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船代培训讲义

时间:2010-12-01


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船代培训讲义

1. 船舶吨税 . 船舶吨税是海关代交通部向国际航行船舶征收的一种税,征收对象是外籍船舶、外商租用的中国籍船 舶、中外合营企业使用的中外籍船舶,但以下各种船舶免征: 有外交关系的大使馆、公使馆、领事馆使用的船舶; 有当地港务机关证明,属于避难、修理、停驶或拆毁并不上下客货的船舶; 专供上下客货及存货之泊定埠船、浮桥宽船及浮船; 中央或地方政府征用或租用的船舶; 进港后 24 小时或停泊港口外 48 小时内离港并没有装卸任何客货的船舶; 来港口专为添装船用燃料、物料并在进港后 24 小时或停泊港口外 48 小时以内离港并没有装卸任何客 货的船舶; 吨税税额不满 10 元的船舶; 在吨税执照满期后 24 小时内未上下客货的船舶。 吨税分为 90 天期和 30 天期两种,由船方选择。税率是按船舶净吨位大小分级设置和收取的,又分为 优惠税率和普通税率。目前世界上大部分航海国基本上都与我国政府签订了海运协定或贸易协定,协定中 规定双方给予对方国家船舶优惠吨税待遇的都适用优惠吨税税率。机动船船舶吨税税率见下表(非机动船 略): 船类型 轮船 汽船 拖船 等机动船 净吨位 500 吨以下 501-1500 1501-3000 3001-10000 10001 以上 一般 90 天 3.15 4.65 7.05 8.10 9.30 一般 30 天 1.50 2.25 3.45 3.90 4.65 优惠 90 天 2.25 3.30 4.95 5.85 6.60 优惠 30 天 1.20 1.65 2.55 3.00 3.30

目前有 58 个国家与我国签订有享受优惠税率的相关协定。 吨税执照在有效期内对所有中国港口均适用(除台湾),因此对定期航行于中国港口的外籍船舶(特 别是定期班轮),委托方往往会选择三个月期的吨税(收费标准大约是一个月期的一倍)。代理在为船方

办理吨税时应该向船方解释清楚,防止由于申请期限不当而额外多付费用造成委托方不满的情况出现。租 家之间和租家/船东之间转让有效吨税的情况也时有出现。作为对台政策的一个组成部分,台湾有效吨税在 大陆一般情况下是可以使用的(除非证书上有敏感的政治问题,有时海关会拒绝承认)。外勤在船开前必 须把证书送交船方供其下一中国挂港继续使用,因未送交船方造成下港重新购买吨税的情况也曾发生过。 2. . 引航费和移泊引领费

我国对外国籍船舶实行强制进出港引航和移泊引领,引航费根据相关港口的实际引航距离分类(10 海 里为界)按船舶净吨位(拖轮按马力)计收。超出锚地以外的引领(国外也被称作深海引领,DEEP SEA PILOT)其超出部分按标准加收 30%。地方小港还可根据情况加收非基本港引航附加费,但最高不超过每 净吨 0.30 元。引航费按第一次进港和最后一次出港各一次分别计收,期间的港内引领作业都按照移泊费率 收取。引领船舶过闸要以次加收过闸引领费。拖带船按拖轮马力和被拖船净吨相加计算,引航和移泊的起 码计费吨为 500 净吨(马力)。引航和移泊所需用拖轮使用费由拖轮提供方另外收取。因船方原因产生引 水员在船等候,另外收取引航员滞留费。引航引领费率表如下(长江内港口除外): 项目 引航费 计费单位 净吨(马力)/次 引领种类 10 海里内 费率 0.50 元 说明 锚地外引领部分加收 30% 引航费 净吨(马力)/海里 超过 10 海里的部分 0.005 元 锚地外引领部分加收 30% 引航费 移泊费 滞留费 净吨(马力) 净吨(马力) 每人每小时 引水员滞留 过闸引领 0.16 元 0.22 元 20.00 元 加收 港内移泊 船方原因

船舶靠离码头或移泊引领作业所使用的拖轮马力大小和数量一般都由引水员根据气象、水面航道情况 决定并直接联系安排,委托方和船东常常会要求引水员尽量为其节省拖轮费用(有时采取一些特殊手段)。 大连港目前对船舶在大窑湾与大连湾泊位之间的移泊要分别以引航计收两次费用,船东往往以国家公布资 料中它们同属一个港口而要求以移泊收费,代理需要在估算备用金时注意并告知提醒委托方。 3. . 拖轮费

拖轮费以拖轮马力和使用时间计算。使用时间按照实际作业时间加上辅助作业时间得出。实际作业时 间为拖轮抵达作业地点开始到作业完毕为止的时间,由船方签字确认后按实计算(应提醒船方在签署引水 代交的拖轮作业票时认真按实填写或核对,不要只签字不填或不核对时间,以免日后产生争议)。附助作 业时间为拖轮驶离基地至作业地点和驶离作业地点返回基地所需时间,实行包干制,由各港根据各作业地

点的距离远近测算确定包干时间后报交通部备案。拖轮费的费率是每马力小时 0.48 元。使用时间不足 1 小 时的,按 1 小时计算。超过 1 小时的尾数,不足半小时的按半小时计算,超过半小时的按 1 小时计算。拖 轮费在船舶港口使费中往往占相当大的比重,夜间作业和节假日作业都要加收 50%的附加费,节假日夜间 要加收 100%的附加费。由于使用拖轮的数量、马力大小和拖轮作业的日期时间不能事先确定,作业次数、 作业场所的远近、所用时间长短都很难预料和控制,加上尾数进整,常常出现拖轮费用大大超出估计的情 况。官方单位自行决定使用拖轮上船并让船方签字确认费用或因其他特殊情况船方临时使用拖轮的情况也 经常出现。以前曾有过一条几百吨的小船,有关单位派了 4,800 马力的大拖轮,作业时间又多填了几分钟 而得以进整,加上辅助作业时间,又赶上节假日夜间,使用一次拖轮的总费用达到数万元(当时的计算办 法还是尾数进整数,节假日加收 100%,夜间再加收 50%),船东大为不满而拒绝追加支付费用。根据目 前的计算办法,正常情况下,停靠稍远一点泊位的船,如果在节假日夜间作业,拖轮费往往可能会达数万 元。比如赶的机遇不好,在节假日夜间靠泊,使用 4,800 马力和 4,200 马力的拖轮各一条(大船有时甚至 要使用 3 条),计算结果为:4,800+4,200=9,000 马力乘 0.48 元再乘 3.5 小时作业时间(1.55 小时作业时 间加 1.5 小时辅助作业时间等于 3.05 小时, 进整为 3.5 小时)再乘以 2(节假日夜间加收 100%),共计要 30,240 元,出港还要使用拖轮并再收取一次,如有移泊还要使用拖轮并再收取一次引领费,总费用可达到 相当惊人的数额。受利益驱使和安全压力,目前各港均增加投资大马力拖轮,小拖轮越来越少,拖轮所属 和使用单位往往会优先安排大马力拖轮。对有侧推器的船舶,代理应提前通知引水,以争取减少使用拖轮 数。如能与拖轮公司达成拖轮费包干协议,对代理来说将十分有利。 4. . 系、解缆费

由港口工人进行船舶系、解缆,每系缆一次或解缆一次,各收取一次系解缆费。船舶在港口停泊期间, 每加系一次缆绳,计收一次系缆费。费率如下:2000 净吨及 2000 净吨以下船舶码头系解缆,107 元/次, 浮筒系解缆,159 元/次;2000 净吨以上船舶码头系解缆,213 元/次,浮筒系解缆,318 元/次。 5. . 停泊费

停泊在港口码头、浮筒的船舶,由码头、浮筒的所属部门按规定费率征收停泊费,停泊在锚地的船舶, 由港务管理部门按规定费率征收锚地停泊费,停泊以 24 小时为 1 日,不满 24 小时的按 1 日计算。停泊在 港口码头的下列船舶,由码头的所属部门按非作业停泊费率征收停泊费:装卸或上、下旅客完毕 4 小时后, 因船方原因继续留泊的船舶;非港方原因造成的等修、检修的船舶(等装、等卸和装卸过程中的等修、检 修除外);加油加水完毕继续留泊的船舶;非港口工人装卸的船舶;国际旅游船舶。由于港方原因造成船 舶在港内留泊的免征停泊费。系靠停泊在港口码头、浮筒的船舶上的船舶,视同停泊码头、浮筒的船舶征 收停泊费。船舶在同一航次内,多次挂靠我国港口,停泊费在第一港按实征收,以后的挂靠港给予 30%的 优惠。具体停泊费的费率如下:

码头停泊费 锚地停泊费 码头非作业停泊费

净吨(马力)/日 净吨(马力)/日 净吨(马力)/小时

0.23 元 0.05 元 0.15 元

按日计收 按日计收 按小时计收

码头非作业停泊的费率不是按天而是以小时计费的,停泊时间长会产生很高的费用,应注意尽量避免。 1. . 开、关舱费

由港口工人开、关船舶舱口,不分层次和开、关次数,按规定相关标准,分别以卸船计收开、关舱费 各一次,装船另外计收开、关舱费各一次。单独拆、装、移动舱口大梁,视同开、关舱作业,收取开、关 舱费。大型舱口中间有纵、横梁的(不分固定或活动),按两个舱口计收开、关舱费。设在大舱口外的小 舱口,按 4 折 1 计算,不足 4 个按 1 个大舱口计算。使用集装箱专用吊具进行全集装箱船开、关舱作业, 不分开、关次数,按相关规定费率,分别以卸船计收开舱费一次,装船计收关舱费一次,只卸不装或只装 不卸的,分别计收开、关舱费各一次。具体费率如下: 2000 净吨及以下船舶 2000 净吨以上船舶 全集装箱船使用专用吊 每个舱口 每个舱口 每块舱盖 264 元 530 元 75 元

