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第03章 收文处理及训练_图文

时间:2016-04-02


文书学教学内容之三

签收→登记→审核(分办)→拟办、批 办→承办→催办→注办
主讲:李成武

版权所有只供学习参考

第03章 收文处理

一、通用公文收文程序

? 收文处理指对单位收到公文的办理过程 ? 任何一个社会组织,既是一个发文单位,同时又是一个 收文单位。 ? 收文处理程序:签收→登记→审核(分办)→拟办、批 办→承办→催办→注办

通用公文“收文处理程序”

纸质文件处理程序 示意图

通用公文“收文处 理程序”

年度号
卷 号

分类号
件 号

保管期限
总页数

2008

XZ11
1

永久
共 22 页

二、签收
? 收到公文后,进行确认、清点、核对、检查,并在对 方送文薄上签字。

三、拆封
? 又称启封。轻拆、细看、完整。 ? ①如发现误送或请示、指导性文件无发文机关领导签 字或盖章及其他手续不全的,应及时退回原发文单位; ? ②发现附件、页码等不符的,应立即查询; ? ③收文上没有标题或标题不全的,应根据内容拟出标 题; ? ④若封内有回执单的,要将回执单填好,并将其返回 原发文机关; ? ⑤注意密件、亲启或亲收件的拆封权限。

来函、收文(平行文)、邮件处理案例 ? 秘书邓小姐上班刚上班一周,上司让她负责处理公司的邮 件。早上第一批邮件到了,邓小姐正忙着打电话,她让送 信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上,边打电话,边 拿过笔签了字。打完电话,心不在焉地把所有的信都剪开 了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,也没注意。她 抽出所有的来信放在一边,把所有的信封放在了另一边。 邓小姐拿起一张信纸看了看,只见上面写着:“亲爱的 红……”,她意识到拆错了信,匆匆把信塞回信封,又用 胶水粘了起来(但外表还是有些痕迹)。她又看了几封信, 其中有一封是急件,觉得应该由上司回信,于是她把几封 信混到一起放在上司的办公桌上。这时上司拿来写有美国 地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐 按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的 上面,把本公司的地址打印在右下角。 ? 1、你认为邓小姐处理邮件的方法是否正确,为什么? ? 2、正确的处理邮件的做法是怎样的?

答案:
? 1、邓小姐处理邮件的方法不正确。因为: ? ①写有某某人“亲启”、“亲收”的私人邮件秘 书不应拆封,应交本人或本人委托的秘书启封, 文书人员不得拆封启封(密件应交机要室或机关 指定管理机要文件的人员启封); ? ②对邮件的分类应按照发件部门的名称或按邮件 的重要性分拣; ? ③在接收邮件前应仔细检查是否本公司的邮件。 ? ④寄往美国的信封打印错误。

? 2、正确处理邮件的做法为: ? ⑴对邮件分类有: ? ①按照收件、发件人的姓名分拣; ? ②按照收件、发件部门的名称分拣; ? ③按照邮件的重要性分拣 ? ⑵机要邮件和写有某人亲收(启)的私人邮件不应拆封; ? ⑶除了私人邮件、普通广告、推销信、征订单外,其他 公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记;登记 时应写明:编号、收到日期、发出日期、收阅人或部门、 邮件种类及处理办法等; ? ⑷拟写邮件应做到:选用正确的称呼,正确行文,注意 不同的打印方式;请上司签名或盖公章。

四、登记

? 签收:收到公文后,在对方送文薄上签字。 ? 拆封:注意密件、亲启或亲收件的拆封权限;细心检查。 ? 登记:收文登记是记录来文特征及处理相关项目 (去向) 等。收文登记的形式: ? ①簿册式登记 ? ②卡片式登记 ? ③联单式登记(复写多联) ? ④文档管理软件著录(电脑登记)。 ? 目前普遍使用的是簿册式收文登记簿:

