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材料设备采购管理办法

时间:2010-10-09


材料设备采购管理办法(试行) 材料设备采购管理办法(试行) 为了规范选择供应商操作程序,全面了解供应商及其产品 特性,有效降低工程建设成本,充分整合公司内部材料设备信息 资源,增加工作透明度,同时对采购过程加强控制,确保采购产 品符合项目整体定位和成本要求,现制定材料设备采购管理办法 如下。 一、编制材料采购计划 1、施工图设计确认后,项目施工方按合同所列工程内容和施 工图预算,填写《材料设备设计标准确认表》,并及时提供给采购 部。 2、工程开工时,项目施工方及时根据施工组织设计,提出工 程用料总计划或分批计划,编制《材料设备进场计划表》 ,送项目 采购部和工程部审核。 3、项目采购部和工程部根据项目施工方《材料设备进场计划 表》 ,编制《材料设备管理控制计划表》 。 二、进行市场调查和商务洽谈 1、采购部负责对材料设备供应单位前期考察和评估工作; 2、采购部通过信息收集 、市场调查、性能对比、商务洽谈等, 草拟单项材料设备分析报告推荐供应(分包)单位; 3、大宗材料设备采购的商务洽谈项目部应组织施工方、采购部、 工程部进行综合考察,并编写供应商考察报告。 三、材料采购供应商的确定 材料采购供应商的确定 采购供应

1、工程材料设备招标由采购部负责提请立项,成立招标小 组,严格按照经审批的《材料设备管理控制计划表》确定的材料 范围和控制方式进行实施。 2、凡单项材料设备采购金额 5 万以上必须采用招标方式确 定;5 万以下允许采用询价方式,货比三家,由采购部和工程部 负责经办,并由项目部以文字材料报公司考察核准; 3、 重大材料设备合约招标由工程部负责提供技术相关指 标,并提前将材料设备供应计划到场时间、技术要求(部分材料 设备需要图纸) 等向采购部提交。 采购部负责拟定招标文件初稿。 招标文件是甲方对供货或作业内容的具体要求,应明确质量要 求、技术标准、完工时间、供货地点、作业内容、验收办法、土 建配合费、税金计取办法等相关内容。 4、招标小组的人员由项目负责人、工程技术人员和采购人员 组成。 招标小组负责组织相关人员对材料设备供应商考察报告进行 审核,确定材料供应商投标资格及确定发标范围,未经考察评估的 供应商不得作为发标对象,推荐人员应回避招投标过程。 5、采购部组织开标工作,决标后将对比价格及综合分析形 成文字报告,按合同程序申报,经报公司批准同意后签发中标通 知书。 同时组织合同文本并按程序报批, 报批时应附带合同文本、 供应商登记表及其它相关资料。 四、材料合同和档案管理 材料合同和档案管理 和档案 1、材料合同(包括装饰材料合同)的签订,应执行公司有关合

同会签的规定。 2、 采购控制部应将所有采购合约建立完整的文字档案和电子档 案,其中包括:招标文件、投标文件、商务洽谈纪要、投标报价对 比分析报告等相关资料。 3、采购控制部应配置专用电脑,在其桌面设置材料设备信息文 件夹,其下再设三层目录,第一层为六种材料大类(土建材料、安装 材料、常用设备、装饰材料、智能材料和其它材料)和供应商名录; 第二层为各种材料细类;第三层为将已审查的供应商登记表、评估报 告、供应商报价明细、单项对比分析报告、公司内部审查流程表、招 标文件、投标文件、合同文本、付款统计等相关资料。 五、现场材料管理 1、材料进场,由现场材料员负责组织有关人员,根据国家有关 材料验收规范进行验收。进场材料必须提供产品质量合格证、检验报 告、建材产品备案证等,其它相关资料要齐全。 2、材料设备入库时,首先由相关人员确认品种、规格型号、数 量、质量、单价等,库管员复核并共同在入库单上签字后方可入库。 3、经验收合格进入现场的材料,要堆放整齐,按规定作出标识 并保管好。材料设备台帐簿应根据品种、物质类别分类建帐,帐目登 记要做到完整无误、不漏、不同单据要分类装订成册。 4、为防止丢失,材料入库后应立即通知相关单位办理出库手续, 库管员月末将当月所有帐目与财务会计核对,采用先进先出的办 法逐笔建帐,做到帐帐相符。

六、材料设备付款审批 1、大宗材料设备付款审批程序为:材料设备供应(分包)单位 申请付款 单 核书 付款 2、零星材料采购付款审批:由施工方或项目工程部填写零星材 料采购计划表,经项目部批准交采购部直接采购,经验收和领用人员 证明和项目经理签字后报账。 3、库管员与财务会计应做好各类材料设备付款台帐,建立完整 的帐务体系,每月核对台帐一次,材料与财务主管据此检查。付款台 帐包含:合同类别、合同单位、产品名称、合同总价、付款日期、付 款金额、工程量、增减工程量、增减帐目、各阶段付款金额、结算金 额、签发日期等。 采购部核对材料设备供应相关票据并准备材料设备清 项目部相关专业工程师及项目部经理复核并准备付款批 公司复核及加签进度(结算)款批核书 财务部安排