集装箱船使用专用吊具是指使用集装箱专用索具。 2. . 装卸费

装卸费的计算办法相对比较复杂,相关规定、说明、解释和细则的内容也很多,这里只做简单介绍: 根据货物的性质,费率表中将货物分成 20 个类别(计费级别),对于船舱至船边或者是船边至船舱条 件的卸货/装货作业,在根据货物装卸作业过程中是使用港方起货机械还是船方起货机械、是一般货舱还是 冷藏舱或非货舱,再分成为四个类别,各自设定了不同的费率。对船边至库、场、车、船或者库、场、车、 船至船边条件的卸货/装货作业,另外按照 20 个货物类别设定了相应的费率,计费单位也根据货物种类规 定了有的以重量(吨)为单位,有的以重量或体积(立方米)两者中取大的为单位。对超长货物根据长度 另外要加收一定百分比的附加费,对一些特种货物另设有特别费率和计费单位折算办法等。因为费率表过 于复杂且有很多相关说明和解释,就不在此列出和讲解了。代理在估算装卸费时必须与委托方落实清楚装 卸条款,即是 FOB 条款还是 LINER TERM 条款,在装卸作业开始前以书面方式通知装卸公司,防止出现 纠纷和费用回收不上来的情况。集装箱货物另订有相应费率,目前标准集装箱的装卸包干费率如下: 箱型 20 尺 箱子种类 装一般货物的箱 空箱 包干费元/箱 425.50 294.10 过境包干费元/箱 659.50 503.00

标 准 箱 40 尺 标 准 箱

装一级危险货物的箱 冷藏重箱 冷藏空箱 装一般货物的箱 空箱 装一级危险货物的箱 冷藏重箱 冷藏空箱

467.90 467.90 324.10 638.30 441.10 702.00 702.00 486.10

725.20 725.20 502.40 1,000.20 768.60 1,088.20 1,088.20 753.40

对非标准箱的装卸包干费需要面议,对汽车、火车、驳船的集装箱装卸及集装箱搬移、翻装另外有规 定费率。船东也可以通过与装卸公司谈判达成协议,另行商订适用的装卸包干费费率。(FREE STORAG E,FREE SHIFTING,LO=LIFTING ON/LIFTING OFF 等) 3. . 理货费

目前我国对外贸进出口件杂货和集装箱货物仍然实行强制理货,由独家垄断该项业务的理货公司经营 外轮理货业务(最近刚刚成立了另外一家由外代、外运、中海、外理四家合营的理货公司,名为中联理货 有限公司)。收费标准是交通部公布的“航行国际航线船舶理货费率表”,计费项目包括基本理货费(又细 分为件货理货费、集装箱理货费、集装箱拆/装箱理货费等十项费收)、计量费、交通费、附加费、超尺码 理货费和其他等。一般普通未列名件杂货的基本理货费率是 3.45 元/吨,标准集装箱的基本理货费率是 12 元/箱,具体收费标准和费率相对比较复杂,就不在此一一列举了。总体来讲,理货费在港口总使费中占相 当大的比例,加上夜间作业或节假日作业都要收取附加费,对代理来讲,做到事先正确预估理货费也很重 要。在日常工作中还不时发生理货公司临时收取挑票费的情况,船方常常不能认同理货公司判断的混票和 混票数量。 4. 卫生检疫及卫生处理费 . 卫生检疫费用包括:检疫费,按船舶大小,收取 100-300 元不等,进出口分别收取,检疫用的交通费 (过去实行联检时、各联检单位共同上船所用交通船是由港务监督安排的,费用从向船方收取的港务费中 支出),对来自疫区船舶所载压舱水进行消毒的消毒费(每吨压舱水收 0.71 元并加所使用的消毒药剂的实 际费用),对部分船舶进行灭鼠、灭虫或熏蒸以及与此相关的船员上岸后的食宿费用,船舶各类卫生、除 鼠或免予除鼠等证书的新办、更新或延期的费用,办理船舶卫生证以及与此相关的船员体检、打防疫针的 费用等。船舶来自地是否属于疫区由卫检确定(如日本的 O157,委托方常常对此持异议),因为油轮压 舱水数量往往很大,压舱水少了又不符合港监和引水员的要求(至少要达到船舶载重吨位的四分之一),

故压舱水消毒总费用有时会达到几万元。一旦因船上有鼠害或蟑螂过多卫检决定在船进行熏蒸的话,往往 船员需要下地住宿,会产生相当大的开支,加上卫检要收取的熏蒸费,总费用将很高,而这种情况在船舶 抵港前代理无法预先估计到,所以要特别小心并迅速应对处理。 5. 浮吊或其他岸上设备租用费

船舶运载超重、超大件货物,有时需租用港口浮吊进行装卸作业,浮吊是根据实际作业时间加上驶离 基地和返回基地的时间之和乘以浮吊的有效安全负荷吨位再乘以费率得出(基本费率为:50 吨负荷以下浮 吊 9.30 元,50-100 吨:8.30 元,100 吨以上:6.30 元,计费单位为浮吊负荷吨/小时),夜间和节假日作 业还要收取附加费,拖带浮吊所用拖轮另按拖轮收费标准收取,因此租用浮吊的费用往往是很大的。为控 制总额,代理在代表委托方联系租用浮吊时,一般要尽量联系租用合适负荷吨位的浮吊,还应尽量以包干 费的方式来与出租方进行谈判。船方有时还必须租用港方相关设备(如起重机、吸扬机、岸梯、岸电、防 雨设备、靠垫等)来进行装卸作业和满足其需要,港方另根据设备租用费率标准收取相关设备租赁费。 6. 码头工人工时费和杂作业费

装卸作业过程中港方派遣的装卸指导员是按人/工时收取费用的,船方有时需要雇佣码头工人进行扫 舱、拆/装货物绑扎加固材料、铺垫货舱、搭/拆隔舱板或防动板、平舱、拆包和倒包、灌包和缝包、分票、 挑票等工作,除杂项作业费率表上列出的以外,按人/工时收费标准来收取工时费。 7. 各种检验、计量、公估费

本项包括对船舶的适航、损坏范围程度、设备安全等进行的各种定期和临时检验(检验单位是船检), 对船舱适装情况、货物状态和残损(包括范围和程度)进行的检验和进行货物丈量和计量(包括公估)、 查验货舱内货物是否已经卸尽(油轮的验干舱)、封舱、取样、化验等各项工作(查验单位是质量检验检 疫局 CIQ 或其他合法检验机构),收费标准各不相同。船舶装运某些出口货物前,验舱是强制的。对已经 不适航和部分重要设备故障受损的船舶, 修理后的船舶/设备的适航/安全性检验和按照国际公约规定进行的 定期检验也是不可避免的。港务监督根据国际公约对进港船舶进行港口国安全检查(PSC)时,发现缺陷 (DEFICIENCY)责令限期纠正(TO BE RECTIFIED)的,常常需要在当地安排修理和修理后检验。对 有责任争议的船、货损检验,代理应尽量争取利益方同意安排联合检验(JOINT SURVEY),即利益双方 指定的检验师同时到场进行检验,以使双方检验师出具的报告内容尽量一致。 8. 供油、供水费

船舶在港口安排添加燃料油(柴油、燃油)、机油(润滑油)和淡水是经常需要的。一般有两种方式, 一种是船东通过协议户安排,代理负责联系沟通并适时安排;另外一种方式就是船东通过代理询价、确认, 委托代理在当地采购供应,代理再与船东结算。由于油价经常变动,加油款金额一般都很大,代理对加油 款的安全回收必须给予充分的重视。加油数量和质量产生争议的情况也时有发生,需要代理协调处理。在

船舶加油前,一些港口的港监要求船方/代理/加油商事前向其申请,获得批准后方可安排加油作业。加油作 业前应提前提醒船方按照防污染公约和港规规定,提前采取防护措施,防止出现冒油污染海域的事故。一 旦发生冒油事故要及时报告港监。 9. 伙食、物料供应费

船方在港口经常需要补充食品、烟酒和其他物料,供应数量大的话,涉及金额也会很高,代理对这类 费用的安全回收也必须给予高度重视。代理对供应商的资信必须进行了解和跟踪(分包方评议),要使用 经过评审的合法供应商,防止员工私自介绍非法供应商为船方提供各类供应服务。(历史上发生过的朝鲜 船供应结算问题) 10. 船员费用 船员费用包括船方借支(有时是船东需支付船员工资),船员遣返用的机票、住宿、伙食、交通(有 时包括船东代表来港口出差所发生的食宿、交通、机票和借支)等开支,船员更换、就医、登陆所产生的 各项费用等。代理在接到船东代表或船方提出的相关要求后,必须尽快与委托方取得联系并获得其确认, 还要及时估算并追加索要相关费用。委托方有时不是船舶的船东,委托方对船东费用并不一定负责, 需要 另外向船东索要相关费用的备用金,对此决不能大意。由于国家对外汇管理逐步严格化,如船方借支外汇 时,从银行提取外汇现钞需要经过外汇管理局审批,批准的前提条件一般是有船东汇款凭证和银行进帐凭 证。所以,船东汇款没有入帐以前往往无法从银行提取外汇现钞,此点必须事前向委托方讲清楚,以免延 误将借支送船。借支送船后必须要由船长签收,收据作为结算凭证。此外,对船长和船员、船东代表、委 托方代表等来港办事人员发生费用需要通过船舶使费帐结算的,必须事前取得委托方确认并核实备用金余 额是否足够支付,避免出现欠帐和坏帐。这方面各代理公司也是有过一些经验教训的。(PTA 票叙利亚人 欠遣返费 4 万追索案) 11. 污油回收、污水排岸处理费和围油栏使用费 根据有关国际公约,货轮机舱污油和含油污水必须由主管当局指定的接受单位回收和处理,油轮在货 舱内的压舱水必须排到指定的污水处理池进行处理,为防止跑冒滴漏和溢油而污染当地海域,油轮靠泊后 还必须在其周围敷设围油栏。处理单位和设备提供并敷设的单位要根据相应收费标准收取费用。污油回收 的费用要根据实际情况面议,港方设施接受污水的处理费是每吨 2.20 元,围油栏使用费是 1,000 净吨以下 船舶每船次收 3,000 元, 1,000 – 3,000 净吨的船舶每船次收 3,500 元, 3,000 净吨以上的船舶每船次收 4, 000 元。 12. 临时修理费或船用另备件转运费 船舶临时发生故障或机械损坏影响开航时,需要在当地港口进行临时修理,修理的费用可能会比较高。 有的船东会通过直接与修理厂家联系、协商价格并通过其他渠道直接结算费用。船东临时将船用备件空运

来港让代理报关、提货并转送上船的情况也时常发生,及时转递备件上船也是一项十分重要的工作,代理 有时需要委托有报关权的分承包人来完成,要注意及时索要相关费用的备用金(这类费用有时与委托方无 关)。 13. 船舶运输收入税 根据财政部财税字(1996)087 号文的规定, 外国公司以船舶从中国港口运载旅客、货物或者邮件出境, 取得运输收入的承运人为纳税人,船舶代理人为代扣/代收/代缴义务人。税率是运输收入总额的 4.65%,其 中 3%为营业税,1.65%为企业所得税。与我国缔结有协定规定减税或者免税的按照协议规定执行。协定是 指所得(和财产)避免双重征税和防止偷漏税协定,互免海运企业运输业务收入税收协定,海运协定以及 其他有关协定或换文。目前有 75 个海运国家与我国签订有免税的相关协定。 1. 交通费

