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任务5 Excel数据处理

时间:2013-03-13


任务5 Excel数据处理

蔡老师: Happy_cai@126.com

任务5 Excel数据处理
公式(函数)的应用 数据排序 数据筛选 数据合并计算 数据分类汇总

任务5 Excel数据处理
实训1——熟悉Excel数据处理 实训2——利用公式或函数计算 实训3——数据排序 实训4——筛选出所需的记录 实训5——合并计算 实训6——分类汇总 复习题

实训1——熟悉Excel数据处理
5.1.1 Excel数据处理的主要功能与特点 5.1.2 Excel数据处理的基本概念 5.1.3 Excel数据处理的基本操作

Excel数据处理的主要功能
用公式(函数)对数据进行运算 数据排序 数据筛选
从众多数据中筛选出用户所需 的数据

数据合并计算
将一个或多个表格的记录进行运算统计合并成一个 表格

Excel数据处理的主要功能
数据分类汇总
将一个表格中的数据进行分门别类统计汇总

数据透视表(中级证书不要求此项内容)
能快速形成能够进行交互的报表,可以分类汇总、 从不同的角度去比较大量的数据。

Excel数据处理主要特点
区域引用:
公式、函数和数据分析工具对数据的运算中引用数 据区域

高效性:
类同的运算可以复制公式、函数,无需重复编写。 当引用区域中的数据改变时无需更改公式、函 数和数据分析工具

Excel数据处理主要特点
操作简单快捷:
数据分析工具的命令都可在“数据”菜单下找到

强大的提示帮助功能:
能帮助用户快速掌握使用方法

Excel数据处理的基本概念
数据清单
是在工作表中方方正正的一个表格 在表格首行有列标记(即表头,相当于字段名) 在列标记以下各行依次输入数据(即一条条记录)。 其基本结构如图5- 1所示。 Excel数据处理的对象都是“数据清单”。

Excel数据处理的基本概念
公式和函数
公式可以对Excel工作表中的数据进行数学、文本、 逻辑运算,或查找工作表的信息。 函数是Excel预定义的公式,与直接使用公式相比, 使用函数可更快地运算,以减少错误的发生。 公式是函数的基础,它是由单元格中的值、单元格 引用、名称或运算符组成,可生成新的值。 例 zy5-7.xls

Excel数据处理的基本概念
表 5-1算术运算符
算术运算符
+(加号) —(减号) *(乘号) /(斜杠) %(百分比) ^(脱字号)

含义
加 减 乘 除 百分比 乘方 4+2=6 4 — 2=2 4*2=8 4/2=2 40% 4^2=16

示例

Excel数据处理的基本概念
表 5-2比较运算符
比较运算符 =(等于号) <(小于号) >(大于号) >=(大于等于号) <>(不等号) <=(小于等于) 含义 相等 小于 大于 大于等于 不相等 小于等于 A1=6 A1<7 A1>5 A1>=6 示例

A1=4 A1<=8

Excel数据处理的基本概念
文本运算符:
用于将多个文本连接组合成文本,Excel的文本运 算符是“&”。 例如:“姓”&“名”运算的结果为“姓名”。

Excel数据处理的基本概念
表 5-3 引用运算符
引用运算符 含义 示例

:(冒号)

区域运算符,对两个单 元格之间包括两个单元 格在内的矩形区域所有 单元格进行引用 联合运算符,表示将多 个引用合并为一个引用

SUM(A1:C3)

,(逗号)

SUM(A1:A3, C1:C3)

Excel数据处理的基本概念
各种运算符的优先等级 :
区域运算符> 联合运算符> 百分比> 乘方> 乘法和除法> 加法和减法> 文本运算符> 比较运算符

Excel数据处理的基本概念
3 数据排序
简单排序:在数据清单中以一个关键字为依据的排 序 多重排序:在数据清单中以多个关键字为依据的排 序

4 数据筛选
自动筛选 高级筛选

Excel数据处理的基本概念
4 合并计算
就是把多个格式一致的报表,汇总起来。 源区域与合并计算表可以在同一工作表中,也可以在同一工 作簿的不同工作表中,还可以在不同的工作簿中。 例 合并计算2

