Ctrl+R
Ctrl+O/Ctrl+N/Ctrl+S Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V F1 Ctrl+F1 Alt+F1 Shift+F9 F11

Ctrl+F/Ctrl+p
Ctrl+W Ctrl+Y/Ctrl+Z Shift+F2 Ctrl+F2 F9 F12 Alt+Enter

“查找和替换”/“打印”对话框
关闭选定的工作簿窗口 重复/撤消上一个命令或操作 添加或编辑单元格批注 显示“打印预览”窗口 计算所有打开的工作簿中的所有工 作表 显示“另存为”对话框 单元格内换行

3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复
【例3.1】某商场在工作表中保存每天的销售记录,同一工作表 中可能保存多天的销售记录,如Page 58图3.10所示。图中 A1:E13是2009年4月18日的销售记录,H1:I13是2009年4月 19日的销售记录。

这些数据 都可以通 过复制产 生

1、复制和粘贴 ? 2、剪切和移动 ? 3、在剪贴板上收集多个复制项目 ? 这些操作都在“开始”选项卡的“剪贴板”
?

3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复

剪切
粘贴 复制

剪贴板

3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复
?

4、选择性粘贴 ? 单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字型、边框、色 彩、单元格中的值、公式及有效性验证等,当对单元格进行 复制和粘贴时,操作的是单元格或区域的全部内容。 ? 单元格的各个单项内容可以通过选择性粘贴进行单项粘贴, 这项功能非常实用,也常用到!

底纹 字体 公式 ……

字型

边框

色彩

3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复
?

1、粘贴值、字体、格式等单项内容
D列的产品单价是用 RANDBETWEEN随机函数生成 的20~100之间的随机数;

C列是RANDBETWEEN产生的 20~500之间的随机数; 当任一单元格的数据有变化时, 随机数都会发生变化!
通过复制和粘贴值可将区域 C3:D13粘贴为纯数字,这些数 值就不会变化了!

3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复
?

选择性粘贴 ? 以粘贴上屏C3:D13区域中的随机数公式为值的例,方法如下: ? (1)选择C3:D13区域,再单击“开始” →“剪贴板”→复制工 具按钮; ? (2)单击“开始”→“剪贴板”→下面的三角形→选择性粘贴。 应该注意,本对 话框中的内容都 是每个单元格具 有的,可以将其 中的任何一个单 项复制粘贴到其 它单元格或自身 中!

3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复
2、粘贴运算
1、复制 A2:I2

2、选中A4:I4

3、“选择性粘贴” 运算中的“乘”运 算后,A4:I4的结 果

3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复
? 3、粘贴链接
?

?

链接即连接,它不是将源单元格或区域中的数据 或公式复制到目标单元格或区域中,而是建立两 者之间的链接,并通过链接在目标单元格或区域 中显示源单元格或区域中的内容。当链接源单元 格或区域中的数据发生变化时,目标单格或区域 中的数据也会发生变化。 在企业数据的分析过程中,可能会涉及到多个用 户或部门的提交的不同工作簿,需要对这些工作 薄中的数据进行汇总,并将相关的数据集成在一 个汇总工作簿中,应用链接来实现这样的操作非 常有效。因为通过链接形成的汇总报表,当源工 作簿发生更改时,链接汇总工作簿中的数据会被 Excel自动修改,使之与源工作薄中的数据同步。

粘贴链接
?

【例3.2】某电视机厂将2009年每个季度的销售数据保存在一个工作表中,如
一个表中,并统计出年度销售总数,如图3.13(b)所示。

Page61图3.13(a)所示。在年末时需要制作汇总表,将每个季度的数据汇总在

链接

链接

链接

链接

3.3.3 编辑栏
编辑栏具可显示、编辑、修改和输入数据,实时显示活动 单元格中的内容。当需要在单元格中输入长公式、修改字 符数目较多的单元格内容时,在编辑栏中更方便和直观。 ? 【例3.3】某学校按职称为教师发放奖金,教授2000元, 副教授1500元,讲师1000元,助教500元。
?