表一

材料设备设计标准确认表
填表时间:

序号





品 牌

选型确认设计标准 型 功 技 材 号 能 术 颜 质 规 要 参 色 格 求 数

样 板 要 求

常 规 产 品

沿 用 产 品

特 殊 产 品

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

工程桩 铝合金门 窗 外墙涂料 阳台百叶 空调百叶 屋面瓦 进户门 单元门 楼梯地砖 门厅地砖 信报箱 楼感应灯 钢(木)质 防火门 水表箱 管道直饮 水 住户配电 箱 电梯 消防设备

材料设备设计标准确认表
填表时间:

序号 名 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34



品 牌

材 质

选型确认设计标准 型号 功能 技术 规格 要求 参数

颜 色

样板 常规 沿用 特殊 要求 产品 产品 产品

智能化 系统 太阳能 设备 垃圾处 理设备 花岗石 砂岩石 广场砖 大理石 铺地砖 玻璃马 赛克 庭院灯 草坪灯 防水涂 料 防水卷 材 PF 复合 井盖 庭院小 品 保温材 料

表二

材料设备进场计划表

项目名称: 序号 材料名 称 型号规格 单位 数量 预算(实际) 价格 进场计划时 间

施工管理方负责人

采购负责人

工程技术负责人

项目负责人

表三
填表时间:

材料设备管理控制计划表
项目名称

填表 填报时 文件 人 间 编号 选型确认和设计 材料 序 类别 号 材料设备名 适用 计划 标准 数 成本 实际 成本 供货 工作 进场 称 范围 材 功能 颜 技术 量 估算 成本 分析 方式 状态 时间 质 要求 色 参数 螺纹钢 1 LWG 2 3 4 A 土建 材料 5 6 7 8 9 10 型钢 XG 水泥 SN 商品砼 SP 砂S 石子 SZ 粘土标准 砖 ZTB 粘土多孔 砖 ZTKZ 加气砌块 JQQK 防水材料 FSCL

材料类 序 别 号

11 12 13 14 15 16 17 B 18

填表 填报时 文件 人 间 编号 选型确认和设计 计划 标准 材料设备名 适用 数 成本 实际 成本 供货 工作 进场 称 范围 材 功能 颜 技术 量 估算 成本 分析 方式 状态 时间 质 要求 色 参数 高低压设备 GDY 电线电缆 DXDL 开关按钮 KGAL 控制柜 KZG 应急电源 YGDY 消防器材 XFQC 项目名称 阀门 FM 给水管材管件 GPSG 排水管材管 件 GJ 穿线管 CXG 散热器 SRQ 温控阀 WKF 避雷线 BLX 变频柜 BPG 桥架 QJ 电梯 DT

安装 材料 19 20 21 22 23 24 25 26

材 料 序 类 号 别

27 28 C 常 29 用 设 备 30

31

填表 文件 填报时间 人 编号 选型确认和设计标 计划 准 材料设备 适用 数 成本 实际 成本 供货 工作 进场 名称 范围 材 功能 颜 技术 量 估算 成本 分析 方式 状态 时间 质 要求 色 参数 通风空调 TFKT 游泳设 施 YYSS 水处理 设备 SCL 太阳能 设备 TYN 保龄球 设备 BLQ 项目名称

32 瓷砖 CZ 33 理石 LS 34 35 D 36 花岗岩 HGY 人造理石 RZLS 文化石 WHS 入户门 RHM 单元门 DYM 窗C 玻璃幕 墙 BLMQ 阳台栏 杆 YTLG

37 装 饰 38 材 料 39 40

41

42 玻璃 BL

材料 序 类别 号

43 44 45 46 D 47

填表 填报时 文件 人 间 编号 选型确认和设 计划 计标准 适用 数 成本 实际 成本 供货 工作 材料设备名称 进场 范围 材 功能 颜 技术 量 估算 成本 分析 方式 状态 时间 质 要求 色 参数 木地板 MDB 白钢板材 BGBC 项目名称 油漆YQ 涂料 TL 厨柜 CG 卫生洁具 WSJJ 五金配件 WJPJ 空调外罩 KTWZ 感应门 GYM 门禁系统 MJXT 一卡通管理 系统 YKT 可视对讲 KSDJ 电视插座 DSCZ 电话插座 DHCZ 摄像监控 SXJK 居家安防系 统 JJAF 报警系统 BJXT 停车场管理 系统 TCC