包括代理和相关查验部门及船员使用交通工具(车、船)所发生的费用,一般情况下都是凭船长签字 确认的发票实报实销,也有通过签订协议实行交通费包干的(主要是班轮和有长期代理协议关系的委托方 或船东)。一些单位在报销车、船费用的时候有水分或猫腻,问题相对较多,委托方颇有微词。代理人要 维护委托方利益,尽管相对来说很难,但仍必须严格审核和把关。有的船东感觉到费用太大且无法控制, 提出让代理实行包干的办法来收取交通费。中远船首先实行了交通费包干制,现已逐步扩大了范围。 2. . 通讯费

通讯费包括代理与船方联系所使用的卫星通讯和 VHF 费用,与委托方以及装卸港代理联系所用的电 话、传真、E MAIL 等费用,与口岸查验部门联网进行申报、传送相关单证的网络通讯费用,船长使用代 理电话或租用代理手机与国内外进行联系的国际国内长途电话费用。代理一般都采用实报实销的办法(每 次通讯都填写计费单当作收费凭证),由于有的船东嫌麻烦或感到无法审核且收费过高,提出采用包干的 办法。 3. 其他可能会发生的费用

除以上所列各项费用以外,还可能会有一些特殊需要的费用和临时发生的费用,如海事处理,抢潮, 港监派船巡逻开道和对装有危险品的船实行监护船监护,非监管区监管费用,边检上船监护,速遣,违章 违规的罚款和委托方临时委托办理的特殊事项所发生的相关费用等,代理应随时根据情况及时追加索要备 用金。

船舶港口使费管理工作现状和需要注意的一些情况: 代理公司接受委托方委托后,代表委托方或船方申请有关港口单位所进行的一切业务活动,对接受申 请的港口相关单位来讲,委托人是代理公司,向代理公司索取报酬和报销费用是天经地义的事。因此,一

旦委托方没有及时预付备用金或预付的备用金不足(包括代理公司估计不足),代理公司就有支付责任而 要承担很大的经济损失风险。由于上述各项收费项目中,很大一部分还要根据实际情况加收夜班和节假日 作业附加费,是否夜间作业和是否在节假日内安排作业又不受委托方/船东或船舶代理的控制,常常会出现 预估过高或过低的情况。而且,在目前竞争形势日趋激烈的情况下,代理公司一般不敢高估,还很难做到 港口使费按时到位。唯一能做的保全措施是尽量掌握了解委托方的资信情况,在迫不得已的情况下采取延 误办理船舶开航手续的办法来向委托方施加压力,直至采取法律留置船舶的手段。但这样一来,今后对这 家公司船舶的代理权很可能就会丧失。 各代理公司对船舶港口使费备用金的管理模式不完全一样。一般情况下,代理公司对建立有长期代理 关系并签订了代理协议的委托方(通常是班轮公司)往往采用由委托方支付一定数额的备用金,船舶离港 后凭代理公司制作的航次结帐单来结算港口使费,定期核对往来帐,帐面余款不足时,通过双方协商后另 外安排汇付一定数额的备用金。委托方一般要求代理在船开航后一个月内向委托方进行单船航次结算,但 由于目前各单位向代理结算费用的时间长短不一(代理公司一般要求有关单位在 7-10 天内结算完毕,但一 直很难做到)。代理公司为防止过早与委托方结算并退还备用金余额后,又有分包方或官方机构来结算费 用而承担经济损失风险,能在船开 45 天内与委托方结算就已经相当不错了。对不定期船舶来讲,备用金的 索要和管理就显得尤其重要,索要数额过高,委托方就会认为这家代理不好而会转而委托其他报价低的代 理公司,有的则会自动扣除他们认为过高估计的数额后将不足量的备用金汇来,要求一旦超支由代理先垫 付,同时承诺如确有合理超额费用,见单并经审核通过后再补汇。遇到这种情况,或者代理本身预估不足 或因遗漏测算而索要金额不足,或者临时发生未能预见到的开支,代理就必须在船开前追加索要,一旦索 要不成或船舶已经离港,追回代理公司垫付的港口使费就会十分困难,甚至还会发生坏帐的情况。这方面 的经验教训在大多数代理公司都发生过。在备用金是否汇达的查询查核方面,代理也常常会遇到一定程度 的困难。往往委托方和船东来电通知某笔备用金已经于某日通过某银行汇出,但代理从自己的银行迟迟无 法得到收妥入帐的确认,再遇到节假日银行休息,判断委托方是否确实汇付了所告港口使费备用金数额是 一件十分困难的事情。目前大多数情况下是让对方将汇款行给汇款人的汇付凭证传真过来,将其作为参考 和判断的依据,但这类凭证往往只是一张打印出来的普通单据,有的还将汇款申请传来,一般都没有银行 印章,很难确定其真伪。代理对委托方的信誉度的了解和掌握成为判断是否放船走的一个重要依据。 在备用金管理模式方面, 国内外普遍采用由船舶代理业务的操作部门 (OPERATION DEPARTMENT) 的业务员(外代内部被称为计划调度,一般在国外小型代理公司内由外勤兼任),负责估算、索要和控制 船舶港口使费备用金,财务部门负责港口使费备用金的收取、支付和结算。任何一笔港口使费的支出,财 务部门要么是根据计划员提供的相关协议审核后支付, 要么根据计划员审核签字后的合法单据审核后支付, 备用金的索要、控制和支付的责任在业务员(计划调度员)。另外一种管理模式是由财务部门指定专人来

负责,由于常会发生控制过严、与营销策略脱节和协调困难(业务部门安排某项工作和发生特殊费用开支 后,不一定能及时通知财务,直到人家来要钱时财务才得知,再向委托方追索就有很大困难)。采用这种 管理模式的已经相对减少了许多,但这一模式的优点是便于相互监督,可以相对有效地防止权力过度集中 造成的渎职情况的出现。 港口使费备用金管理职责中还有一项比较重要的任务就是抵制不合理收费和乱收费现象。目前在国内 许多港口都或多或少地存在不合理收费和乱收费现象,委托方或船东都对此深恶痛绝。作为代理,如果把 关不严,就会失去委托方或船东的信任。把关过严,就会得罪有关分包方或官方机构,甚至也会因此受到 报复而使船期延误,反过来受到委托方或船东的埋怨。如何做到既能守法守纪地把好关,又能灵活变通处 理一些不尽合理的收费是港口使费备用金管理控制者需要钻研的一门大学问。

(三)船舶抵港前安排和作业计划报告

为委托方抓船期(及时安排泊位并节省船期)是计划调度员和外勤最为重要的工作,最能体现代理水 平的高低。因此,单船计划调度员接到任务后,应及时联系船方、港方、货主和其他有关方,事前落实船 舶抵港后的各项作业安排,落实船舶、出口货物的备妥情况和进口货物的接卸准备情况,充分利用自身的 各种优势和关系,安排好泊位和船舶的装卸作业计划。在此基础上,及时做好船舶抵港前作业安排报告书 (PRE-ARRIVAL ARRANGEMENT REPORT)并发送给委托方。报告书的内容应该尽量详实,努力争取 达到委托方的满意,举例如下: ____________________________________________________________________ 船舶航次代理计划书参考样本 To: XX Shipping Company Limited Cc: XX Company From: Operation Department /Penavico XX Date: XX/XX/2003 Re: PRE-ARRIVAL REPORT FOR M.V. “GOLDEN STAR” ---------------------------------------------------------------------------------------We are pleased to receive your e-mail dated 14 , June and contents of which were well not ed. Thanks a lot for your kind agency appointment. To ensure the vessel’s calling smoothly, we have made following arrangements and would lik e to provide below information for your reference:
th

A) Weather Forecast According to local weather forecast and our experience, local weather during 15
th

to 20
th

th

Jun
th

e will be clear and/or cloudy but expected to have one day raining or dense fog on 16

or 17 .

B) Cargo Readiness and Port/Berth Situation We have contacted with local shipper who confirmed that cargo is ready at Beiliang Terminal basis vessel’s ETA Dalian on 15 accordingly (ETB on 18
th th

June, 2003. We have booked the berth at Beiliang Terminal

June).

Please also be kindly informed that according to the port regulation, vessel’s berthing/leaving operation to/from Beiliang Terminal can be arranged in the daytime only. There are two berths in Beiliang Terminal with depth of –12.8 and –13.5 meters respectively. Please confirm if vessel’s laden sailing draft will not exceed 12.8 meters. Cargo is stored in silo and loading will be carried out by computer controlled conveyor belt and directly spread into car go holds by shore loader at both berths. Loading will be continued 24 hours (including Saturday, Sunday and holidays but except raining day and break down of the machinery and computer sy stem which occurred occasionally) at an average speed of 12,000 metric tons per 24 hours. The present port situation is quite congested for maize loading vessels. The lined up vessels for Beil iang Terminal are as follows: M.V. XXX and M.V. XXX now on berth with ETD 12 d 13 n10
th th

afternoon an

noon respectively. M.V. XXX is going to load 50,000 metric tons of maize which arrived o with ETB 12
th

th

and ETD 16 . M.V. XXX arrived 6

th

th

and shifted to anchorage on 9

th

to wait

for berth after discharging part cargo of wheat in another berth. Her ETB have been fixed on/abo ut 13
th

with ETD 18 . M.V. XXX is arriving on 14
th th

th

th

to load 55,000 metric tons of maize and exp

ected to get on berth on 15 other terminals during 11
th

with ETD 20 . There are another 3 vessels going to load maize at
th th

to 20 . Best ETB for m.v. “Golden Star” can be expected on 18

if

all going well and weather permit. C) Cargo and Shipper’s Information Please kindly inform us the main terms and conditions of the Charter Party such as LAYCA N, the minimum/maximum cargo quantity to be loaded (who’s option), the term of the freight pay ment, which kind of bill of lading form shall be used, the carrier’s full name and any other stipul ation shall be typed on the original bill of lading.