3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换
1、自动更正 1、当在单元格中输入错 误的符号、单词时, Excel将按此处列出内容 进行更正。 2、用户可将自定义更正 方案添加到此对话框中。 3、显示出此对话框的方 法:

单击Office按钮 →“Excel选项”→“校 对”→ “自动更正选项…”

3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换
2、单词翻译(Page63)
Excel2007可以实现多种不同语言的词汇翻译。

3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换
3、汉字简繁转换

3.3.5 斜线表头
?

【例3.4】某茶叶公司将2000-2004年的茶叶销售数 据存放在Excel工作表中,为了清晰地达表格数据的 含义,需要绘制斜线表头,如Page64图3.18所示.

3.3.5 斜线表头

4、 结过前面操作之后, 单元格的大小和直 线长短位置常常还 会重新调整。比较 麻烦

1、调整 单元格到 合适大小

2、选择 Excel2007“插 入”→”形 状”→直线

3、选择 Excel2007“插 入”→”形状”→ 文本框,输入文本 内容并旋转文本框。

3.3.6 单元格批注
?

批注是为单元格添加注释,以便说明单元格数据或公 式的意义。 【例3.5】某班某次期末考试的成绩表如Page65图 3.21所示,其中有三位同学没有成绩,为了避免时间 长了忘记他们无成绩的原因,在其对应的单元格中添 加了批注。

?

3.5 查看工作表数据
?

3.5.1 全屏幕观察工作表数据 选择“视图” 选项卡中“工 作薄视图”组 中的”全屏显 示”按钮,就 会见到全屏幕 视图,如图示

3.5 查看工作表数据
3.5.2 按比例查看工作表数据
?

在Excel 2007中可以按任何比例查看工作表

3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据
?

【例3.6】某公司的订单保存在Excel 的工作表中, 有几百行数据,如图3.24所示。

对于这种类型的大型工作表,如果要将其打印在纸质报表中,在打印之前很有 必要在页面布局视图中调整纸张的边距、添加页眉(即每页的标题)及页脚 (显示在每页底部的标识,如页码)等内容。如不作这些工作,很有可能打印 出一大堆费纸(如将最右边的一列或最下边的一行数据打印在一纸新的打印纸 上,但通过页边距调整就能够在一张纸上打印出来)。

3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据
?

在Excel 2007的“页面布局”视图中见到的工作表近似于在打印纸 中显示工作表。同时,“页面布局”视图提供了水平和竖直方向上 的标尺,使用标尺可以测量数据的宽度和高度,快速调整工作表内 容在打印输出时的纸张边距;在页面布局视图中还可以方便地更改 页面方向,添加或更改页眉和页脚,设置打印边距以及隐藏或显示 行标题与列标题;更改数据的布局和格式。

3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据
(1)单击“视图”→“工作薄视图”组→“页面布局” 按钮。

3.4.4 按打印的分页预览视图查看工作表数据
分页预览能够显示要打印的区域和分页符(在一个分页符后面的表 格内容将被打印到下一张打印纸上)位置。要打印的区域显示为白 色,自动分页符显示为虚线,手动分页符显示为实线。 ? 在分页预览视图中可以调整当前工作表的分页符 。还可以调整打印 区域 (打印区域:不需要打印整个工作表时,打印的一个或多个单 元格区域。如果工作表包含打印区域,则只打印打印区域中的内容) 的大小。 ? 选择“视图”选项卡中的“分页预览”命令,Excel就将以分页预览 的方式显示工作表。
?

3.5.4 按打印的分页预览视图查看工作表数据
?

选择“视图”|“分页预览”命令
?

打印之前,用这种查看方式能发现一些打印问题。

3.5.6 在多窗口查看数据 ? 1、单击“视图”→“窗口”组中→“新建窗口”按钮
2、单击“视图”→“窗口”组中→“并排查看”按钮 ? 若不满意“并排查看”,可以选择其它查看方式。
?

3.5.7 在拆分窗口中查看数据 ? 1、单击要进行窗口分隔的单元格位置
2、单击“视图”→“窗口”组中→“拆分”按钮 ? 若不满意“拆分”,可以拖动分隔线重新定位分隔位置。
?

3.4.7 冻结行列标题查看数据
?
?

