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金蝶K3总账、报表用户手册

时间:2011-10-12






第一章 系统初始化 ................................ 2
1.1 新建账套 ......................................... 2 1.2 用户管理 ......................................... 8 1.3 基础资料 ........................................ 14 1.4 总账初始数据录入 ................................. 23 1.5 启用系统 ........................................ 28

第二章

总账 .................................... 29

2.1 凭证录入 ........................................ 29 2.2 凭证整理 ........................................ 33 2.3 现金流量表 ...................................... 34 2.4 调整期间业务处理 ................................. 42 2.5 期末处理 ........................................ 45 2.6 自动转账 ........................................ 46

第三章

报表 ................................... 48

1

第一章 系统初始化
系统初始化包括企业基础资料设置和启用账套时期初数据的录 入。 本章主要讲述 K/3V12.0 版本在使用前的初始化工作, 主要包括: 新建账套、用户管理、基础资料设置和期初数据的录入等基础工作, 为以后期间的业务处理做好基础。

1.1 新建账套
账套是指企业进行日常业务操作的对象和场所, 它是用于储存企 业凭证、账簿、报表、固定资产资料、工资资料、往来资料、业务单 据等各项业务数据的一个数据库实体。 账套是企业进行日常业务操 作的对象与场所,也就是说我们日常的操作都是在某个账套中进行。 本节主要讲述了 K/3 的准备工作,是 K/3 使用的第一步,其设置尤 为重要。 (1) 单击电脑屏幕左下角【开始】菜单,逐步选择【程序】— 【金蝶 K/3】—【金蝶 K/3 服务器配置工具】—【账套管理】,出现 账套管理登录界面,如图所示:

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账套管理登录界面 (2) 初次登录,用户名:admin,默认是无密码,直接点【确 认】,进入账套管理的界面

账套管理界面 选择【数据库】菜单下的【新建账套】或直接点击菜单栏的 【新建】按钮,系统弹出“信息”对话框,如图所示:

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信息提示界面 (4)点击【关闭】,进入新建账套界面,按照案例要求,输 入相应的账套信息,点击【确定】即可。如图所示:

新建账套界面
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金蝶客户服务中心 K/3 物流项目组 - 7 - (4) 【关闭】 点击 , 进入新建账套界面,按照案例要求,输入相应的账套信息,点击 【确定】即可。如图所示: 新建账套界面 (5)点击【确认】, 即可以看到新建的账套出现在账套列表中,如图所示:

账套建立成功界面 (6)新建账套后,要进行正常使用,还需进行参数设置。单击 【设置】 按钮, 或是双击账套就会出现参数设置界面。 按照案例要求, 设置机构名称、会计期间等。如图所示:

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会计期间属性设置 (7)设置完毕。单击【确认】按钮时,会出来“是否启用账套” 的提示信息,单击【启用】,当前账套就启用了。 提示 1、若要修改默认用户 admin 的密码,进入账套管理界面后 点击菜单中的【系统】—【修改密码】,即可修改 admin 的密码。 2、 账套必须启用后才能正常使用。 注意 1、新建账套的账套信息的录 入过程中,后面带“*”标记的项目为必录项,但不能录入已经存在 的账套号,否则新建不成功。 2、账套号和数据库路径可以选择默认 路径,也可以修改,但一定要记住存储路径。 3、系统账号建议选择 SQL server 身份验证的方式。 4、账套一经启用,“启用会计期间” 将不能修改。
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1.2 用户管理
新增用户、删除用户是对账套使用者的管理,而用户授权是为了 系统的安全性, 根据企业的实际需要,对每一个用户进行具体权限的设置。权限 的设置既要达到权力约束的目的, 又要追求简化,以实用为宜,太 过细致的权限也会使性能受到影响。 (1) 在【金蝶 K/3 账套管理】窗口,直接点击【用户】按钮, 进入【用户管理】操作界面。如图所示