As per shipper, cargo will be fumigated on board ship after completion of loading and no tim e loss and extra expenses will be caused to the ship. Please confirm your acceptance. D) Bunkering and Others Please let us know if you need to supply bunker, fresh water, change crew for the vessel or if master needs cash advance. E) Pro-forma Port Disbursement The pro-forma port disbursement for m.v. Golden Star is as follows: (参照公司规定的标准索汇 格式) F) Communication Please note our full styles are as follows: China xx Ocean Shipping Agency Add:xx PIC:Mr. XXX. TEL: xxxxxx ( during office hours 0800-1130, 1300-1700 from Monday to Friday ) AOH: xxxxxxx ( 24 hours duty man ) MB: xxxxxxxx (at any time) FAX:xxxxxxxx Email:xxxx@xxxxxx.com.cn VHF: Cannel 25. If you have any other enquiry, please contact with us without hesitation. Best Regards/Mr. XXX (四)船舶在港期间动态、作业日报 船舶在港期间动态、

船舶抵港后,应及时向委托方发送抵港报告,报告内容应包括船舶抵达港口和下锚(靠泊)时间,抵 港时吃水和存油、存水数量,预计靠泊时间和泊位名称,预计装卸作业开始时间,预计装卸作业完毕时间, 预计开航日期和时间等,暂时无法确定的要说明情况。此后,应该每天向委托方发送至少一次船舶在港动 态日报,内容应包括当日剩余货量,天气情况,装卸作业过程中发生的任何动态、问题和情况(如停工时 间及原因,船损、货损、船员出现的问题、船方借支和邮件送船时间,船用备件转交时间,加油加水时间 和数量等) ,船舶开装、开卸时间和当日作业工班数量,移泊时间和新泊位名称(如有) ,预计作业完毕时 间和船舶开航日期时间以及其他委托方关心的问题或信息等,临时发生的情况和船舶动态发生变化应随时

报。代理业务讲稿附件\ACTION TO AGAINST SARS.doc

(五)船舶开航报告和其他报告

船舶开航后应及时向委托方发送开航报(集装箱船另发 TDR = TERMINAL DEPARTURE REPOR T) ,开航报至少应包括:船舶装卸作业完毕时间,实际装货或卸货数量,开航时间,开航时船舶存油、存 水数量和前后吃水数,预计抵达下一挂港时间,船舶在港期间发生的各种问题和解决情况,代理工作的简 要总结和对委托代理再次表示感谢等。举例如下: _____________________________________________________________________ 船舶航次代理开航报告参考样本 To: XX Company Cc: XX Company From: Operation Department/Penavico xx Date: XX/XX/2003 Re: Departure Report of M.V. “Golden Star” Thanks a lot for your kind agency appointment. We believe this Departure Report will give y ou some brief information about your good vessel. A) Vessel’s Movement Please kindly be informed that M.V. Golden Star completed loading at 1430 hours and sailed at 1600 hours on 20
th

June for Inchon, Korea. Master gave ETA Inchon at 2000 hours on 21st.

Cargo quantity actually loaded is 52,150 metric tons and Master had signed “Full Loaded Certifi cate” to the shipper/charter. At the time of sailing, there were remaining on board fuel oil 250 metric tons, diesel oil 45 metric tons and fresh water 120 metric tons. Vessel’s sailing drafts are F12.2 and A12.6 meters. Fumigation was carried out on board by means of placing medicine in cargo holds after com pletion of loading, so there was no time lost. B) Documentation Chief Mate had put following remarks on the Mate’s Receipt: “shipper’s weight”, “a small am ount of broken maize and mixture was found, ship is not responsible”. Shipper urged us to issue clean bill of lading (copy of which have been faxed to you on 18 ) as soon as possible with a
th

simple LOI issued by they themselves. Please kindly confirm your agreement before tomorrow no on so that we can release it to the shipper before closing of the local bank (at 1500 hours Frida y). Attached herewith please find the copy of cargo manifest and the lay time of statement of fa ct. The originals and other cargo documents will be dispatched to you next Monday by DHL. We have also placed on board one set export cargo manifest and two sets of copy bill of lading. C) Special Recommends As per time sheet, your vessel stayed in this port for 5 days 6 hours and 15 minutes within which there were 8 hours stoppage by raining (intermediate shower). The average loading rate i s about 11,000 metric tons per 24 hours. We are really lucky that we had changed loading berth from Beiliang terminal to Dayaowan terminal because of that we saved 2 days for berth waiting and another vessel on that berth experienced more than one day delay by the breakdown of th e loading machinery. Please also be kindly noted that through our effort and by your agreement, we have saved one tug each for berthing/un-berthing operation by special arrangement and agreement with the p ilots. D) Other Service The ship’s spare parts sent by air from Hongkong have been received and delivered on boar d this morning before vessel’s departure. E) Market Information For your reference, as per shipper, the maize price is going up and the traders are rushing t o catch tonnages for their next shipments. Probably there will be temporary port congestion for e xport maize loading vessels in the end of this month. Thank you once again for your kind agency appointment and hoping to have your good sug gestion and comment to improve our service. Best Regards/Mr. XXX Attachment: A. Notice of Readiness B. Lay Time Statement of Facts C. Cargo Holds Survey Report

D. Draft Survey Report E. Mate’s Receipt with Remarks

对长期委托方,最好还能提供月度/年度报告,或者提供特别报告,以显示专业水平,增加服 务内容和服务深度。特别是接到委托方投诉后,必须开展调查并给予书面答复。代理业务讲稿附件\商务工 作报告 9706.doc

(六)单证、文件的传送或寄送 单证、

船开后应根据委托方的要求及时传送或寄送相关单证和文件(集装箱船一般都由单证部门负责寄送, 散杂货船有的代理公司也由单证部门来寄送) 。传送可以用电子文件传送方式,也可以使用传真方式(包括 通过电子扫描后用 E MAIL 方式传送) 。如需要寄送,重要文件应该用可以查询的方式(如快递)寄送,寄 出后应该通知委托方寄出单证文件的名称、寄出日期、寄送方式和查询号码。所寄出的重要单证文件无留 底的应复印一份存档,以防万一。 由于本人实际从事外勤业务工作的时间不长,相隔年代又比较久远, 由于本人实际从事外勤业务工作的时间不长,相隔年代又比较久远,现仅就本人了解的外勤业务工作 谈谈船舶现场服务所需要注意的一些问题和要点: 谈谈船舶现场服务所需要注意的一些问题和要点: 1. . 勤接到包船任务后,首先必须完全彻底地熟悉了解船舶性质、来港任务、 勤接到包船任务后,首先必须完全彻底地熟悉了解船舶性质、来港任务、作业安排计划和港口

能力、委托方和船方委办事项等一切与本船相关的事宜,提前做好联系、落实、安排。 能力、委托方和船方委办事项等一切与本船相关的事宜,提前做好联系、落实、安排。这是至关重要的一 点。尤其是还没有完全彻底实行一条龙服务方式的代理,必须将有关船舶抵港前的所有来往函电、资料等 尤其是还没有完全彻底实行一条龙服务方式的代理,必须将有关船舶抵港前的所有来往函电、 阅读整理清楚并与计划调度沟通,了解事前联系安排落实的情况。决不能在上船后面对船方一问三不知, 阅读整理清楚并与计划调度沟通,了解事前联系安排落实的情况。决不能在上船后面对船方一问三不知, 不能把自己降低到会说外语的高级通讯员的位置上去(以前曾发生过上错船的笑话) 。对有装卸作业任务 不能把自己降低到会说外语的高级通讯员的位置上去(以前曾发生过上错船的笑话) 对有装卸作业任务 。 的船,还应尽可能详细地掌握货物性能( 及特性 、备妥(许可证、报关报验、存放地、备妥数量、 、备妥 的船,还应尽可能详细地掌握货物性能(SF 及特性) 备妥(许可证、报关报验、存放地、备妥数量、装 船方式等) 接运(直取、过驳、装车捣运、落地、进库、浮吊作业、灌包等) 作业安排(开工时间、 、接运 、作业安排 船方式等) 接运(直取、过驳、装车捣运、落地、进库、浮吊作业、灌包等) 作业安排(开工时间、工 、 、 班数、移泊计划等)等各方面的情况和信息。在实行分段式服务的代理公司, 班数、移泊计划等)等各方面的情况和信息。在实行分段式服务的代理公司,各环节联系往往会出现脱节 和联系不畅的情况,目前大多数外代仍在使用的单船业务工作记录本和单船作业卡片( 和联系不畅的情况,目前大多数外代仍在使用的单船业务工作记录本和单船作业卡片(部分外代已开发了 船舶动态管理软件)在一定程度上可以部分弥补这一缺陷。实行一条龙服务的代理往往可以避免这方面的 船舶动态管理软件)在一定程度上可以部分弥补这一缺陷。 问题,但如果包船人员变化、通讯联络和信息共享得不到保障,会出现更为严重的缺陷, 问题,但如果包船人员变化、通讯联络和信息共享得不到保障,会出现更为严重的缺陷,即当委托方或船 方与包船外勤联系不上转而与公司值班人员或其他人员联系时,会出现一问三不知的尴尬情况。 方与包船外勤联系不上转而与公司值班人员或其他人员联系时,会出现一问三不知的尴尬情况。 2. . 外语口语(听说能力)的培训对外勤来说也十分重要。在这里需要说明一点, 外语口语(听说能力)的培训对外勤来说也十分重要。在这里需要说明一点,外语听说能力并

非指学校考试时测试出来的水平,而是指工作中实际交流、应变和模仿学习的能力, 非指学校考试时测试出来的水平,而是指工作中实际交流、应变和模仿学习的能力,与参加工作后语言环