单击要冻结行下边,要冻结列右边的交叉点单元格。
单击“视图”→“窗口”组→“冻结窗格”,然后在弹出的菜单中 选择“冻结拆分窗格”。

3.5 工作表打印
1、打印纸及页面设置
进行正式打印之前要确定的几件事情: ①打印纸的大小; ②打印的份数; ③是否需要页眉 ④是打印指定工作表,还是整个工作簿,或某个工作表的 单元格区域。

这些问题可以通过页面设置解决。

3.5 工作表打印
2、Excel 2007 的打印设置相关功能

3.5 工作表打印
?

页面设置对话框的方法
?

单击“页面设置”、“调整为合适大小”或“工作表选 项”组右边的箭头

3.5 工作表打印
?

2、打印预览
(1)打印预览的意义
打印预览是打印稿的屏幕预显,其效果与最终的打印效果没有 什么区别。 ? 在进行工作表的正式打印之前,有必要进行打印预览。以便及 早发现问题,进行页面和纸张的重新设置,避免打印出无用的 表格。
?

(2)方法
?

单击Office按钮,从弹出的“文件”菜单列表中选择“打印预览” 菜单命令

3.5 工作表打印
?

打印预览

?

3、缩放打印比例以适应打印纸大小
?

3.5 工作表打印
?

比较糟糕的打印情况:
只有一两行(列)的内容被打印到了另一页上! ? 打印内容不足一页,整张打印纸内容较少,页面难看。

这些情况可 通过打印缩 放解决!

?

4、打印标题或页码
进入页面设置对话框 ? 单击“自定义页眉”可输入页 眉或页脚的文字。也可以选择 页码或日期
?

3.5 工作表打印



3.5 工作表打印
5、标题在工作表的首行
?

如果工作表的首行是标题,而且工作表内容较多,可能打 印多页。可以通过页面设置,将首行指定为标题。

3.5 工作表打印
6、打印整个工作簿或指定工作表区域 ? 如果需要打印工作簿中的全部工作表,或打印一个工 作表的指定区域 ,单击Office按钮,选择“文件” →“打印”菜单命令,弹出“打印内容”对话框。

Excel与数据处理 第3版

? 通过格式化能够突出显示重要的数据,添加提示信息,

本章学习目标

增加工作表的整体结构和组织性,美化工作表,使工 作表数据的含义更加清晰。本章主要掌握以下内容: 1、了解Excel格式化的意义 2、掌握套用表格式和自定义格式化方法 3、掌握应用主题格式化工作表的方法 4、掌握文本格式化的方法 5、掌握数据格式化的方法 6、了解自定义格式化数据的方法和意义 7、掌握日期格式化方法 8、掌握条件格式的应用和规则管理方法

4.1 工作表的格式化
?

4.1.1、自动套用表格式 ? 表是Excel 2007中的一种特殊表格,Excel为表预 定义了许多样式,这些样式布局美观,色彩搭配 合理,具有不同类型的网格线设置,用户可在工 作表中直接套用这些样式,多快好省地设计出精 美的工作表。

该表存在以下问题: ? 下图是一个刚建立的普通的工作表 1、表名不醒目。 2、表的标题不太醒目。 3、当学生较多,科目成绩较 多时,看数据较困难。 4、整个成绩表不太美观。

4.1.1自动套用表格式
?

解决方法——对工作表进行格式化
?

套用的Excel内置某种表格式后的工作表

套用表格式后,设 置标题居中,并加 大了字号

2、套用表格式的过程
(1)单击要格式化的工作表中的任一单元格或选中要格式化的单元格区域。 (2)单击“开始”→“样式”组→“套用表格格式”按钮,显示出表格式对 话框。

4.1.1自动套用表格式
?

表格式选择对话框

这些都是表格 式,可以选择 其中的任何一 种应用于当前 的工作表中

4.1.1自动套用表格式
3、表工具 ? 当激活表中的任一单元格后(单击表中的任一单元 格),Excel在就会在功能区中显示出“表工具|设 计”选项卡(此选项卡平时处于隐藏不显状态)

删除重复行可轻松去 掉表中的重复数据 。 转换为区域将表转换 为普通工作表

镶边行、列即将表的奇 数据行列设置为一种色 彩,偶数行列设置为另 一色彩

表工具的设计选 项卡中有许多格 式化表的功能按 钮

4.1.2 应用主题格式化工作表
?