舒美服饰有限公司的张秘书12月3日收到一份××市人民 政府办公厅关于召开冬季防火工作会议的通知(府办发 〔2013〕16号;落款时间是2013年12月1日)。通知说明将在 12月8号组织召开冬季防火工作会议,要求全市所有大中型企 业的主要负责人都参加,并且要准备好相应的汇报材料,通 知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材 料不详细的企业,将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题, 认为是常规性的工作安排,跟总经理直接说就可以了,因此 没有把文件交给总经理过目,而是直接放进了档案盒……

五、摘编

? 签收:收到公文后,在对方送文薄上签字。 ? 拆封:注意密件、亲启或亲收件的拆封权限;细心检查。 ? 登记:收文登记是记录来文特征及处理相关项目 (去向) ? 摘编。在重要收文投入办理之前对其所作的加工。目的: 为办理公文提供方便,节省公文运转时间。种类:①文 摘、提要可以附在公文上(含文件处理单)一并送领导 者或其他工作人员阅处,也可刊载于《公文信息》、 《来文摘报》等内部刊物上(信息刊物)。②综述、数 据资料汇集一般则单独成文提供,也可刊载于《信息快 报》等内部刊物上。 ? 朱镕基:“国务院有两个刊物办得不错。一个叫《昨日 要情》,把国务院所有领导同志前一天的批语全部登出 来;一个叫《值班快报》,刊登各地区发生的一些较大 的事件”。

六、分办、传阅
? 经审核(检查,非修正)登记后,对符合要求的公文, 分送领导或有关部门阅读(阅件)、办理(办件)。 ? 对不符合要求的公文应作退文处理。 ? 分办、分阅时需在文件最前面附上文件处理单。

六、分办、传阅

阅文单

收发文处理案例:结合案例分析,分组(5人1组)轮流模拟 ××市旅游局外收发人员(由内收发李秘书来做)对 收文签收、启封后,将《××市林业局关于申报市级旅游 风景区的函》(请批函;组每人模拟撰写1份请批函)径送 局办公室王主任。王主任在公函空白处写到:“建议×× 处与××处共同办理复文,报请刘××局长阅批。”刘局 长阅毕拟办意见,用铅笔圈阅,以示同意。承办单位遂开 始办理复文、会商(批答函;组内每人模拟撰写1份批答函 即复文并进行初审即自审:需在“发文稿纸”上拟稿)。 王主任对拟好的文稿进行审核。刘局长随即在“发文 稿纸”的签发栏内签批:“拟同意发出。刘××, ××××年×月×日”。随后,文稿由李秘书(内收发; 前面几个环节,秘书别忘记催办)交付文印室(由李秘书 代)打印(缮印)。校对文稿时(校对),王主任突然发 现遗漏了重要事项,于是又对文稿作了相应补充。然后按 规定程序缮印、盖印、存本(正本)归卷、正式向外发出 (装封、传递、注发)文件。

案例分析:
1、在本案例中,外收发人员违反公务处理程序,不应 当将文件启封,并直接交给局办公室王主任。该局应当分 清内外收发程序,应由外收发人员将文件交给内收发人员, 由内收发人员将文件交给拟办人员处理; 2、王主任作拟办工作,建议由两个处办理复文不妥, 谁是主办?谁是辅助办理?责任不明确; 3、刘局长不应用铅笔“画圈”的方式表示意见,应在 批办单上用钢笔书写明确的办理意见。铅笔书写不符合存 档要求; 4、王主任将文稿交付打印时,发现遗漏问题,不能直 接补充后即付印文件,应当请示签发人核签后,再行办理; 5、办事过程,没有使用专用的登记单、拟办处理单和 批办、承办、注发等表格,不规范。

文件流转-收文处理实训
? 本周五文书学课上,结合相关知识,模拟所发资 料《实训资料2:文件流转-收文处理》中“五、 案例分析”正确的处理程序。 ? 1、自行分组5人1组:按照案例中提供的角色分工, 每人扮演1位,轮流模拟一遍(组内每人一遍); ? 2、在组内相互打出1、3、5分(必须各占1/3)。 ? 2课时; ? 结束后,模拟资料上交(不要整本);成绩交小 秘书统计、登记。

