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使用 Excel 数据透视表查看数据

时间:2017-12-06

Excel 2003 工作表是组织和分析财务数据的理想工具。例 如,您可能会创建一个包含差旅住宿费的工作表。如果 需要各个季度的分类汇总,您知

道如何相应地修改工作表。但是,在需要按季度查看费 用类别总计时会发生什么情况呢?而且如果您每次只想查 看某一类或某一年份又该怎么办呢?在 Exc

el 工作表中能实现这些吗?当然可以。有没有更容易的方 法?肯定有。· 一种更容易的方法Microsoft PivotTable®

报表就是答案。不必写入复杂的公式,您可以使用向导 创建一个交互式表格来自动提取、组织和汇总您的数据。 然后,您可以使用该报表分析数据并进行比较、

检测样式和关系并分析趋势。例如,您可以使用一个包 含差旅费事项的电子表格...Excel 工作表来源 ...创建一个按类别和季度汇总员工差旅

费总计的数据透视表。各类别、年份和季度的费用 现在,不必更改原始工作表,您就可以创建另一个数据 透视表,通过其他方式来查看数据;例如,可以按

员工或按月份查看差旅费,而不必输入一个公式。下面 说明如何快速创建数据透视表。· 创建数据首先,在 Excel 工作表中创建数据。您可以将现有的

电子表格或数据库中的数据导入到新 Excel 工作表中。确 保数据可用于数据透视表:删除所有空行或空列。 删除 所有自动小计。 确保第一行包含各

列的描述性标题。 确保各列只包含一种类型的数据—例 如,一列中是文本,另一列中是数值。· 启动“数据透视 表和数据透视图向导”在 Excel 工作

表中,从要根据其创建数据透视表的表格选择一个单元 格。 在“数据”菜单上,单击“数据透视表和数据透视 图”启动“数据透视表和数据透视图向导”。

如果不能选择数据透视表和数据透视图怎么办?如果工作 簿是共享的(共享工作簿:允许网络上的多位用户同时查 看和修订的工作簿。每位保存工作簿的用户可

以看到其他用户所做的修订。),则“数据透视表和数据 透视图”命令不可用。 在“数据透视表和数据透视图向导 - 3 步骤之 1”的“请指 定待分

析数据的数据源类型:”下,单击“Microsoft Office Excel 列表或数据库”。 在“所需创建的报表类型:”下,单击 “数据透

视表”。 单击“完成”。Excel 会在您的工作簿中插入一 个新工作表,该新工作表包含报表的布局区域(即“数据 透视表”工具栏)和“数据透视表字

段列表”。 · 开始构建您的数据透视表将“类别”字段从“数据透视 表字段列表”拖动到数据透视表的“将行字段拖至此处” 区域。不要担心会将字段放错

位置,您以后可以随意移动它们。请注意,向导会使用 您的工作表中“类别”列的数据自动填充行。此外, “数据透视表字段列表”中所使用的字段以粗体显示

。行中为“类别”的数据透视表 如果看不到“数据透视表字段列表”怎么办?如果看不到 “数据透视表字段列表”,请在带轮廓的布局区域中单 击。如果仍

然看不到它,请单击“数据透视表”工具栏上的“显示 字段列表”按钮。 “数据透视表”工具栏在什么位置?该工具栏显示时应该 浮动在工作表上或停靠在

一侧。如果没有显示该工具栏,请单击“视图”,指向 “工具栏”然后单击“数据透视表”。· 给报表添加数据 将包含要汇总数据的字段,例如,“金额”字段

,从“数据透视表字段列表” 拖动到数据透视表的“请 将数据项拖至此处”区域。现在,数据透视表会显示每 个类别的费用总计。包含类别和费用总计的数据

透视表 · 给报表添加页排序字段要按“类”筛选数据,可以在页 顶部创建一个下拉箭头。将“类”字段从“数据表字段 列表”拖动到“将页字段拖至此处”

区域。 单击“类”下拉箭头,然后选择一个类。现在, 您可以看到某个时间某一个类的费用类别。 按“类”筛选的结果 要查看所有“类”的数据,请

单击“类”下拉箭头,然后单击“(全部)”。· 使用此报表 还可以做什么?按金额排序费用类别您可以利用“自动排 序”功能来首先查看最大的费用类别。单

击“类别”字段,单击“数据透视表”工具栏上的“数 据透视表”,然后单击“排序并列出前 10 项”。 在“自 动排序选项”下,单击“降序”。 在

“使用字段”框中,单击“金额总和”,然后单击“确 定”。按“金额”排序的费用类别 查看各季度的费用类别按季度查看每个类别的花费:将 “日期”字

段拖动到“行”区域。 右键单击“日期”字段,指向 “组及显示明细数据”,然后单击“组”。 在“依据” 框中,单击“季度”。如果源工作表包含多个

年份的数据,还要单击“年份”。 如有必要,清除“月 份”选项,然后单击“确定”。各年份、季度和类别的 费用 查看各季度每个费用类别的变化情况您

可以在很短的时间内更改数据透视表中的行和列。 将 “类别”字段拖动到“年份”字段的左侧。各类别、年 份和季度的费用 按员工筛选结果要按员工筛选

数据,可以在页的顶部创建第二个下拉箭头。将“员工” 字段拖动到“类”字段之上或之下的“页字段”区域。 单击“员工”下拉箭头,选择一名员工,然后

单击“确定”。按“员工”筛选的结果 在不同的工作表上显示每个员工的结果除了查看一名员 工的结果,您还可以将每个员工的结果显示在不同的工 作表中

。在“数据透视表”工具栏上,单击“数据透视表”, 然后单击“分页显示”。 在“分页显示”对话框中,单 击“员工”,然后单击“确定”。多个页将会作

为工作表标签显示出来。位于单独的工作表上的员工结 果 源数据发生变化时刷新数据透视表每当源电子表格中的 数据发生变化时,可以立即更新您的数据透

视表。单击“数据透视表”工具栏上的“刷新数据”按 钮。 瞬间让数据透视表看上去漂亮非凡使用 “自动套用格式” 迅速获得具有专业外观效果。在“

数据透视表”工具栏上,单击“设置报告格式”按钮。 单击一个报表或表格样式,然后单击“确定”。· 数据透 视表还可以为我做什么?基本数据透视表的

设置快速且方便。不过,如果愿意多花点时间,您还可 以学到使用数据透视表处理和分析数据的更多方法。例 如,可以从许多不同类型的源中导入数据或连接到

许多不同类型的源中的数据,自定义报表的格式,以及 以有意义、易于理解的方式显示结果。

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