(两次驾校经历 的笑话) 由于外勤工作的特点, 。由于外勤工作的特点 境、使用频率、自身努力有关。 两次驾校经历,I NOVERMBER YOU 的笑话) 由于外勤工作的特点, 使用频率、自身努力有关。 两次驾校经历, ( 。 所接触的往往是来自世界各地的非正宗英语作为母语的船员, 所接触的往往是来自世界各地的非正宗英语作为母语的船员,学校毕业生中英语口语考试水平高的在外勤 实际业务工作中其沟通能力往往不一定比差的强 由于海运长期低迷不景气, 实际业务工作中其沟通能力往往不一定比差的强。由于海运长期低迷不景气,原来发达国家垄断的海运业 以及高级船员职位越来越多地被发展中国家的船公司和海员所替代, 以及高级船员职位越来越多地被发展中国家的船公司和海员所替代,与这些船员交流所需要的是沟通能 的故事。 力。在法国时法国员工就曾给我讲过一个“I need a deep sea pilot”的故事。此外,外勤应该努力学习 在法国时法国员工就曾给我讲过一个 的故事 此外, 和掌握相关专业词汇。例如,在 VHF 通讯和电话沟通中,需要使用对方能够明确理解的专业用语,否则 和掌握相关专业词汇。例如, 通讯和电话沟通中,需要使用对方能够明确理解的专业用语, 常常会出现误解, 常常会被听错。 是海运通用拼字母用语,但在电话联系时, 常常会出现误解,如 P B T E 常常会被听错。ALFA,BRAVO 是海运通用拼字母用语,但在电话联系时, , 一般人相对熟悉的是用地理名称, 在数字方面, 一般人相对熟悉的是用地理名称,如 AMERICA A,KOBE K,HONGKONG H 等。在数字方面,中国 , , 人用洞、幺来替代零和壹, 替代零。对于会非英语语种的外勤(如日语、俄语、 人用洞、幺来替代零和壹,日本人用常 MARU 替代零。对于会非英语语种的外勤(如日语、俄语、朝语 ,还必须有英语作为第二外语 等) 还必须有英语作为第二外语,否则就不能成为一个称职的外勤。提高外语水平最重要的方法就是实 ,还必须有英语作为第二外语,否则就不能成为一个称职的外勤。 践,多听、多说、多写、多看,不要怕丢面子,外国人绝不会讥笑你的外语水平的,常常还会因为你水平 多听、多说、多写、多看,不要怕丢面子,外国人绝不会讥笑你的外语水平的, 不够高才愿意多与你交流,甚至交朋友。 不够高才愿意多与你交流,甚至交朋友。As a foreigner, no body’s perfect in English speaking, t hat’s for sure, but you don’t have to be perfect to speak in English。 。

码语通讯用字母拼读表 字母 A B C D E F G H I J K L 代号 Alfa Bravo Charlie Delta Echo Foxtrot Golf Hotel India Juliett Kilo Lima 发音 Alfah Brah Voh Char Lee Dell Tah Eck Oh Foks Trot Golf Hoh Tell In Dee Ah Jew Lee Ett Key Loh Lee Mah 字母 S T U V W X Y Z 0 1 2 3 代号 Sierra Tango Uniform Victor Whiskey X-ray Yankee Zulu Nadazero Unaone Bissotwo Terrathree 发音 See Alrrah Tang Go You Nee Form Vik Tah Wiss Key Ecks Ray Yang Key Zoo Loo Nah-Dah-Zay-Roh Oo-Nah-Wun Bees-Soh-Too Tay-Rah-Tree

M N O P Q R 小数符

Mike November Oscar Papa Quebec Romeo Decimal

Mike No Vember Oss Cah Pah Pah Keh Beck Row Me Oh Day-See-Mal

4 5 6 7 8 9 句号

Kartefour Pantafive Soxisix Setteseven Oktoeight Novenine Stop

Kar-Tay-Fower Pan-Tah-Five Sok-See-Six Say-Tay-Seven Ok-Toh-Ait No-Vay-Niner Stop

通讯常用术语及短语: 明语 VHF 通讯常用术语及短语: Please use the standard Marine Navigational Vocabulary- 请用标准航海用语 CallingOverOutThis isPlease spellGo aheadSay againStand-byInterruptionCorrectionMistakeRepeatAffirmative-(Yes)Negative-(No)How do you read me?I read you loud and clearI cannot read youMayday Mayday Mayday-

3. .

由于历史形成的原因, 外代过去还常常需要向首次临时来港且缺少航行资料的船舶发航道通知 由于历史形成的原因,

(进港、老铁山水道、琼州海峡、长江南水道等)以及其他临时航行通告(军事演习、导弹发射禁航,沉 进港、老铁山水道、琼州海峡、长江南水道等)以及其他临时航行通告(军事演习、导弹发射禁航, 船位置等) 一些外代仍在继续这样做。原则上讲,这项工作是船东和港监的职责范围, 。一些外代仍在继续这样做 船位置等) 一些外代仍在继续这样做。原则上讲,这项工作是船东和港监的职责范围,但作为称职的代 。 理,做了也是理所当然的。但起草并发出的这类通知和通告必须经过港务监督的审核认可,翻译不能出错, 做了也是理所当然的。但起草并发出的这类通知和通告必须经过港务监督的审核认可,翻译不能出错, 以免酿成大祸,承担重大责任。代理业务讲稿附件\Service Guide 港口指南 港口指南.doc 以免酿成大祸,承担重大责任。代理业务讲稿附件 4. . 现场服务和协调工作。 外勤现场服务的方式基本上可以分为两种, 驻船服务和定时、 有事服务。 现场服务和协调工作。 外勤现场服务的方式基本上可以分为两种, 驻船服务和定时、 有事服务。

一般对特种船舶和特殊泊位的船舶可以采用驻船服务方式。例如:大型旅游观光船(散客) 远离办公地 一般对特种船舶和特殊泊位的船舶可以采用驻船服务方式。例如: 大型旅游观光船( 散客) ,远离办公地 , 采用驻船服务方式 点的油轮或其他随时进行船岸协调沟通(包括翻译)的船舶,锚地或浮筒作业船舶,在非监管区、 点的油轮或其他随时进行船岸协调沟通(包括翻译)的船舶,锚地或浮筒作业船舶,在非监管区、非传统 作业区域内进行作业的船舶等,常常需要外勤驻船服务。 驻船服务过, 作业区域内进行作业的船舶等,常常需要外勤驻船服务。本人曾在 QE2 驻船服务过,还曾经常在油轮驻 船服务。随着通讯方式的现代化和便利化,越来越多地采用了定时和有事服务方式, 船服务。随着通讯方式的现代化和便利化,越来越多地采用了定时和有事服务方式,但必须保证通讯联络 畅通。代理业务讲稿附件 总经理致辞.doc 外勤现场服务应该采用主动服务方式,只做被 外勤现场服务应该采用主动服务方式, 畅通。代理业务讲稿附件\Service Guide 总经理致辞 动服务的外勤不能说是好外勤。外勤必须认真站在委托方和船方立场上来考虑问题,事前详细计划安排, 动服务的外勤不能说是好外勤。外勤必须认真站在委托方和船方立场上来考虑问题,事前详细计划安排, 做好各方面准备,主动提出问题、建议和方案,为委托方和船方排忧解难。 做好各方面准备,主动提出问题、建议和方案,为委托方和船方排忧解难。适当时机还要通过合理方式向 委托方和船方介绍自己所做的努力及所取得的成果。此外,现场协调能力也是外勤必须具备的素质。 委托方和船方介绍自己所做的努力及所取得的成果。此外,现场协调能力也是外勤必须具备的素质。往往 船岸发生争议需要外勤出面协调,协调能力强的外勤往往会在短时间内使问题得到解决, 船岸发生争议需要外勤出面协调,协调能力强的外勤往往会在短时间内使问题得到解决,这点同样需要经 验积累和培训。在现场服务过程中,常常会遇到同时受委托方授权委托或同意来船、到现场工作的船东、 验积累和培训。在现场服务过程中,常常会遇到同时受委托方授权委托或同意来船、到现场工作的船东、 会遇到同时受委托方授权委托或同意来船 船员配置或管理公司、租方、买方、保险、检验、海事调查的代表或相关人员, 船员配置或管理公司、租方、买方、保险、检验、海事调查的代表或相关人员,外勤应尽量争取了解掌握 他们所代表的利益方,确认是否得到了委托方的授权或同意,争取协调好与他们的关系。 他们所代表的利益方,确认是否得到了委托方的授权或同意,争取协调好与他们的关系。对委托方派遣来 的代表、监装监卸人员,要积极配合他们的工作并适当提供服务,不要与他们争功( 的代表、监装监卸人员,要积极配合他们的工作并适当提供服务,不要与他们争功(争取与他们协调后再 向委托方报告有关信息) 外勤在处理这类问题的过程中,一定程度上必须学会 看人下菜碟 。外勤在处理这类问题的过程中 看人下菜碟” 向委托方报告有关信息) 外勤在处理这类问题的过程中,一定程度上必须学会“看人下菜碟。但在涉及国 。 家利益、公司利益等大是大非的原则问题上,必须站稳立场,坚持原则。 家利益、公司利益等大是大非的原则问题上,必须站稳立场,坚持原则。 5. . 外勤提供现场服务需要明确自己的地位和立场,了解自己的授权行事的范围,不要越权办事。 勤提供现场服务需要明确自己的地位和立场,了解自己的授权行事的范围,不要越权办事。

个别外勤往往单纯地认为自己就是为船长或船方服务的,这种认识是不全面的。 个别外勤往往单纯地认为自己就是为船长或船方服务的,这种认识是不全面的。外勤首先要明确其首要任 务是为委托方服务,而船长和船员所代表的利益往往并非一定就是委托方。当双方服务对象不同时, 务是为委托方服务,而船长和船员所代表的利益往往并非一定就是委托方。当双方服务对象不同时,尤其 需要谨慎行事,在尽量满足船方要求、为船方办事的基础上,如遇原则问题和有重大利益冲突时, 需要谨慎行事,在尽量满足船方要求、为船方办事的基础上,如遇原则问题和有重大利益冲突时,必须掌 握原则,及时与委托方沟通,采取恰当的方式来解决问题。自己判断有困难时,应及时向领导请示报告, 握原则,及时与委托方沟通,采取恰当的方式来解决问题。自己判断有困难时,应及时向领导请示报告, 不能无原则迁就船方。 举例说明:韩国夺船案,韩国船员减速装船案,苏联船员酗酒闹事案,苏联船长 不能无原则迁就船方。 举例说明:韩国夺船案, 韩国船员减速装船案, 苏联船员酗酒闹事案, (举例说明 ( 酗酒拒签提单拒开船案) 酗酒拒签提单拒开船案) 6. . 确定服务标准,进行规范服务。外代有 八要八不要 代理业务讲稿附件\八要八不要 八要八不要”代理业务讲稿附件 八要八不要.doc 和“船 确定服务标准,进行规范服务。外代有“八要八不要 代理业务讲稿附件 八要八不要 船

舶动态联系考核标准”等一系列服务标准。对船代整体服务来讲,除对委托方服务之外, 舶动态联系考核标准 等一系列服务标准。对船代整体服务来讲,除对委托方服务之外,在间接服务方面 等一系列服务标准 也要加强,也要尽量为关联客户提供便利措施(一站式服务、在线服务、窗口服务等) 也要加强,也要尽量为关联客户提供便利措施(一站式服务、在线服务、窗口服务等) 对有特殊要求的 。