GB/T 9704—2012

摘编

摘编

公文处理工作是指公文拟制、 办理、管理等一系列相互关 联、衔接有序的工作 各个环节之间具有连续性、 确定性、不可逆转性。

舒美服饰有限公司的张秘书12月3日收到一份××市人民 政府办公厅关于召开冬季防火工作会议的通知(府办发 〔2013〕16号;落款时间是2013年12月1日)。通知说明将在 12月8号组织召开冬季防火工作会议,要求全市所有大中型企 业的主要负责人都参加,并且要准备好相应的汇报材料,通 知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材 料不详细的企业,将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题, 认为是常规性的工作安排,跟总经理直接说就可以了,因此 没有把文件交给总经理过目,而是直接放进了档案盒……

六、分办、传阅
? 1、分办原则。总原则:先请主管领导阅示。① 按照职能分工或领导批示转请有关部门研究办理; ②属参阅、知照性质的公文,由公文处理部门分 送处理。 ? 另外,分办时—— ?掌握“三先原则”:急用的先办,主管领导、主 管部门先看;不要漏掉主管部门、领导和主要有 关部门、领导; ?分清“速件”和“平件”。即首先要分清主次先 后、轻重缓急; ?分清“阅件”和“办件”。即办件先办。

六、分办、传阅
?如果来文少,而分办的部门多,可以复制; ?严格控制传阅范围。重要来文,特别是上级机 关的重要来文,应向领导请示后再确定分办范 围; ?为领导筛选文件,呈送前要对来文进行分类、 摘编;把重要的、有阅读价值的文件送上去, 一般的就不再呈送。 ?需要公开的来文(公知、应知的),一定要公 开张贴或传达到有关人员。

六、分办、传阅

? 2、组织传阅: ? 办件传阅顺序:①主管领导→②其他领导→③主要领导。 ? 阅件传阅顺序:①主要领导→②主管领导→③其他领导 及需要阅知的部门或机构; ? 电子公文传阅顺序:按照系统设置的程序传递。 ? 办毕文书的处置 ? 归档文件的整理(立卷) ? 销毁 ? 清退 ? 暂存

六、分办、传阅
传阅顺序提示条
请按数字顺序传阅 传阅人姓名 传阅顺序
收文日期:2002年9月10日

签名

时间

爱德华兹夫人
鲁伯斯先生 琼斯先生 尼尔森女士

2
1 4 3

埃里先生
File

5
存档

请签上姓名缩写字母、日期并传给下一个人

××××文件轮阅(处理、阅文)单
来文机 关 办公室拟 办意见 阅者签 名 校工会 事 由 关于收回原艺术教研室钢琴 的意见
请 ×× 校 长 阅

份 1 数

阅后意见

传阅部门

孙×× 李×× 王×× 解××

请校工会、实验设备管理处、××学 院三家协商解决

校长 办公室

注意:文件不要擅自抽出;阅后请退回。

《意见》中所述情况与实际情况不符 ××学院 ×××××××××× ××××× 设备处 ×× ××××××××××××× 工会
××办公室(章) ××年××月××日

七、拟办、批办
拟办、批办案例: 天地公司于2013年12月10日收到(收文)上级主 管部门“关于组织企业参加德国五金工具展览的通知” (工信发?2013?10号;落款时间是2013年12月5日) (来文;业务指导关系),总经理认为参展可以宣传 公司产品,了解国际市场,扩大出口,考虑带队参展, 并让秘书高叶对此事的办理提出一些参考性意见(简 单批办)。高叶认真研读了文件的内容和总经理批办 意见,提出可由展览部主办、出口部协办,请展览部 与有关部门协商,于3日内拿出具体参展方案的建议 (拟办意见)。总经理在高叶提出建议的基础上,作 了进一步的批示(详细批办)。