主题
主题是Office 2007新采用的一套统一的设计元素和配色 方案,是为文档提供的一套完整的格式集合。其中包括 主题颜色(配色方案的集合)、主题文字(标题文字和 正文文字的格式集合)和相关主题效果(如线条或填充 效果的格式集合)。 ? 利用文档主题,可以非常容易地创建具有专业水准、设 计精美、时尚的文档。
?

4.1.2 应用主题格式化工作表
?

【例4.2】有学生成绩表如图4.5所示,应用主题对该 工作表进行格式化。
主题位于 “页面布局” 选项卡中

这些都是主题,将 鼠标指向它,就会 实时看见将它应用 于当前表格的效果。

4.1.3应用单元格样式格式化工作表
1、关于单元格样式
?

Excel 2007设计好了许多单元格样式,并将它们 内置在Excel中,在进行工作表的格式化工作时, 可以直接应用这些样式来格式化单元格或单元格 区域。

2、应用格式化单元格的步骤:
(1)选中要应用单元格样式的单元格或单元格区域; (2)单击“开始”→“样式”组→“单元格样式” 按钮,弹出“单元格样式”选项板,如Page83图 4.6所示。 (3)将鼠标指向“单元格样式”选项板中的各命令 按钮,立即就会显示出选中单元格应用对应样式 后的效果。

4.1.3应用单元格样式格式化工作表

”单元格样 式“位于” 开始“选 项卡中 单元格样式就是应用色 彩、字体、字型、背景 和前景格式化单元格或 区域

4.1.4设置工作表的边框和底纹
1、工作表的边框和底纹
Excel的默认边框是虚线、无底纹,所有的表格都表示为 同一种样式。 ? 如果直接在Excel下进行表格的打印则没有网格线(当然, 可通过打印设置让它显示表格线),不便于特殊信息的 突出显示。 ? 通过边框和底纹的设置,一方面可使表格美观,同时也 可改变信息的显示方式,让人们尽快掌握表中的信息。
?

4.1.4设置工作表的边框和底纹
2、设置边框和底纹后的工作表 ? 【例4.3】对于例4.1中所示的学生成绩表,设置边框 和底纹之后,可得到如图4.7所示的表格。

4.1.4设置工作表的边框和底纹
3、取消工作表的网格线

单击“视图” 选项卡 取消“网格

线”复选框中
的勾选

4.1.4 设置工作表的背景和水印
1、背景
?

背景即置于工作表表格下面的图案,其作用是美化工作表。

?

【例4.4】某电机厂的产品销售记录如图4.9所示, 为它设置一幅背景图
(1)单击“页面布局”→“页面设 置”→“背景”按钮,弹出为工作表背景 选择文件的对话框; (2)通过工作表背景对话框查找并选择 要设置为工作表背景的磁盘图片文件,该 文件就会被设置为活动工作表的背景。 本例选择的背景文件是Windows系统默 认安装的示例图片目录中的“Blue hills.jpg”图像文件。

4.1.4 设置工作表的背景和水印 2、水印
工作表背景不会被打印,也不会保留在单个工作表中或保留在 另存为网页的项目中。在某些报表中,需要显示出背景图片 (例如,在背景图中指明工作表属于机密信息),这类背景图 片常称为水印。 ? Excel 2007没有提供水印功能。 ? 如果需要在每张打印的报表中显示出水印图形,可以通过页眉 或页脚来实现。在页眉或页脚中插入图形,该图形就会从每页 的顶部或底部开始显示在文本背后,调整图形或缩放图形大小, 让它填充整个页面就制作出了水印。
?

2、水印

(1)单击“视图”选项卡 “工作薄视图”组中的“页面 布局”按钮,切换到页面视图。

(3)单击 “图 片”,从弹出的 图片对话框中指 定水印的背景图 文件 (2)单击中间部 分的“页眉”,显 示出“页眉页脚工 具”|“设计”选项 卡,

(4)单击 “设 置图片格式”, 弹出“设置图片 格式”对话框

(5)取消 “锁 定纵横比”和 “相对原始图片 大小”的勾选

(6)设置 “高 度”和“宽度” 为实际的纸张大 小

4.1.6 设置三维表格
? 通过对单元格的格式设置(自定义格式),

可以创建上凸和下凹的立体效果,数据显示 在这样的表格中,看起来更轻松。
?