客户则按要求制定特殊服务规范。代理业务讲稿附件 外勤特工序检查单 外勤特工序检查单.doc 遇到投诉要及时落实处理。 遇到投诉要及时落实处理。 客户则按要求制定特殊服务规范。代理业务讲稿附件\外勤特工序检查单 1. 重视安全和保密。安全包括外勤的自身人身安全,也包括船舶、船员和现场作业安全。代理、

工人、船员在工作中造成落水、掉舱、窒息、中毒、遭遇火灾等工伤事故的情况时有发生,因此注意安全、 掌握了解安全知识是十分重要的。船舶安全包括航行、防火防爆、防污染、防偷渡、防盗抢、防台等许多 方面,最近又增加反恐。代理应该了解这方面的知识,协助船方和有关方面做好各项安全工作。特别是在 特资、油轮、LNG、LPG 船、危险品运输船等特殊船舶的代理现场服务过程中尤其要注意。代理业务讲稿 附件\2000 防台.doc 通过 http://www.npmoc.navy.mil/jtwc.html 或 http://tenki.jp/点击“台风情报来查阅即时 天气预报。 2. 重视办理船舶装卸作业相关手续。对来港进行装卸货物作业的船舶,外勤应按照公司规定的工

作程序及时办理相关手续。卸货船要及时收集整理并与船方核对补齐卸货单证(进口货物舱单、分舱单、 货物积载图、危险品清单、重大件或特种货物清单、提单副本等) ,船图必须有船方签字,一般还需要翻译 成中文并加注船方对卸货作业的相关要求,及时将上述单证分发给装卸和理货公司。装货船要及时将装货 清单送交船方并协助船方尽快编制好装货船图,然后将装货清单和船图分发给装卸公司和外理按图作业。 船图必须由船方签字,要协助船方将装货作业的各项具体要求及预计装货完毕的船舶前后吃水标注在船图 上(外文编制的船图一般还需要翻译成中文) 。提前向船方核实货舱备妥情况,督促船方及时安排验舱(特 别是装运法定验舱的货物)和宣载(对有增减量选择的散货) ,落实是否需要岸上工人铺垫、隔票或加固, 是否备妥相关材料等。船舶开始装卸作业后要每天与船方和相关单位沟通,了解作业进度和协调解决装卸 作业中出现的问题。外勤应该努力学习与船舶、货物、配载及装卸货物作业相关的专业知识,在工作实践 中不断提高业务能力。只有具备专业知识的外勤才能成为合格的外勤,才能为船方提供相应的优质服务, 决不应该满足于当一名高级通讯员。 3. 要注意培养和提高自己的个人素质,坚持诚信原则,决不能见利忘义。要了解不同国籍外国人

的不同思维方式,西方发达国家的人(特别是美国人)喜欢直来直去,要求你答复“YES”OR“NO” 不愿意 , 听“考虑考虑”研究研究” 你打了保票就必须兑现,所以最好不要轻易打保票,应该把实情告诉他(丑话说 “ , 在前) ,不要玩政治家常玩的 NOT YES NOT NO 的游戏。一次外国人生气后说 We are not playing the same game 的话,实际上是对不守规矩,不讲信用,捣糨糊的做法极度不满的表达。东方人普遍讲究礼 仪,客套,但办起事来比较复杂,常常需要费很大周折和耗时间。外勤在日常工作中还要注意个人形象, 有针对性地开展工作和对话。德国人和日本人守时、认真仔细,讲究严密和服从,讲究在职权范围内行事, 法国人散漫、开朗、乐于助人、讲究享受,工作效率不高,美国人傲慢、独立、无组织无纪律。 4. a) 需要外勤办理的部分业务工作介绍 接受船舶装卸作业备妥通知书

通知书(NOTICE OF READINESS)是承运人向被承运货物的相关利益方或协议对方证明自己已经 按照相关协议履行了规定义务的一个书面文件记录,常常涉及到滞期速遣、租船合同、买卖合同和其他协 议的执行和费用计算,通常会牵涉到船、租、港、货等各方面的经济利益。即使没有这类协议的约束,船 方为保护自己,也常常会向代理递交通知书。原则上讲,通知书应该是船方通过代理向协议对方递交,由 协议对方签署确认后通过代理交回船方。例如,船方通过代理与港方签订了船舶滞期速遣协议,船方向港 方递交通知书,代理经港方授权后代表港方接受并签署通知书。在国内实践中,这种情况已经越来越少。 船方递交通知书后,代理往往无法向货方或租方转交(找不到接受方或对方不肯签署接受) ,因此只好由代 理签署。这种情况下签署不是接受,只是证明船方试图递交过。本人认为,代理在这种情况下只能代表委 托方签字作一个证明。N/R to be accepted as per relevant C/P or agreement. As ship’s agent ___

________.或者 As agent for xxxxxx (委托方)___________. 目前,在大多数情况下,由代理签署的 通知书即使没有得到协议对方的授权,协议对方往往也给予了认可。还有部分情况是通知书完全没有用, 船方只是为有备无患才向代理递交的。 如协议对方(港方、租方或货主)书面委托代理根据相关协议(必须向代理提供相关协议副本或相关 条款摘要)接受并签署通知书,代理则应根据协议对方提供的协议或条款摘要规定的条件签署接受通知书, 否则代理在代表船方或委托方签署证明通知书递交情况时,应该掌握以下基本原则:通知书只能在船舶抵 达港内(公布的港界线内)后递接(一般是下锚后) ,通知书一般情况下应该在船舶通过卫生检疫(包括电 报检疫)后递接,通知书递接时,船舶必须处于适航和适装/适卸状态,通知书递交和接受时间应争取尽量 保持一致,有 LAYCAN 时间限定的应在 LAYCAN 范围时间内递接,对协议有规定在 OFFICE HOUR 内递 接的要在当地法定办公日和办公时间内递接。原则上讲,装货船舶应该在验舱通过后才可以递接,但由于 验舱往往需要在船舶靠泊后进行,船舶在锚地等候时间怎么计算就会产生争议。通常的做法是通知书递接 不考虑验舱是否已经通过,只在时间表上注明验舱时间和全部装货货舱验舱最后通过时间,在计算时将验 舱开始(如未获通过)至最后获得通过之间的时间扣除。 一般情况下船方往往需要代理准备通知书格式供其使用。代理准备这类格式时,要注意必须包括以下 内容:递交对象、地点、日期、船名、抵达港口的名称日期、检疫通过时间和日期、船舶已经备妥装运/卸 下的货物名称及数量、通知书递交的时间和日期、通知书接受的时间和日期、船长签字和接受方名称及签 字。通知书应该一式多份(5 至 7 份) ,一般要交船方和委托方各 2 份,代理必须留 1 份,另外的交协议对 方(如有) 。 b) 编制船舶装卸作业时间事实记录

凡船方递交通知书的船舶或委托方有要求的船舶都必须编制船舶装卸作业时间事实记录(简称时间 表) 。编制时间表有以下注意要点:记录必须实事求是、详细和正确;日期时间必须连贯,不能出现空挡;

天气影响的时间记录要有一定依据;使用文字应当精练、清楚、确切和尽量争取统一;提前经常与船方及 有关方记录进行核对;船方加批影响到责任和时间表本身内容所记载的事实时不能接受加批;签署时要明 确身份(As agent)等。详细做法参照公司规定的相关工作程序和要求。 时间表一般需要编制一式 5 至 7 份, 船方和委托方各需要 2 份, 代理至少留 1 份, 余下给协议对方 (如 有) 。 c) 船员医疗、遣返工作

船员调动(更换船员的上、下船手续和遣返) 、船员日常就医和紧急伤病船员的抢救是外勤工作范围内 的一部分,对规模相对大一些的代理公司,往往设立一个专职部门来经办此项业务。在日本,船员遣返工 作只能由移民局指定的船员服务公司(JAPAN CREW SERVICE COMPANY)独家经营。 从事这项工作的外勤或专职人员必须具备相应专业知识和外语能力,一般需要经过一定程度的培训。 作为称职的代理,预先应该考察并选择好当地几家合格的医院和旅馆(合格的分承包方)来为船员服务, 防止出现经办人员临时随意选择医院和旅馆造成服务质量达不到委托方要求的情况出现。 船员调动往往会涉及到船员的上船和下船,进境和出境,因此必须充分掌握了解有关的法规。要注意 落实或办理入境外籍船员的签证手续,需要事先办理入境签证的应按照总公司规定程序报请总公司,由总 公司向国外发出邀请函,来华船员本人凭邀请函到当地中国使领馆办理签证,对可以办理落地签证的,要 事前与当地公安局外事部门沟通落实并通知对方办理落地签证的地点和办法。出境外籍船员要注意办理必 要的离船及过境签证手续。船员上下船前要办理好边防查验手续和海关申报手续,上船船员数多于下船船 员数时,要注意符合船舶安全定员标准。船员变动后,在办理船舶出港手续时必须向口岸查验部门提交新 的船员名单。中国籍船员更换后要提醒相关船员到边防办理出海员证出入境签章手续。 提出船员更换申请的一般是船长或原船东,或者是船员配置管理公司(Manning) ,不一定是委托方。 因此,接到船员更换申请后必须估算费用并落实由谁来支付,如得到委托方通过港口使费备用金结算的确 认,则需及时与使费主管人员联系,以便及时增加索要使费备用金。如委托方不予确认,则要及时向相关 公司索要备用金,必要时可让船长以现金支付方式来结算。如时间来不及,需要公司大额垫付费用时(主 要是机票和旅馆费) ,必须请示公司主管领导,得到批准后方可办理,防止出现呆帐或坏帐。 安排船员日常就医和紧急抢救伤病员是代理的一项重要义务,特别是抢救伤病员,必须做到争分夺秒 地开展抢救工作。需要注意的是:船员发病后有传染病体征的或船员死亡,应立即报告当地卫生检疫机构; 安排船员就医或抢救时要取得船方书面签字的申请(当时来不及办的要尽快补办) ;船员需要做大手术,医 院要求家属签字的要尽快联系船东取得家属或船东授权;发生外籍船员死亡事故要及时向总公司和当地公 安部门汇报,一般都必须接受强制的死亡原因法医鉴定;尸体处理方式或运送方式必须取得家属(或船东) 书面同意,还要得到卫生检疫机构的批准;一些国籍的船员死亡还需要与该国驻华使领馆联系。死亡船员