七、拟办、批办
? 分析:拟办是秘书为领导批办文件所作的准备工 作,包括: ? ①在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议, 并签署拟办人姓名、日期; ? ②查询并附录文件(来文)中涉及的有关指示或 规定; ? ③查询以前处理同类事情的有关文件(已有内部 文件),使批办前后衔接具有连续性 (②③皆为拟办、批办、承办的依据——办文依据) ? ④对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别, 为领导批办提供依据和参考。

七、拟办、批办
? 拟办:将来文分送领导或有关部门阅读、办理之前, 秘书部门对收到的公文提出初步办理意见,供领导批 示时参考。 ? 这种初步办理意见相当于“请示”与“建议”,它还 不是决定,但是它的提出有助于领导决策,减轻领导 人的负担,使文件得到及时妥善的处理,能够体现文 秘部门的参谋和助手作用。 ? 拟办承担者:①拟办工作一般由文书办理部门的主管 或负责人完成;②业务部门的负责人;③直接承办人 或专职人员(根据领导意图,将需拟办的公文,先让 承办人提出拟办意见,再给领导批准,之后由其承 办)。一些水平较高、富有文书处理经验者,专门从 事公文的拟办工作

七、拟办、批办
? 拟办范围:凡需要具体办理的公文,都需要拟办。 包括: ? ①需要传达、贯彻执行的公文; ? ②报送来的需要审批的重要请求性、建议性公文— —需要审批的公文; ? ③平级机关和不相隶属的机关主送本机关的商洽性 公文——需要协商办理的公文; ? ④需要本单位领导参考后知道的公文。 要求本单位或本部门贯彻、审批、协商、领导阅知 ?试题:文书拟办的范围主要有( BC ) ?A、上报的重要请示 B、需要执行的文件 ?C、收到的重要请示 D、办公室发的通知

七、拟办、批办
? 拟办内容由拟办意见和签署两部分组成。 ? 拟办要求: ? ①简明扼要,只指出如何办和由谁办并签署姓名、日期就 行,不要论证和阐述。如:“拟发一个补充通知,其中着 重指明××问题”;或“拟同意(或不同意)请示意见, 因为……”或“拟请××(机关)会办,请他们协助解决 ××问题”等。 ? ②写明拟请领导人的“姓+职务”,或承办部门名称;办 理方式、办理时限和要求;总之,根据来文要求和问题, 明确提出——拟请领导;承办部门;办理方式。 ? ③拟办意见要填写在“文书处理单”的“拟办意见”栏内, 不要写在公文上。 ? ④如是“阅件”,还需写明发送范围和阅读范围。 ? 拟办程序:①明确拟办范围→②阅读文书→③提出拟办意 见并签署姓名、日期

七、拟办、批办
? 批办:领导人或部门负责人等,对某份公文如何办理、 办理原则、应注意的问题等所作的批示意见。 ? 批办范围: ? ①无需批办的:不经批办同样能得到有效办理的公文 (经常反复办理已有明确有效的执行方案的公文); 已批办过统一的处置意见的公文;已有合法、明确、 有效的批办意见的公文——可直接处理。 ? ②公文批办的对象并非所有公文;非常规公文、确无 规定处置方案的业务性公文才在批办范围之列。

七、拟办、批办
? 批办内容由批办意见和签署两部分组成。主批人在 “收文处理单” 上“领导批示”一栏中应签署——① 明确意见;②签署姓名、审批日期;③对无请示事项 的公文,阅件人圈“阅”表示已阅知。 ? 审批时限。限时件在规定时限内审批。中国科学院 《公文处理标准》规定:“特急件当日完成审批,急 件3个工作日内完成审批,一般件5个工作日内完成审 批”。 ? 试题:以下公文属批办工作对象的有( A D )。 A. 确无规定处置方案的业务性公文;B. 《中共中央关 于印发<中国共产党党校工作暂行条例>的通知》; C. 《关于调整设市标准的报告》;D. 非常规公文

温总理 的批示(批示)