三维表格示例

4.1.6 设置三维表格
?

三维表格的设置方法。
(1)取消工作表的网络线。 ? (2)把要设置三维效果的表格区域的底纹设置为浅灰色 (一般情况下是把整个工作表的底纹都设置为浅灰色。 当然,其他色彩的浅色也可以,但浅灰色的立体视觉效 果更佳)。
?

4.2 单元格常用格式化命令

4.3文本的格式设置

设置字体格式主是 通过“设置单元格 格式”对话框进行。 单击“开始”选项 卡中“对齐方式” 的下箭头可显示出 此对话框

4.3文本的格式设置
?

数据对齐方式
在默认情况下,文本靠 单元格的左边对齐,数 值靠单元格的右边对齐。 ? 有时需要特殊的对齐方 式,如斜线表头、旋转 字体、垂直居中等 ? 例如:
?

4.3文本的格式设置
?

通过跨列居中按扭 ? 合并单元格
?

选中要合并的单元格,单击跨列 居中按钮 选中要合并的单元格,单击跨列 居中按钮

?

取消单元格的合并
?

?

通过菜单设置对齐 ? 也可以选择“格式”|“单 元格”菜单,然后在对话 框中进行设置。

4.3文本的格式设置
垂直对齐方式 ? 文本、数字的旋转 ? 同一单元格文本换行:单元格换行按钮 ? 同一单元格文本换行:Alter+Enter
?

4.3文本的格式设置
?

单元格的自动换成行格式 ? 自动换行能够根据表格的列宽自动将单元格中的 内容排成一行或多行,对于制订内容较多的工作 单击它可设置或取消当前 表标题行时很有用。 选中单元格或区域的自动 换行格式 ? 下图第2行的标题就是通过单元格的自动换行格式 设计而成的。

4.4 格式化数据
?

1、 Excel的自动数据格式 ? 数字、日期、时间等类型的数据在Excel中都是以 数字形式存储的,同样的数字在具有不同格式的 单元格中会表现出不同的形式。 ? 【例4.7】在图4.18中,第3行所有单元格均输入 的是3.2,第2行对应单元格是对它采用的格式。 由此可见,同一数字的表现形式何其多也!

4.4 格式化数据
2、 使用系统提供的数据格式
Excel提供了许多数据格式,包括数据的精确度、显示方 式等内容(货币:美元、欧元、人民币,百分比等)。 ? 数据格式设置的常见内容有以下几种。
?

数据的精确度 ? 以百分比方式显示数据 ? 数据的分节显示
?

?

“开始”选项卡的“数字”组提供了数字格式化工具

4.4 格式化数据

单击此下三角形会弹 出“设置单元格格式” 对话框

4.4 格式化数据
3、数据格式设置案例——货币形式的数据

4.4 格式化数据
4、自定义格式
意义 自定义格式允许用户修改单元格的格式,对单元格中数据 的显示形式、字体、字型以及单元格的边框、背景等内 容进行设置。通过自定义格式不但可以将单元格数据显 示为需要的样式,而且能够在输入数据的时候显示一些 重要的提示信息,以减少输入数据的出错率。此外,通 过自定义格式的设置,还能减少单元格内重复数据的输 入。
?

4.4 格式化数据
5、自定义格式的形式
?

格式组成

正数格式码;负数格式码;0的格式码;文本的格 式码 ? 说明 ① 格式代码中最多可以指定四个节。各节以分号分 隔,它们顺序定义了单元格显示正数、负数、 零和文本时的格式。 ②如果只指定了两个节,则第一部分用于表示正数 和零,第二部分用于表示负数。如果只指定一 个节,则所有数字都会使用该格式。 如果要跳过某一节,则对该节仅使用分号即可。比 如,若将单元格的格式设置为: #,###.00;;“零”; 则当在此单元格中输入负数时,

4.4 格式化数据
③ 在格式码中指定的字符被用来作为占位符或格式指示符。 0作为一个占位符,它在没有任何数字被显示的位置上显 示一个0。 ④ 符号“_ )”跟在一个正数的格式后面,以保证这个正数右 边会留下一个空格,空格的宽度与圆括号“)”的宽度 一样宽。 ⑤ 正数、负数和0靠单元格的右边线对齐。

4.4 格式化数据
?