装饰 48 材料 49 50

51 铝塑板 LSB 52 53 54 55 E 56

智能 57 设备 58 59 60 61

材料 序 类别 号

62 63 64 F 65

其它 66 材料 67 68 69

填表 填报时 文件 人 间 编号 选型确认和设计 计划 标准 材料设备名 适用 数 成本 实际 成本 供货 工作 进场 称 范围 材 功能 颜 技术 量 估算 成本 分析 方式 状态 时间 质 要求 色 参数 园林苗木 YLMM 小品雕塑 XPDS 道路标识 系统 DLBS 停车场设 施 TCC 信报箱 XBX 健身器材 JSQC 电瓶车 DPC 灯具及光源 DJGY 项目名称 合 计

填报说明:1.本表适用于项目开发部下新建和在建项目,上表中材料设备种类 及目标成本可根据项目具体情况与特点进行调整。2.在施工图会审后 15 天内, 工程部、采购部、预算部共同编制本表。3.项目工程部根据施工组织设计和项 目总进度安排提供材料进场计划时间,设计师确定方案的具体时间,涉及外立面 效果的材料还应提供效果图,如外围门窗、涂料、瓷砖、阳台栏杆等,提交经认 可的详细设计文件。4.预算部负责提供目标成本,单项材料的估算单位、造价 工程师核量并预测目标成本。5.采购责任部门为采购部,材料采购责任人为设 计、工程、材料、造价等职能部门主管或经理。6. “工作状态”栏由相关责任部 门按照‘设计资料已提交,合同签约完成、材料已进场’或‘资料未按期提交、 材料未进场’等文字形式的填写。 “采用形式”按照‘甲供、分包、甲控、乙购’ 等文字形式填写。7.每月 25 日(遇休息日提前)由采购部主管制表送相关部门 或经理提出修改意见,汇总报公司核准后再实施。

表四

供应商考察报告
考察时间

考察对象

考察记录: 1.主营产品 2.核对营业执照、准用证/产品许可证、技术鉴定文件、资料等级证明等资料, 对有政府部门限制的产品检查其相关证件 3.厂家的生产能力、销售情况及年营业额 4.认证及获奖情况 5.生产设备的先进程度、运转情况及整个生产车间的状况 6.对产品的各生产环节采取何种特殊控制手段 7.产品的主要原材料产地 8.供货区域 9.其它内容

考察结果 考察人员或 招标小组推 荐意见及签 名 项目公司总 经理或招标 小组组长审 查意见

□同意投标

□不同意

表五

材料设备供应商登记表

材料设备名称 生产厂全称 生产厂地址 生产厂企业性质 □外资 供应单位全称 法人代码证编码 办公地址 往来银行名称 年销售额 与公司合作 □合作良好 情况 联 系 人 甲:姓名 乙:姓名 销售性质 □直销 □合资 □国营

档案编号 电话/传真 网 □集体 法定代表 纳税代码证编 码 邮 编 帐 号 电子邮箱 □合作较好 职务 职务 □总经销 □不同意 项目的 工 □特约经销商 □合作一般 □没有合作 址 □民营

电话/手 机 电话/手 机 □其它

是否接受投标 □同意 保证金

我公司参与

程竞标,对本登记表和附表填写内容的真实性、合法性负完全 供应商承诺 责任。

供应单位(签字盖章) : 年 月 日:

公司概况 有效证件详 细名录 简述产品技 术性能 供货周期 运输方式 部分工程业 绩 付款方式及 承诺 产品质量保 证 售后服务承 诺 有何建议 填 报 说 明 1.公司概况:指生产厂建厂时间、投资方式、投资规模、生产 设备、资产负债率等情况;合资公司需说明股东单位及股份比例,近三年的经营 额度;总经销或特约经销商还说明与生产厂销售关系,授权销售时限,最近两年 在当地销售额度等。2.有效证件详细名录:公司营业执照、税务登记证、安装 资质证书、全国工业产品生产许可证、消防局技防办准入证、ISO9001/ISO9002 质量认证证书、安全防范产品准产(许)证、卫生许可批复、电力产品需入网登 记证、社会公共安全产品许可证、质检报告等有效证件,需将复印件加盖公章后 与宣传资料随统计表一并提交。3.产品技术性能说明:指新希望项目对应的材 料与设备,说明其性能、规格型号、技术参数等,对是否为新技术、有无环保概 念、生产工艺、防锈处理、安装方法、功率及使用电压、表面喷涂材料等务必填 写。安装材料涉及规格较多的请单独制表详细说明。4.供货周期及运输方式: 指正式签订供货合同后生产制造、运输至工地的时间天数;运输方式指供货地点 至项目所在地采用何种运输方式。5.部分工程业绩:主要针对工程项目所用材 料设备的工程业绩,供新希望考察核实。 .付款方式:指与新希望签订合同后能 够接受的付款方式,它是供应商综合实力和合作诚意的具体表现,若用房冲抵材 料与设备款,请说明付款方式。7.有何其它建议:在满足功能使用前提下,是 否有其它较为经济合理建议。材料与设备供应商:我们秉承公平、公开、公正的 原则,择优选择合作伙伴,真实详尽填报,是我们合作的基础,若因资料不详未 能进入我公司建材设备数据库导致失去公平竞争的机会,恕不另行通知。


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