总理亲笔回复武汉贫家女来信 (文书)处理流程

湖北 秘书长(阅后意见) 国务院 省委 省长、副省长(阅后意见) 办公厅(呈送) 转发:批示和 来信的复印件 王潇 湖北省教育厅厅长 湖北省委办公厅 (阅后意见) 的信 (呈送)
湖北省教育厅办 公室(呈送) 华中师范大学校长 (阅后意见)

华中师范大学校长办公室 (呈送)

总理亲笔回复武汉贫家女来信
2007年7月24日,武汉市19岁寒门女孩王潇以高考626分 成绩被华中师范大学录取。收到录取通知书的当天,她激动 地提笔给温家宝总理写了一封信,讲述自己家庭和自己报考 华中师大的情况,以及向国家、向温总理表达感谢之情,并 在信封上郑重地写上“温家宝总理收”几个大字。 请湖北省委办公厅转告王潇同学,来信收读,十分高兴。 期望她努力学习,全面发展,立志成材。温家宝 8月3日 8月10日,总理的批示转发到湖北省委办公厅。11日,省 委常委、省委秘书长李明波,副省长李春明以及湖北省教育 厅厅长、华中师范大学校长等一行,带着温总理的嘱托,来 到王潇家中,看望王潇及家人。 任务:请根据消息提供的内容,将下面有关信息,按照文 书处理流程的要求,用示意图的形式将其简要地画出来。文书 :温总理批示原件、复印件 王潇来信原件、复印件;部门和 人员:国务院办公厅 湖北省委办公厅 湖北省委秘书长 湖北 省副省长 湖北省教育厅办公室 湖北省教育厅厅长 华中师范 大学校长办公室 华中师范大学校长

八、文书的承办
? 针对来文要求或领导批示,有关部门具体承担办理。 承办阶段是文书处理的关键环节,是具体执行或解决 问题的阶段。 ? 承办的性质:承办这一环节具有特殊性和兼跨性。因 请大家抓紧复习!第10周考试; 闭卷;100分钟。 为承办的主要任务在于复文或根据收文要求,结合本 形式:操作题、案例分析题、多 机关实际,拟制新的落实公文。这样,承办就兼跨 项选择题、个人发挥题。 “收文处理”和“发文处理”两大程序。它既是收文 处理程序中“阅办阶段”的实质性终结,又是发文处 理程序中“制文阶段”的起始。 ? 承办的任务:①落实来文要求:传阅、传达;②起草 回复公文:拟稿(对请示、请批函、意见的回复等); ③转发或批转公文。总之,对来文的执行或办理,谓 之“承办”。

八、文书的承办
? 文书承办的要求: ? ①认真领会拟办、批办意见; ? ②区分轻重缓急; ? ③来文内容涉及以前的收文,需要查找或调阅 出来,作为承办回复的参考(按政策规定办理, 如时限要求等); ? ④需要两个以上部门联合承办的事项,主办 (主要承担办理)部门要主动会同有关部门协 商处理,协办部门要积极配合; ? ⑤对于已承办或处理完毕的文书,应及时清理; ? ⑥要将办理完毕的公文与待办公文分别保存。

八、文书的承办
? 文书承办的程序:①了解文书内容和承办事项→②研 究批办意见→③具体办理→④填写办理结果,即注办。 ? 信访(督查)工作程序:交办→登记→立项→转办→ 承办→催办→检查→办结→回告→审核→立卷→归档。 ? 文书承办注意事项: ? ①承办包括办理有关事项和答复承办情况两个方面; ? ②文书办理均有时限要求,应在规定时限内办理完毕, 超出时限要求的,应及时回告,说明情况; ? ③属于自己承办的,要及时办理,不属于自己承办的 要说明原因,及时退回; ? ④别忘“注办”,即由文件承办人于收文办毕后,在 文件处理单的“处理结果”栏目内,简要注明文书办 理的情况和结果。