自定义格式码的例子

4.4 格式化数据
格式符 通用格 式 # 0

6、Excel常用格式码的含义
功能及用法 对未格式化的单元格使用默认格式,在列宽许可的情况下,尽可能地 显示较高的精度,在列宽不许可的情况下,使用科学记数法显示数 值 数字的占位符,不显示无效的0。如单元格的格式码为:#,###.##,则 1233456.6789将被显示为1,233,456.68。0234.30将被显示为234.3 作数字的占位符,如果数字的位数少于格式中的零,则显示无效的零。 如单元格的格式码为:0,000.00,则1233456.6789将被显示为 1,233,456.68。0234.30将被显示为0,234.30

%
"text" [颜色] [条件]

把输入的数字乘以100,然后以百分数的形式显示出来
显示双引号内的文本。如设置自定义格式为:"33981"0#,输入1将被 显示为:3398101,输入22,将被显示为:3398122 用指定的颜色格式化单元格内容,如在定义了[红色]的格式的单元格 中输入的内容将以红色显示 对单元格进行条件格式化,允许的条件有:<,>,<=,>=,<>,=

4.4 格式化数据
7、自定义格式案例

? 8.自定义格式的方法

4.4 格式化数据

(1)选中要格式化的单元 格。 (2)单击“开始”|“数字” 组右边的下三角形 (3)选择弹出对话框的 “数字”标签,然后选择 “分类”列表框中的“自 定义”选项。 (4)在“类型”文本框中, 输入自定义格式。 (5)在单元格中输入数据, 数据将以自定义格式显示。

4.5 格式化日期
1、概述
?

在Excel中,日期和时间实际上是以序列数字的形式存储, 以日期形式显示的。所以当一个单元格的格式被设置为 日期格式后,即使在其中输入纯粹的数字,该数字也会 被显示为一个日期。

4.5 格式化日期
显 2、日期的格式码示 月份(1~12) 使用此代码 M

月份(01~12)
月份(Jan~Dec) 月份(January~December)

Mm
Mmm Mmmm

月份(英语中各月单词的第一 Mmmmm 个字母) 日(1~31) D

日(01~31)
日(Sun~Sat) 日(Sunday~Saturday) 年(00~99)

Dd
Ddd Dddd Yy

年(1900~9999)

Yyyy

4.5 格式化日期
3、日期格式化案例

4.6 条件格式
?

关于条件格式
?

对于不同的数据,可按不同的条件设置其显示格式。例 如,把学生成绩表中所有不及格成绩显示为红色,可以 非常轻松地看出其中不及格的成绩情况;对于企业的销 售表,把其中利润较小的或无利润的数据设置为黄色, 而将利润最大的数据设置为绿色,可以使人在查看这些 数据时一目了然。

4.6 条件格式
1、条件格式的意义
对于不同的数据,可按不同的条件设置其显示格式。比 如在一个学生成绩表中,把所有不及格的成绩显示为红 色,就能够很容易找到有不及格科目的学生。 ? 下面是条件格式运用的一个例子:当单元格的数值大于 200时,用黑色显示;当小于100时用红色显示; 100~200之间的数据用蓝色显示。此自定义条件的格式 码如下: ? [黑色][>=200]#,### ; [红色][<=100] #,### ; [蓝色]#,###
?

4.6 条件格式
2、条件设置案例
?

在下图所示的成绩表中,0~60之间,60~80之间, 80~100之间的分数分别以不同的颜色表示和背景表示, 便于查询不同分数段的信息。

4.6.1 EXCEL 2007条件格式概述
? 条件格式
?

指基于某种条件更改单元格区域中数据的表现形 式,如果条件成立就基于该条件设置单元格区域 的格式(如设置单元格的背景、用图形符号表示 数据),如果条件不成立就不设置单元格区域的 格式。

? Excel
?