5 分类汇总
是对数据清单中的数据进行分类统计 可以进行分类求和、求平均值、求最大值、求最小值等

特别注意:分类汇总之前要对所需分类数据进行排序

5.1.3 Excel数据处理的基本操作
1. 公式的输入和编辑
(1)选中想要输入公式的单元格。 (2)输入一个“=”,告诉Excel你正在输入一 个公式。 (3)输入该公式的运算码和运算符。 (4)按回车键确认输入的公式。

5.1.3 Excel数据处理的基本操作
Excel有三种不同的输入模式
输入模式:这也是人们在输入文本(公式的运算码 和运算符)的时候使用的模式。 点取模式:在这个模式中人们可以选择单元格或者 区域作为公式的运算码。 编辑模式:也就是人们可以更改公式的模式。

例 zy5-7

5.1.3 Excel数据处理的基本操作
2.函数的使用 函数可分为:
财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统 计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本 函数、逻辑函数、信息函数等。

5.1.3 Excel数据处理的基本操作
2.函数的使用 最常用的五个函数:
(1)求和。 (2)平均值。 (3)计数。 (4)最大值。 (5)最小值。 例 tf7-3

5.1.3 Excel数据处理的基本操作
3.数据排序的两种方法
(1)简单排序 。 (2)多重排序 。 例 tf7-3

5.1.3 Excel数据处理的基本操作
4.数据筛选的两种方法
例 tf7-3 (1)自动筛选
? 例:用sheet2表中的数据筛选出“工资”大于 1600元的记录

(2)高级筛选。
? 例:用sheet2表中的数据筛选出“开发部”和 “文档部”的男员工记录

5.1.3 Excel数据处理的基本操作
5.合并计算
例 tf7-3 用sheet6表中的数据,求一、二月份部门工资合 计

5.1.3 Excel数据处理的基本操作
6.分类汇总
例 tf7-3 用sheet5表中的数据,按“部门”分类,将“工 资”进行“最大值”分类汇总 分级显示汇总结果 删除分类汇总

实训2——利用公式或函数计算
5.2.1 实训内容
(1)在zy5-7.xls文件的Sheet1表,利用公式或 函数计算出其他地区销售量; (2)在tf7-1.xls文件的Sheet1表,利用公式或 函数统计总成绩和平均成绩,结果分别放在相 应的单元格中。

实训2——利用公式或函数计算
5.2.2实训步骤
1 .输入公式 2.自动填充公式 3.输入函数

实训3——数据排序
5.3.1 实训内容
在zy5-7.xls文件的Sheet2表中,以“广州”的销 售量递减排列,不包含“合计”行。

5.3.2 实训步骤
首先选定要进行排序的数据区域 注意不要选到“合计”行A9:G9 具体见操作演示

实训4——筛选出所需的记录
5.4.1 实训内容
(1)在tf7-1.xls文件的Sheet3工作表,筛选出 “成绩1”大于80且“成绩4”大于85的记录。 (2)在zy5-9.xls文件的Sheet3工作表,筛选出 有月销售额为9万元的所有记录,保留筛选条件 在I2开始的单元格区域,保留筛选结果在A10 开始的单元格区域。

实训4——筛选出所需的记录
5.4.2 实训步骤
自动筛选
? 选择“自动筛选”命令 ? 用“自定义”命令给“成绩1”、“成绩4”输入筛选 条件 ? 具体见操作

实训4——筛选出所需的记录
5.4.2 实训步骤
高级筛选
? 构造条件区域 ? 选定要筛选的数据源区域,然后打开“高级筛选” 对话框 ? 在“高级筛选”对话框中,选择条件区域 ? “高级筛选”对话框的“方式”中,选择将筛选结 果复制到指定位置” ? 具体见操作

实训5——合并计算
5.5.1 实训内容
在zy5-7.xls文件的Sheet4工作表,利用合并计算 功能计算出1-6月各月各地区的销售总量,并将 计算结果存放在以A30为开始的单元格区域中 。

实训5——合并计算
5.5.2 实训步骤
把光标定位到存放合并计算结果的起始单元格 选择菜单“数据”——“合并计算”命令 添加数据源的引用 在“合并计算”对话框中选择标签的位置 具体见操作

实训6——分类汇总
5.6.1 实训内容
在zy5-7.xls文件的Sheet5工作表,以“地区”为 分类字段,用分类汇总功能统计各“地区”的 总销售额。

实训6——分类汇总
5.6.2 实训步骤
以分类字段进行排序 打开“分类汇总”命令 选择“分类字段”和“汇总方式” 具体见操作


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