用户管理界面 (2)单击【用户管理】菜单中的【新建用户组】,如图所示。 在“用户组名”中输入“财务部”,在“说明”中输入“负责财务核
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算”等。单击窗口右边的【确定】按钮。系统将保存刚刚新建的用户 组信息。 重复操作, 依次建立案例列表中的用户组。 其结果如图所示: 新建用户组界面

建好的用户组界面 (3)在【用户管理】界面,选择【新建用户】或点击右键选择 【新建用户】,弹出“用户属性”窗口。填制用户信息,如图所示

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新建用户界面

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设置用户密码界面 (4)将该用户添加到“采购部”用户组中。如图 1-2-06 所示:

添加到用户组界面 (5)重复(3)和(4)操作,依次建立案例列表中的用户信息, 其结果如图所示:

建好的用户界面
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(6)对“吴伟”进行授权管理。在【用户管理】窗口中,选择 “吴伟”,单击工具栏中【功能权限管理】。在【用户管理】—【功 能权限管理】窗口,根据案例中的资料在权限组中进行选择,选择各 项权限后,单击【授权】按钮。完成权限设置后,关闭该窗口即可。 如图所示:

授予功能权限界面 (7)按照以上的步骤操作,根据用户授权清单对所有用户进行 授权管理。 提示 上述操作对用户实现的是快速授权,即授予系统的查询权 和管理权。详细授权,即根据明细功能进行授权,可以在【高级】里 面进行详细权限设置。单击【高级】,系统弹出具体的权限列表,可
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以对每一具体业务功能的增加、删除、修改、查询等进行授权,选择 其中要授权的功能,单击【授权】即可。在【高级】中,对每项“明 细权限”必须修改一次就点击【授权】,不能在全部修改后再授权, 否则前面的修改设置等于没有修改成功。具体界面如图所示:

明细权限设置界面 对用户进行授权时,也可以通过对用户组进行授权,则该用户组 中的所有用户均拥有该权限。这样方便了对用户的重复授权。 注意 1、 系统将用户组分为两大类, Administrator 组和 Users 即 组。Administrator 组是系统管理员所在的组别,对 K/3 系统拥有最 大权限,不需要对其组员进行授权。Users 组是 K/3 操作人员所在的 组别,可按用户需要增加,如:采购部、财务部、销售部等。这些小 组中的成员对 K/3 系统的使用必须经过授权。 2、系统管理员组具有
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最大限度的操作权限,可以操作系统的所有功能,查询所有数据和报 表。除系统管理员外,其他各种组的权限都同“Users”组一样,可 以通过“权限设置”对其进行明细授权。 3、系统预设的用户组和用 户是不可以删除的,但是可以修改其名称。在正式的账套中建议对其 禁用,或者添加密码。 用户管理是对账套使用者的管理,系统设置了系统管理员组,该 组具有最大限度的操作权限,可以操作系统的所有功能,查询所有的 数据和报表。系统管理员除外,其他各组的权限都同 Users 组一样, 可以通过权限设置对其进行明细授权。 为了系统的安全性,在用户 授权时,虽然给予某个模块操作的权限,但是应该限制其权限只限于 具体的某项操作,或者本人、本组录入系统的单据,不能是所有单据 或凭证, 此项设置在 “高级” 权限设置中完成。 本教程为了方便起见, 在授权时,没有使用高级选项,已经赋予的模块权限则包含本系统的 所有具体操作权限和查询所有凭证、单据的权限。

1.3 基础资料
基础资料,就是在系统中使用的各种基础数据的总称。包括用户 在录入凭证或者录入单据时,需要输入一些业务资料信息,如科目、 币别、物料、客户、供应商、职员、部门等信息。对于这些经常使用 的基础数据,为了便于进行统一的设置与管理,我们提供了基础资料 管理功能。

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基础资料设置和初始数据录入是应用 K/3 系统进行日常业务处 理所必需进行的,包括账务和业务资料的设置,这里的每一步设置都 关系到启用系统后对应模块的操作, 是为后面更好地使用软件打下基 础,因此基础资料的设置是相当重要的。 完成参数设置后,接下来进行会计科目、币别、凭证字、计量单 位等基础资料的设置。在 K/3 中系统预设了“企业会计制度科目”、 “小企业会计制度科目”和“新会计准则”等多种标准模板的会计科 目, 企业可以根据实际情况选择相应的模板引入会计科目。 如图所示:

会计科目引入界面

选择科目模板界面

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科目引入界面 (4)会计科目设置:会计科目引入后,可以对科目属性进行设 置,包括是否选择数量金额辅助核算、增加明细科目、下挂核算项目 等。如图所示:

新增明细科目界面
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增加核算项目界面 数量金额辅助核算科目的设置

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(5)币别的设置:在 K/3 主控台,依次选择【系统设置】—【基 础资料】—【公共资料】—【币别】,进入币别维护窗口。单击【新 增】,输入币别信息。如图所示:

币别的设置界面

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(6)凭证字的设置:根据案例要求,直接在凭证字的设置界面, 录入“记”即可。如图所示:

凭证字的设置界面 (7)计量单位的设置:新增计量单位前要先新增计量单位组, 接下来再新增计量单位组对应的计量单位。需注意的是,每一个计量 单位组里有且只有一个默认计量单位, 默认计量单位的换算率必须为 1。如图所示:

新增计量单位组界面

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新增计量单位界面

设置默认计量单位界面 提示 固定换算与浮动换算的区别:若选择固定换算那么该计量 单位就是常用计量单位,换算率一旦确定就不能再进行修改;若选择 浮动换算那么该计量单位则为辅助计量单位, 在物料设置和单据录入 时可以根据实际情况随时修改换算率。 (8) 核算项目: 以部门为例, 在基础资料核算项目中,选择部门后单击一下右侧空白处,再点击工 具栏上的【新增】按钮,进入核算项目新增界面,录入代码、名称等 信息,保存即可。如图所示:
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新增部门界面 (9)客户、部门、职员、仓库、供应商等的设置与部门设置相 类似,这里不做详细说明,按照新增操作步骤依次录入案例中基础资 料。 (10)核算项目中的物料的设置相对比较复杂,要进行“基本 资料”和“物流资料”的设置,如图所示:

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基本资料的设置界面

物流资料的设置界面 提示 新增物料时,物料代码、物料名称、物料属性、计量单位 和物流资料中的计价方法、存货科目代码、销售收入代码、销售成本 代码为必录项, 在新增物料时必须录入, 若未录入系统则不允许保存。 企业在启用账套之前,除刚成立的公司外,任何企业都存在初始 数据信息。如果为年中启用,也可能存在累计发生数据。为了保证数 据的完整性、准确性,则要进行初始数据录入。
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初始化工作是启用软件的基础,关系着数据的准确性,初始化工 作尤为重要。完成了新建账套、系统设置、基础资料设置等基础设置 后,接下来要进行的就是初始数据录入,确保初始数据准确、完整地 录入后可以结束初始化,进行日常业务的处理。 ? ? 总账系统以凭证处理为主线,提供了: 凭证处理、预提摊销处理、自动转账、调汇、结转损益等

会计核算功能。 ? 功能。 ? 丰富的账簿和财务报表, 帮助企业管理者及时掌握企业财 科目预算、科目计息、往来核算、现金流量表等财务管理

务和业务运营情况。

1.4 总账初始数据录入
如图

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试算平衡后结束初始化

存货初始数据录入 (1)依次选择【系统设置】-【初始化】-【存货核算】-【初 始数据录入】,进入初始数据录入界面,点击“原料仓”,系统显示 了在“物料属性”中设置默认仓库为“原料仓”的所有物料。对于加 权平均法的物料,直接录入“期初数量”、“期初金额”、“本年累 计收入数量”、 “本年累计收入金额”、 “本年累计发出数量”、 “本
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年累计发出金额” 的字段。 根据案例信息录入原料仓物料的初始数据。 同理录入半成品仓和产成品仓物料的初始数据。如图 1-4-01 所示:

图 1-4-01:存货初始数据录入界面 注意 1、若账套是年初启用,则只需要录入“期初数量”和“期 初金额”。此账套是年中启用,如果有本年累计数据则应录入。 2、 加权平均法、移动平均法、计划成本法、启用序列号管理的物料可以 直接录入,而且计划成本法物料直接录入期初数量后,期初金额根据 物料属性中的计划单价相乘得到,然后还要录入“材料成本差异”的 金额。 3、进行批次管理、保质期管理的物料,或者计价方法为先进 先出、分批认定法的物料,录入物料后分录前有“+”,必须点“批 次/顺序号”进入后才能录入数据,操作上需注意不要把“+”点开, 直接点击“批次/顺序号”进入录入。 4、启用期所在年度的年初存 货数量和年初存货余额,不必录入,由系统根据平衡公式自动算出。 平衡公式是: 年初数量=期初数量-本年累计收入数量+本年累计发 出数量; 年初金额=期初金额-本年累计收入金额+本年累计发出金 额计划成本法; 计划成本法的年初差异=期初差异-本年累计收入差
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异+本年累计发出差异。 (2)对账:初始数据录入完成后,在初始 数据录入界面的工具栏中,点击【对账】,系统会调出存货的期初数 据按所属存货科目汇总的界面,并将存货期初汇总数据与总账核对。 对账是存货初始化和科目初始化的接口。 对账表中的科目初始数据一 定要和科目初始数据保持一致, 需要注意的是在物料属性中的存货科 目要对应设置, 如果设置有误, 则将会影响对账表中数据。 如图 1-4-02 所示:

图 1-4-02 存货初始数据与总账对账界面 注意 对账界面“传递”的功能:可以把录入的仓存数据传递到 总账中,传递时有几点要注意一下: 1、传递条件:总账必须处于未 结束初始化状态; 2、 传递原理: 按照物料属性中的 “存货科目代码” 和“成本差异科目代码”的直接将录入或引入的初始业务数据转成会 计科目账户余额; 3、传递操作:在初始数据录入界面点“传递”可 把相应数据传递到总账。 启用期前单据录入 初始化数据除了期初数量、金额以外,还包 括一些初始化之前未收到采购发票的暂估入库单、未核销出库单(即 未开销售发票的销售出库单)等,录入这些单据的目的是当系统启用 后能和实际业务一致, 并在收到采购发票或开出销售发票时进行后续
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业务的处理。根据案例中资料录入暂估入库单和未核销出库单,并录 入暂估成本和出库成本,审核后才能正常结束初始化。见图所示:

暂估入库单界面

未核销出库单界面 提示 录入初始数据时要分不同仓库分别录入。

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注意 初始化数据录入除了期初数量、金额以外,还包括一些初 始化之前暂估入库单、未核销销售出库单、暂估委外加工入库单和未 核销委外加工出库单也要录入到系统中, 此项的目的是当系统启用后 能和实际中一致。

1.5 启用系统
在初始数据录入完毕,并核对正确之后,就可以启用系统了,即 结束初始化,进入日常的业务操作。 结束初始化是进行日常业务操作的前提,虽然在未结束初始化状 态下,也可以录入单据, 但是不能进行审核等操作。结束初始化才 表示各个系统开始正式启用,启用系统是初始化的最后一步。 (1)供应链启用业务系统:一旦启用供应链系统,初始化中部 分参数和数据将不得修改。 依次选择 【系统设置】 【初始化】 【存 — — 货核算】—【启动业务系统】,系统弹出提示框, 如图所示,单击 【是】,完成结束初始化操作,同时系统弹出重新登录界面。

启用业务系统提示界面 提示 1、业务系统启动需要用管理员的身份; 2、供应链结束初 始化的前提: 录入启用期前的单据都必须审核且单据的单价和金额要 大于 0,启用序列号管理的物料必须录入序列号; 3、启动业务系统
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后,初始数据和核算参数将不允许修改,若要修改数据需要反初始化 处理。