的处理还必须注意尊重与该船员国籍、民族相关的风俗习惯。 出现预料之外的船员医疗费用或死亡船员处理费用时,应及时估算费用并通报公司主管领导和船舶港 口使费主管人员,及时向有关方索要或追加索要港口使费备用金,但原则上不应该影响对船员的救治工作。 对欧美等发达国家国籍的船员,船东往往为船员在大型国际性的保险公司投了高额人身伤亡险,常常可以 通过国际救援中心来处理,一旦国际救援中心接受委托,抢救安排和费用结算往往都可以由其直接安排处 置。 d) 大副收据、提单和其他单证的现场处理(包括随船带证)

货物装船后,由大副签署大副收据后转发货人,发货人凭以找船长或代理公司换取正本提单。大副收 据签署流程有以下两种情况:发货人将货物送交港方时将大副收据一起交给港方(一般是港方仓库理货接 收) ,港方在装船时将大副收据交给外轮理货,外理在货物装船后让大副签收货物,再将大副签字过的大副 收据交还仓库理货,仓库理货退还发货人,发货人凭以到代理公司换取正本提单,如由船长签发提单,货 主则将大副收据交代理,外勤在开船前让船长签发提单(大副收据不交给船长) ;散装货物(包括油轮)不 需要理货,一般由货主直接派人上船或通过代理找大副签署,签署后送交代理(也有的让外勤带回公司) 换取正本提单,如由船长签发提单,则由外勤在开船前让船长签发正本提单(大副收据不交给船长) 。 大副在货物装船时会对货物外表状况和实际装船数量进行检查和核对,一旦大副认为已装船的货物有 品质或数量问题(或者担心有问题) ,往往会在大副收据上加批注。一旦加了批,原则上正本提单也应加上 同样内容的批注,而加了批注的提单就可能成为不清洁提单从而将影响货主结汇。因此,货主一般不会同 意大副加批,从而产生争议。外勤在代货主让大副签署大副收据时一定要十分小心,事前落实大副是否准 备加批和加批的内容,及时通知货主,得到货主确认后方可让大副签署和加批。 外勤在协调处理加批争议时,应站在公正立场上做好对双方的说服工作。对货物品质数量确有比较严 重问题的应建议货主换货,对承运人在提单条款中已经明确免责的批注,应动员大副不予加批(强调条款 和批注内容重复,没有实际意义) 。对非加不可的,则应协调批注内容,尽量采用双方都能接受的语句,与 船长联系加批后凭保函签发清洁正本提单的安排或及时通过计划调度与委托方报告沟通,做出签发清洁正 本提单的相应安排。要尽量把工作做在前面,防止完货后再争议而影响船舶开航的情况出现。为防止风险, 作为代理,原则上任何已加批的大副收据需要换取清洁正本提单(船长签发提单的除外)都需要得到承运 人(委托方)对保函方式和内容的确认,防止发生因侵权行为成为被告的情况出现。对保函格式和内容审 查必须严格执行公司的规定,要认真审查担保人的地位、资格和资信,格式必须规范,用词要得当,必须 加盖相应的公司正式公章,必须是正本原件。大副收据和正本提单的复印件以及相关的保函必须妥善保管, 以备日后查询。船长签发提单时,应由外勤统一交船长签发并将签署好的正本提单全部带回代理公司,由 计划调度或相应签单部门交给发货人,防止出现他人(货主)直接从外勤或船长那里取走正本提单的情况

出现。 船长签发正本提单时(尤其是使用外代无抬头格式提单的) ,应让船长用钢笔签字并加盖正式船章。 如发货人需要委托船长随船带交文件的(随船带证) ,应提前做好准备工作,在送交船长前,核对文件 名称和数量并索要带交文件清单和带交对象名称地址(包括联系方式) ,交给船长时应让船长当面核对并签 署收据。 e) 各种检验

外勤应根据船舶装卸货物的种类,及时提醒船长安排各类检验。检验包括: 货舱适装检验(验舱) 、货舱货物卸尽检验(油轮干舱检验) 、船舶水尺公估(计量) 、货舱密封性能检 验(水密检验) 、货损检验(验残) 、货物品质检验、船损检验、船舶适航检验、船用设备检验(包括临时 和定期) 、货物重量检验和尺码丈量等。船方负担费用的检验应取得船方书面申请,检验证书要及时送交船 方或委托方。 f) 压舱水数量要求及其排放

对空驶来港的船舶,港监和引水为保证船舶具备安全操作性能,一般都要求这类船舶至少保有船舶载 重吨位四分之一数量的压舱水。而国际公约和港规对压舱水排放都有明确规定,排放前必须向卫检和港监 申请,批准后才能排放。对有专用分隔压载水舱的船舶,压舱水一般相对来说是干净的,只要压舱水不是 来自疫区,往往在送交样品检验后可以获准直接排海。对未获批准的,有的可能采取消毒处理后直接排海, 有的则需要排放到岸上污水处理设备中去,这两种处理方式都会产生费用,应取得船方排放压舱水的书面 申请并及时通报给财务主管港口使费备用金的人员,以便及时索要相关费用。 g) 船舶熏蒸和货物在船熏蒸

一些老旧船舶因卫生状况太差,鼠虫害严重,卫生检疫机构就可能下令对船舶进行熏蒸或除鼠除虫作 业。一旦需要对船舶进行熏蒸,往往会发生较高数额的费用,包括专业熏蒸队的人工费和药费,船员离船 上岸的住宿和伙食费,船员离船、换班和返船的交通(拖轮)费用,安全值班用的监护拖轮费用等等。因 此必须尽快与委托方或船东联系落实使费备用金。为保护委托方利益,对可熏可不熏的,应尽量争取采取 除鼠除虫作业来代替熏蒸。船舶在锚地熏蒸时,为确保港口和船舶安全,港监一般会要求留一定数量的船 员在船值班监护,要配合熏蒸队向留守值班的船员进行安全措施的培训和说明,防止出现人员中毒事故。 熏蒸结束后要进行必要时间的散毒,外勤陪同船员返船时必须注意个人防护,防止出现安全问题。熏蒸结 束后应及时将熏蒸证书交给船方并寄送给委托方。 船舶载运进出口粮食、木材等货物时,有时需要在船舶靠泊前或离港前,在船对货物进行熏蒸。这类 熏蒸一般由货主安排并支付相关费用。这种情况下,往往需要得到船方的同意和配合,外勤应积极配合货 主做好船方工作,包括思想工作和各种解释说明工作,必要时还需要由货主给船员一定的经济补偿。

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船舶吨税的申请

船舶吨税是海关代交通部对进出中国港口的国际航行船舶征收的一种税,税款主要用于港口建设维护 和海上干线公用航标的建设维护。征税对象、费率和办法参本讲义第三条第 4 款。作为外勤,在第一次登 船服务时,必须落实船方是否持有有效的吨税执照。如无,则让船方立即填写书面吨税申请书(核实确定 所申办的吨税证书期限,90 天期,还是 30 天期) ,要在单船作业记录本上作好记录并在开船提醒事项栏内 做相应提醒标记。申请应及时送交海关并取回缴税通知单转公司主管港口使费控制的人员。海关出具吨税 证后要及时取回并在开船前送交船方。如船方持有有效吨税执照,则应在单船作业记录本上记录其有效期 限,到期时船仍然在港作业,应及时提醒船方申请办理新的吨税执照。 船方持有台湾当局签发的有效期内吨税执照的,海关将予以认可,但一般不得在吨税执照上出现不能 接受的妨碍统一的政治性词语。租船的吨税一般由租家出钱交纳,租期结束时吨税执照仍然有效的,一般 租家都要求代理替其收回。有时,船东或下一租家需要利用原有的有效吨税执照,双方往往会达成协议, 以半价将有效吨税予以转让,外勤应给予配合。 i) 船舶加油、加水和伙食物料供应安排

船舶需要加油、加水的,应该尽量提前落实安排。凡船东或委托方通过与供油商达成协议安排的加油 (协议户加油) ,外勤要负责联系落实加油数量和加油地点、时间。通过代理付款的加油,因加油款往往涉 及金额很大,故必须在款项落实后才能给予安排。 随着国民环保意识的加强和国家对环保工作的日益重视,港监对船舶加油的监管力度不断加强。因此, 外勤特别需要注意提醒船方,船舶加油前必须向港监主管部门提交加油申请,加油前船方必须采取规定应 该采取的防止跑冒滴漏油的相关措施。一旦发生溢漏油事故,要立即向港务监督报告并采取适当措施防止 或减轻对海域的环境污染。 外勤联系供油或伙食物料供应商时,必须联系公司确定的分包方,严禁私自联系没有合法经营权的个 体户或私人关系户。需要通过公司结算的各项供应工作必须事前与财务负责港口使费结算的人员联系,确 认备用金到位情况和可使用供应费用的额度。a) 船方邮件和船用备件的转运和交付

尽管船方邮件已经越来越少,但外勤仍应给予高度重视。第一次上船和以后每天上船前都必须检查是 否有船方邮件需要送船。船方如需要向外寄送邮件,应填写邮寄委托书,注明邮寄方式(快递、挂号或平 信) ,回公司后应及时办理并做好记录,便于日后查询。 国外向船方空运船用备件时,为防止不必要的延误,应提醒发送方需要注意的地方。备件交船时,要 由船方书面签收并将送交情况及时通报给发送方。举例说明需要提请备件发送方注意的要点如下: Key Points on Forwarding of Ship’s Spare Parts to XXXXX Dear Sirs,

If you need to send ship’s spare parts to your vessel at XXXXX care of this company, you are kindly requested to note following key points to avoid any delay on the delivery of them: 1.Please make sure that the receiver’s name and address should be fully and correctly writt en as: To: master of m.v. “xxx” c/o China XXXXX Ocean Shipping Agency, Room 1111, 11
th