2007的条件格式

Excel2007对条件格式进行了较大的改进,对条件 格式的任务分得更细,涉及的内容更多,也更具 实用性。Excel 2007的条件格式更容易达到以下 效果:突出显示所关注的单元格或单元格区域; 强调异常值;使用数据条、颜色刻度和图标集来 直观地显示数据。

4.6.1 EXCEL 2007条件格式概述
【例4.8】某中药材公司2009年的药材销售利 润表如图4.26所示。Page96
?

在图4.26所示工作表中突出显示以下信息:利润 小于20的药材销售情况,销售利润最高或最低的 10种药材是哪些,用条型图直观显示出各药材在 各省的销售情况,用不同的图形显示出各药材在 各省的销售情况,标识出利润占前30%的药材销 售情况。

? 在Excel

2007中,通过条件格式可以轻松地 实现上述要求。条件格式位于“开始”选项 卡的“样式”组中,单击该组中的“条件格 式”按钮,将显示条件格式的命令列表,如

4.6.1 EXCEL 2007条件格式概述
?

Excel 2007条件格式的内容

EXCEL 2007条件格式案例
突出显示 利润小于 20的药材
突出显示 利润10% 的药材 用图标集和色阶显示不 同比例部分的数据 用数据条 显示单元 格数据

4.6.1 EXCEL 2007条件格式概述
? Excel

2007条件格式中的几个概念 (1)突出显示单元格规则
对单元格区域设置一定的条件,将按指定的现则突 出显示该区域中满足条件的单元格内容,默认的 规则用某种色彩填充单元格背景。例如,如果单 元格的值大于、小于或等于某个指定值,就将单 元格的背景填充为绿色,突出显示该单元格中的 值。

(2)项目选取规则
对选中单元格区域中小于或大于某个给定阈值的单 元格实施条件格式。单击此规则中的“值最大的 10项”、“值最大的10%项”、“高于平均值” 等条件,Excel都会显示出一个条件设置对话框, 可通过它设置单元格中的条件格式。

4.6.1 E2007条件格式中的几个概念 XCEL 2007条件格式概述 ? Excel
(3)数据条
?

数据条以彩色条型图直观地显示单元格数据。数据条的 长度代表单元格中的数值。数据条越长,表示值越高, 数据条越短,表示值越低。 色阶用颜色的深浅表示数据的分布和变化,包括双色阶 和三色阶。双色刻度使用两种颜色的深浅程度比较某个 区域的单元格。颜色的深浅表示值的高低。 使用图标集可以对数据进行注释,并可以按阈值将数据 分为三到五个类别。每个图标代表一个值的范围,其形 状或颜色表示的是当前单元格中的值相对于使用了条件 格式的单元格区域中的值的比例。

(4)色阶
?

(5)图标集
?

4.6.2 条件格式规则
?

条件格式规则
?

Excel 2007中的条件格式是根据一组规则来实施完成的, 这组规则称为条件格式规则。
基于各自值设置所有单元格的格式 只为包含以下内容的单元格设置格式” 仅对排名靠前或靠后的数值设置格式 仅对高于或低于平均值的数值设置格式 仅对唯一值或重复值设置格式 使用公式确定要设置格式的单元格

?

条件格式规则类型
? ? ? ? ? ?

单击“开始”选项卡中 的“条件格式”按钮, 从弹出的菜单中选择 “新建规则”

4.6.3自定义条件格式
?

自定义条件格式
?

默认的条件格式能够解决大多数问题,但有些时候并不 如愿,例如默认的图标集用三种图标表示不同比例的数 据:前33%、中33%和后33%各用一种图表表示,如果希 望的比例为前15%、中45%后40%各用一种图标表示。就 需要更改条件格式的规则,这可以通过自定义条件格式 完成。

4.6.3自定义条件格式
【例4.9】某校采用学评教制度,学生对其任课教师进 行评分。某次学评教成绩如图4.33左图所示。对该工 作表进行格式化,标识出学评教分数最差的20%,最 好的15%,以及中间的学评教成绩,以便于实施奖励 与惩罚。

√最好的15% ×最后的20% !中间的65%

4.6.3自定义条件格式 (1)选择要建立条件格式的区域,单击“开
始”→“样式”组→“条件格式”→“新建 规则”命令。弹出图示“新建格式规则”对 ? 自定义条件格式的建立过程 话框。

(2)在 “格式样式”列表中选择条件格式 类型 (3)在“类型(T)”的列表中选择“百分 点值”,然后在“值”下面的文框中输入值 的范围,如图所示。

4.6.3自定义条件格式
?