第二章

总账

总账系统是财务会计系统中最核心的系统,以凭证处理为中 心,进行账簿报表的管理。可与各个业务系统无缝链接,实现数 据共享。企业所有的核算最终在总账中体现。

2.1 凭证录入
? ? 支持外币、数量、核算项目以及往来信息的录入; 凭证录入支持核算项目及科目的多选录入, 增加 F10 功能

快捷键,可以让用户一次选择多个核算项目或者多个科目,由系统自 动生成凭证分录后,用户只需再填入分录金额即可; ? ? 凭证录入时指定现金流量 录入凭证时, 点击查看的选项, 按要求选择凭证录入的选

项,如下图:

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录入带数量金额的凭证时,设置了数量金额辅助核算的科目,在 录入时,自动弹出数量金额界面以供录入,如下图:

数量金额式凭证的录入
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录入带核算项目的凭证时,在客户处,可以按下 F10 键,同时选 择若干个客户

录入带核算项目的凭证 审核与反审核,过账与反过账:

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模式凭证: ? 对于经常重复发生的业务,可以编制或保存为模式凭 证,在录入凭证时直接调入,提高工作效率 ? 在“凭证录入”界面,选择菜单〖文件〗?〖调入模式 凭证〗,在弹出“模式凭证”窗口中选择一个模式凭证,单击 【确定】后,调入所选的模式凭证,在可根据实际情况对该凭 证的个别数据项稍作修改后即可保存为一张新凭证,这大大地 减轻了用户重复工作量。如下图:

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2.2 凭证整理
操作前提:只有在“用户设置”中设置了相关的权限,用户才可 以进行凭证整理 凭证查询界面〖编辑〗菜单下以及会计分录序时簿右健菜单增加 【凭证整理】功能,将凭证号码重新排列。 如选择【按凭证日期重排凭证号】的选项,可按凭证日期重排凭 证号,否则按原来的凭证顺序。 凭证整理只对可修改状态凭证、已复核的凭证、已作废凭证起作 用,对已审核、已核准、已过账凭证、已结账期间的凭证不起作用。 该功能需与系统参数-凭证页签设置中的两个选项: “凭证号按 期间统一排序”、“凭证号按年度排列”结合处理。
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提示: 该操作是不可撤消的,用户将凭证号码重新整理后,您原来已 经打印的凭证需要重新打印。所以进行此操作时要特别小心。

2.3 现金流量表
现金流量表是以现金为基础编制的财务状况变动表。 企业对外提 供的会计报表一般包括资产负债表、利润表和现金流量表,这三张表 从不同角度反映企业的财务状况、经营成果和现金流量。资产负债表 反映企业一定日期所拥有的资产、需偿还的债务,以及投资者所拥有 的净资产的情况;利润表反映企业一定时期内经营成果,即利润或亏 损的情况,表明企业运用所拥有的资产获利的能力;现金流量表反映

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企业一定期间内现金的流入和流出, 表明企业获得现金和现金等价物 的能力。 两种处理途径: ? 通过凭证指定现金流量; ? 借一贷。 ? ? ? 处理灵活,可以更加如实地反映现金流量情况; 通过T型账、附表项目来批量指定; 先由系统按照自己的规则将所有凭证拆分成一借 由用户根据自身实际的业务情况将凭证拆分成一

一贷。用户在拆分好的数据上进行现金流量指定。 ? 操作过程简单,工作量极大减轻,但是流量的反映

上可能会出现偏差。 凭证录入时,指定现金流量项目
凭证

否 是否有损 益 是 科 目 是否其他 科 目 否 是

是否有现 金 科 目 是 否

是 是否有损 益 科 否 目 是否其他 科 目 否 不指定



不指定

需指定现金流量

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指定现金流量

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附表二指定 T型账户指定 附表项目调整 对原附表二的指定做补充和调整 现金流量表

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拆分后的凭证


是否有损益科目
是 否

是否是经营活动
是 否

是否有现金科目
否 否

不处理附表

是否是经营活动


指定附表项目

是否有损益科目
是 是

不处理附表

指定附表项目

指定附表项目

? 将既不涉及现金科目又不涉及损益科目, 既不影响净利 润的数据重新整理出来做分析,需要指定附表项目的,可以进 行附表项目调整。

?
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只需选择好附表项 目即可

T型账户:

39

40

41

2.4 调整期间业务处理
? 帮助企业解决因年度报表审计等原因对上年财务数据进行调 整, 由此产生的调整分录可以在下年的任何日期进行方便的录入并且 直接影响本年期初数, 而不至于在得到调整分录后将帐务反结帐至上 年 调整期间管理功能是用户录入调整期间凭证的前提, 只有状态为 打开的调整期间才允许录入凭证。 在调整期间存在未过账凭证的情况 下不允许关闭期间。 调整期间管理页面中使用树形结构的方式, 右边表格提供三个字 段:状态、调整期间、说明,树形结构节点显示年度,从启用年度始 显示,直到当前年度(随年度的变化而自动变化,树形结构由系统自
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动生成,不允许用户操作),右边表格自动显示系统参数中设置的调 整期间,初始状态全部为关闭,“状态”字段为下拉框选项,调整期 间和说明由系统自动填充,不允许用户进行输入和修改。如下图 ? 系统参数中增加”启用多调整期”的选项

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账表 查询 业务 处理

账簿查询

报表查询

调整期间 凭证录入

调整期间 凭证查询 调整期间管理

调整期间 凭证过账

系统参数

调整期间

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? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?
所有报表支持查询调整 期间数据

2.5 期末处理
? 企业在期末时,应将各损益类科目的余额转入“本年利润”科 目,以反映企业界在一个会计期间内实现的利润或亏损总额; ? 结转损益提供按损益科目类别来结转 ? 结转损益提供按核算项目类别结转;

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2.6 自动转账
? 结账之前,按企业财务管理和成本核算的要求,必须进行制造 费用,产品生产成本的结转,期末调汇及损益结转等工作; ? 系统提供自动转账设置模板, 期末时可由系统自动生成转账凭 证,无须人工录入 ? 结账之前,按企业财务管理和成本核算的要求,必须进行制造 费用,产品生产成本的结转,期末调汇及损益结转等工作; ? 系统提供自动转账设置模板, 期末时可由系统自动生成转账凭 证,无须人工录入 ? 结账之前,按企业财务管理和成本核算的要求,必须进行制造 费用,产品生产成本的结转,期末调汇及损益结转等工作;

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? 系统提供自动转账设置模板, 期末时可由系统自动生成转账凭 证,无须人工录入

期末结账

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结账注意事项: 1.系统发现本期内凭证已全部过账。 2. 系统参数相关检查, 如是否符合<结账要求损益类科目余额为 零>等条件。 3.提供<结账时检查凭证断号>选项, 如果在结账时当期存在凭证 断号的情况,系统不予结账

第三章

报表

? 企业在应用ERP系统一段时间后,将会产生大量的日常运营数 据。这些数据都是企业宝贵的信息资源,它为企业各方面了解企业当 前运营状况, 作出各项决策提供定量化的依据。 可以说, 判断一个ERP 系统的成熟与否,很大程度上看其信息是否能满足客户的需要。金蝶 K/3 ERP的各模块不仅为用户提供了丰富的通用的报表,而且提供了 K/3报表子系统帮助用户快速、准确地编制各种个性化报表。K/3报表 子系统提供了数百个灵活的取数公式,满足各层次用户不同需要;而 且其与EXCEL类似的操作风格,用户经过简单培训就能独立操作编制 自己所需报表,降低企业培训费用。 ? 批量填充用于减少用户单个公式定义的重复性的工作量, 对于 有规律的公式的定义,如编制部门分析报表,采购日报等报表的快速 向导定义

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? 系统提供了数据“联查”功能,对于由ACCT、ACCTEXT公式取 数得到的数据,可以联查到总账系统的总分类账、明细分类账、数量 金额总账、数量金额明细账

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业务处理:在工具下选择公式取数参数

选择缺省的年度、开始期间、结束期间
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然后点击报表重算

设置公式,先运行公式向导:
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科目金额函数取数

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可以从外部引入文件

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? 系统提供针对具体报表的授权管理, 报表的建立者可进行报表 的授权,将自己建立的报表按需要授予不同的权限给指定的用户

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