九、注办
? 注办方式: ? ①对已办复的文件,要写上“已复文”字样,并 注明复文日期与发文号; ? ②对已传阅的文件,要写上“已传阅”字样,并 注明阅件人的姓名、时间; ? ③对已在一定范围内传达的文件,要写上“已传 达”字样,并注明传达人的姓名、传达的时间、 地点及传达的有关情况,还要注明注办人姓名、 时间等; ? ④对用其他方式办理的文件,要写上“已办理” 字样,并注明承办单位、经办人的姓名、时间、 办理结果等。

九、文书的催办
? 对承办事项办理情况的督促、检查(督查),以 便在时限内及时办理,防止挤压和遗失。 ? 文书催办的类型:按照催办方向,可将催办分为 对内催办(收文阶段)和对外催办(发文阶段)。 ? ①对内催办:对本单位收文承办情况的催促、询 问,即对收文办理情况的督促检查。 ? ②对外催办:向发文的接收单位的催促、询问, 即对发出文件在收文机关办理情况的催办。

九、文书的催办
? 催办的性质:对公文的承办,对公文的传阅、批办等 环节,都要进行督促。所以,催办也有一定的跨越性。 ? 文书催办的要求: ? ①催办中发现问题及时汇报; ? ②填写催办记录单; ? ③紧急文书跟踪催办,重要文书重点催办,一般文书 及时催办; ? ④需催办的文件,要逐件登记,随时记录,定期汇总 催办情况,及时报告办理进展; ? ⑤一般文件发催办单、便函或登门催办,重要文件可 责成专人催办。

九、文书的催办
? 文书催办的范围(哪些文书需要重点催办?): ? ①上级单位主送本单位需要具体落实的文件; ? ②下级单位主送本单位的请示及其他需要答复的 文书; ? ③平级单位发送的商洽、征询意见的函件; ? ④对出差、请假人员办文的催办。 ? 总之,凡属于:①办件;②领导关注、重要的; ③紧急的;④需回复的;等等。均需要及时催办。

九、文书的催办
? 文书催办的方法(方式、形式):①电话催办(口 头);②书面催办(发催办卡、催办函、催办单); ③登门催办;④约请承办部门来人催办(约谈) ;⑤ 开会催办(③④⑤为当面催办);⑥传真催办;⑦电 子邮件催办。 ? 文书催办的程序:①明确催办的范围→②确定催办的 方法→③具体催办。 ? 文书催办的作用:加速文书的运转,防止文书的挤压、 遗失,提高承办效率。 ? 试题:催办的方法有(AC )。A、电话催办 B、问卷 催办 C、发函催办 D、业务催办

归纳催办 指文秘部门对文件办理所 进行督促与检查的工作。 定义 重点 主要是送负责人批示或 者交有关部门办理的文 件。 即对内催办和对外催办 。

催 办
意义

对象 方法

一般文件定期催办,对 紧急文件跟踪催办,对 重要文件重点催办。
文书处理的价值(作用): ①文书处理是为实现文书的价 值服务的,是提高文书施政办 事效率的保证; ②文书处理的质量直接影响到 档案工作的质量。

防止在文件办理过程中出现 拖延、滞留、积压的现象, 有助于文件的及时办理,进 而提高文件工作的效率。

收文处理的三个阶段 收 进 办 理 签收

登记 批办
注办

审核 承办

拟办
催办

管 理

收文处理程序:签收→登记→ 审核(分办)→拟办、批办→ 承办→催办→注办

第一阶段 公文的收 受与分流

纸质文件处理程序示意图
第二阶段 办理收文

第三阶段 组织传阅 与催办

组织传阅

收 文
信 息 反 馈

接 收

收 文 登 记

审 核 退 文

分 发 加 工

归 清 档 退 承 办 注 办

拟 办

批 办

对内催办

第四阶段处 置办毕公文 :暂存→清 退→立卷归 档→销毁

办毕 文件 处置

发 拟 文 稿

会 审 商 核

缮 签 复 印 发 核 校 对

用 印 签 署

发 文 登 记

发 出 公 布

暂 销 存 毁

查办、对外催办

文 书 处 理 程 序

通用公文收、发 、管程序


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