重复应用条件格式
?

在Excel 2007中,对同一单元格区域,可以多次应用不 同的条件格式。例如,对一个已经应用了色阶的单元格 区域,可以再次应用图标集、数据条等条件格式。自定 义条件格式也可以叠加,请看下面的例子。

【例4.10】某班期末考试如图4.35左图所示。对它进行 格式化,用红色粗体显示0~60之间的成绩,对90~ 100之间的单元格设置背景填充图案。

多次应用了条件格式的工作表
条件格式规则1: 0~60分为红色,加粗,倾斜

条件格式规则2: 90分以下填充图案背景

(1)选中C3:E12区域,单 击“开始”→“条件格 式”|“突出显示单元格规 则”|“小于”命令,

(3)单击 “字体”选项,选 中“字形”中的“加粗 倾 斜”,并从“颜色”列表中 选择经色。

(2)在“小于”中输入60, 在“小于”中输入60,然后 然后在“设置为”的下拉列 在“设置为”的下拉列表中 选择“自定义格式”,Excel 表中选择“自定义格式”, Excel将弹出“设置单元格格 将弹出“设置单元格格式” 式”对话框, 对话框,

(4)再次选中C3:E12区域。设置大于 90的条件条件格式。通过“设置单元格 格式”|“填充”对话框中的“图案样式” 列表中,为成绩大于90的单元格选择一 背景填充图案。

4.6.4 条件格式规则的管理
1、条件格式的限制
?

在 Excel 2007 中,条件格式最多可以包含六十四个条 件。 当对相同的单元格或区域设置了多重条件后,有可能引 起条件规则的冲突。例如,一个规则将单元格字体颜色 设置为红色,而另一个规则将单元格字体颜色设置为绿 色。因为这两个规则冲突,所以只应用一个规则。但到 底应用哪个规则呢,要根据各条件规则的优先级来确定 条件规则的优先级可通过“条件格式规则管理器”对话 框进行设置和管理,通过此对话框,还可以在工作簿中 创建、编辑、删除和查看所有条件格式规则。

2、条件格式的优先级
?

3、条件格式规则管理
?

4.6.4 条件格式规则的管理 3、选择“新建规 2、单击“开
1、本题应用 了图标集、色 阶、数据条等 多重条件

始”→“样式”组 →“条件格式”旁 边的箭头→“管理 规则”。Excel将弹 出“条件格式规则 管理器”对话框

则”或以建立新 的规则;选择 “编辑规则”可 对条件格式进行 修改

5、单击上、下箭 头可以提高或降 低当前稳定中条 件格式规则的优 先级

4、条件格式规则:这些规 则都是应用于同一单元格或 区域的,排在前面的优先级 高;排在后面的优级低,可 以通过“删除规则”右边的 上下箭头移动规则,更改优 先级

4.7自定义格式的应用
?

【例4.11】 在数字单元格中增加文本。
如果有较多的单元格或单元格区域需要输入相同的文本,如学 生编号、公司的职工编号等,可以通过设置单元格的自定义 格式,把编号中相同的部分或文本中相同的部分固定为格式, 这样可以减少输入,而且可使数据更为准确。

定义A列学号 的自定义格式 为: "329901"00

4.7自定义格式的应用
【例4.12】 设置自定义格式,控制用户输入(使用户输入的数据 设置姓名列的自定义格式: 在有效的范围内)。 [红色]"姓名不能输入数字";[红色]"人名不能是数字";[红色]"姓名不能是0"
设置工作年龄列的自定义格式: G/通用格式;[红色]"工作年龄不能是负数";[红色]0;[红色]"工作年龄不能是文本"

4.7自定义格式的应用
?

【例4.13】 隐藏不需要的0值。
?

在输入学生成绩之前,预先在该列中输入了一个成绩计 算公式“=SUM(C5:E5*0.7)+F5*0.3”。所以G列出现了 许多0

设置G列总分区 域的自定义格式 为:
G/通用格式;"综 合成绩不能为负";

2.6自定义格式的应用
【例】 定义电话、保险号码的简化输入

The End

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