Floor,

XXXX Building, No.X XXXXX Street, XXXXX, China 111111. Tel.. 0086-111-111111, 111111 ext.111, mobile phone 111111111 Fax. 111111. Please never omit Master of m.v. “xxx”, otherwise such sp are parts will be treated as import cargo and it may fail to pass through custom declaration or to pay extra custom duty. 2. The destination should be XXXXX. Please never arrange any spare parts to other Chinese city such as XXXXX or XXXXX. Because of that we have no way to pick up spare parts in oth er Chinese city as per custom regulation. 3.If you failed to arrange your spare parts by direct flight or sea freight to XXXXX, please t ry your best to avoid in transit in a Chinese domestic airport. Spare parts in transit at Korea / J apan / Hongkong where have direct flight service to XXXXX, will be quicker than in transit at XX XXX. It is very often that the spare parts were seriously delayed at XXXXX and tracing is also v ery difficult. 4.When you send any spare parts to your vessel c/o us, please fax us immediately the air waybill or sea B/L, packing list, commercial invoice, non-wood packing materials declaration and t he originals must be sent to us together with your spare parts. If they were packed by wooden material, the declaration of non-conifer wood packing material or official fumigation certificate must be available for plant quarantine. 5.Normally, after spare parts arriving XXXXX, we need two working days to finish all formali ties (plant quarantine, custom declaration and delivery formality of the air port etc.) before we se nd them to the vessel. The local officials are not working in Saturday, Sunday and Holidays. Ple ase reserve sufficient time to allow us to finish relevant formalities. 6.If there is any dangerous cargo or heavy/over gauge cargo (over 80kg/piece, over 1 cubic meter/piece) please let us know before hand. There are few local connecting flight service can carry said cargo, it means they need longer transit time. b) 船方借支

船方借支(CASH ADVANCE TO MASTER)是船舶抵港后,船员需要向船长申领部分薪金,船长通

过代理借支一些当地货币,以供登陆后消费使用的款项。开船前船员将剩余的当地货币退还船长,船长再 退还代理,差额部分就是船长借支数额,代理通过船舶港口使费帐与船东结算,船东再从各船员工资中将 实际借支款扣除。 有时候船东通过汇款给代理转交船长向船员发放工资或在船员离船前结算工资,往往也按照船方借支 方式处理。这类借支往往是外币借支。 目前外汇交易相对便利,因此,当地货币的船长借支情况相对比以前减少了很多。 各地外汇管理部门对以外币方式的船长借支现在控制得越来越严,一般需要代理在从银行提取外币现 金前向外汇管理机构提供船东关于支付船长借支的书面指示和国外银行的汇款证明,还要有当地银行的外 汇入帐记录。因此需要尽量提前落实船长借支的数量并让委托方尽量提前安排汇款,外勤也要及时向财务 了解情况并催促准备借支款,否则会发生船到后无法从银行提现,船开前不能将船方借支送交到船长手里 的情况。 外勤在送交船方借支给船长时,应该准备一式四份的借据让船长签收。借据应该打上船名、日期和借 款数额和货币种类,借款数额必须分别打上大、小写。用英文表示的大写数额要注意核对,不要写错。签 收时应该让船长签字并加盖船章。签收后的借据给船长 2 份,交本公司财务一份以便据此与船东结算。另 外一份借据要留在单船档案中备查。要注意及时将借据交回财务来核销自己从财务提款时所签的借条,曾 经发生过外勤遗忘或弄丢借据,船东不能确认而由外勤承担损失的情况。 提取和送交大额船方借支时必须注意安全。一是要注意保密,不要让外人或太多人知道,二是提款和 送款时要用车并需有另外一人随行保护。 以当地货币支付的船长借支使用余额一般会在开船前退还代理,因此凡有船长借支的船舶,外勤应在 单船记录上做好记录并在开船应办事项提醒栏内作好提醒标记, 在办理船舶出口手续时不忘办理退款手续。 退款单也是一式四联(以前是五联,其中一联要报海关) ,外勤清点完退款数额后要仔细核对退款单上所列 大小写退款数额,核对无误后外勤在退款单上签字,将签字后的 2 份退款单交给船方,剩下 2 份中的一份 随退款一起交给公司财务(交款应由财务签收) ,另一份留在单船档案中备查。 外勤还应将送交船方借支和收回退款的日期、数额等情况在单船作业记录本上作好详细记录。 c) 需提请船方注意的其他事项

经营于国际航线上的中国籍船舶如要承运国内运输业务必须有兼营证,要向海关申请并办理好有关手 续后方可临时脱离国际航线。船舶因修理等需要临时驶往非海关监管区应事前向海关、边防申请并办理有 关手续。 代理还应提醒船方:杂货船承运散装货需要有适装证书,拖带作业必须要有拖带证书,装运危险品需 要事前向港监申报,船舶在船动火、烧焊、放救生艇、加油、拆卸主机等作业前,应向港监申请,获准后

才可以进行相关作业;非客运船舶临时搭客,必须向港务监督和边防提出申请,港监将根据船舶额定安全 载员数核实该船符合载客条件后决定是否批准;从国外来的进口船舶,应在检疫通过和办理完边检、海关 进口申报手续后方可允许人员上下船 (包括装卸工人) 和进行装卸作业; 装运需要法定验舱的出口货物 (如 粮食等)的船舶,必须在验舱通过后才可以开始装货;外籍船员必须凭登陆证(LANDING PERMIT)离 船上岸并按规定时间返船,需要在岸上留宿的必须事前办妥留宿手续;船员家属上外籍船舶必须到边检办 理登轮证,在船留宿的另要办理在船留宿证;中国籍船员离船或上船必须到相应边检和海关办理出入境签 证手续和海关申报手续;外籍船舶要在港内挂满旗或鸣笛来庆祝本国节庆,事前需向港监申请。还有一些 其他需要提醒船方注意的地方法规等就不一一列举了。 d) 出现货损、船具损坏、工伤等情况时的现场协调处理

船舶在装卸作业过程中,有时会出现事故,对船舶本身或所载货物造成损害,甚至对人员造成伤害。 发生事故后船方往往需要外勤到现场进行协调处理。造成这类事故的原因可以分为船方人员疏忽、船方设 备或装卸索具有缺陷或有潜在缺陷、岸上工人疏忽或操作不当、码头设备有缺陷或有潜在缺陷、货物本身 缺陷或货主申报不实、人力不可抗拒的自然原因等。 外勤在协调处理上述情况时,应配合公司专职海事处理的人员或独立开展相关工作,详细了解事实经 过并争取取得双方对事实经过描述的书面材料,协助双方取证,尽快报告上级领导并通知委托方,建议船 方尽快安排损坏检验并采取适当措施防止损害的扩大,根据委托方或船方的申请通知相关的保险人或其代 表机构。协调处理事故时应站在公正的立场上,尽量了解掌握第一手材料,认真听取双方陈述,开始阶段 不要轻易表态,努力说服双方不要采取情绪化的现场争论,建议双方以收集证据为主要工作方向,将判定 责任的工作留给专业人士去做。如有人员伤亡,应首先安排抢救伤员,发生死亡事故的要及时报告上级领 导和相关单位(公安局和卫检) 。船舶受损影响适航性的要及时报告港监并安排修理,修理后要安排船检进 行修复检验。 e) 期租船的交/还船和停/复租

委托方要求办理期租船交/还船手续时,应有书面委托并要求委托方提供相关租约或相关条款,至少要 明确交/还船地点,日期(期限,包括消约期) ,对货舱状况的要求,存油存水量规定,是否需要进行船况 检验等。弄清情况和明确关系后,应认真妥善安排各项工作,按总公司规定格式准备交/还船证书,提前或 在实际交/还船时代表委托方签署交/还船证书。续租时,因存油水量不变,一般可以将还船证书与交船证书 合并做成一份。对 DOP(DROP OUTWARD PILOT)条件交/还船的,可以将交/还船时间和存油水量空 置先签,与船方约定待出口引水离船后,由船方发报通告引水离船时间(即交/还船时间)和当时存油水量 (根据存油水检验当时数量和时间及确定的日耗量折算出来) ,外勤核对无误后再将双方已签署的交/还船 证明空缺项补填齐全。

因船方原因造成不能履行租约规定的船东义务时(影响装卸作业或船舶营运) ,租方一般会要求代理协 助办理停租证明。因此,遇到此类情况时代理必须向委托方及时如实报告(特别当委托方是租方时) 。停租 证明应使用总公司规定格式,与船方协商停租起始时间,安排检验以确定停租当时船舶存油水数量,准备 好停租证明书后让船方签署,外勤则代表租方(委托方)签署。一旦船舶恢复适装适卸和适航状态,船方 或船东要求办理复租手续时,应在取得委托方(租方)书面指示后,使用总公司规定格式准备复租证明, 采用与停租相同的程序,由船方和外勤签署复租证明。对短时间停租的,也可将停/复租证明合并。 交/还船证明和停/复租证明应尽快寄送给委托方,外勤应保留一套副本在船舶单船档案内。 f) 买卖船的交接

买卖船一般分营运船买卖和废钢拆船买卖两种情况。代理接到卖方委托后,应要求委托方提供买卖合 同或买卖/交接的主要条款、买家名称地址,掌握了解交船后船员遣返的人数和遣返目的地等情况,及时与 买方取得联系,争取与买方建立第二委托方代理关系。 买卖船交接工作中需要注意的问题:要了解买卖是否符合国家相关法律法规,落实买方是否已取得进 口许可(包括拆船许可) ,船款支付方式和支付期限,落实进口船舶查验安排(一般由买方申请) ,落实港 口使费备用金。买卖船舶交接前,买方要对船舶状况进行查验,船员离船时还要安排海关、边防、卫检等 机构对船舶进行检查,卖方则需要等船款收到后才能向买方交船,而船方一旦接到交船令,就需要立即安 排船员离船遣返,各项工作是环环相扣的,后项工作既不能早也不能晚。因此,代理与买卖双方的沟通是 买卖船交接工作中一项十分重要的工作,沟通不畅或了解信息不全或不及时很可能会造成严重后果,甚至 引起法律纠纷而把代理拖入官司中。 在买卖双方基本确定交/接日期、地点后,外勤应按照总公司规定格式准备船舶交/接证书,并安排好船 员遣返工作,在约定的地点由买卖双方代表签署船舶交/接证书。在船签署交/接证书的一般还需要安排升、 降旗仪式,需提前做好安排。外勤应留一份交/接证书副本存放在单船档案中。 g) 过老铁山水道和琼州海峡报告

外籍船舶通过老铁山水道和琼州海峡必须向有关部门报告。 船舶通过老铁山水道前八小时应该向大连港务监督报告。报告内容包括船名、呼号、国籍、出发港、 目的港、时船体和烟囱颜色,以及预计通过老铁山灯塔与北城隍岛灯桩之间连线的准确时间等。以老铁山 灯塔为基点十海里为半径和以北城隍岛灯桩为基点七海里为半径的区域范围内禁止通行。 船舶通过琼州海峡(包括过境通过)应通过海口外代向琼州海峡管理处申请,获批准后方可通过。具 体要求是:进入管理区 48 小时前,需将船名、国籍、总吨、航速、船身颜色、烟囱标志及何日何时由何地 开往何处等情况报告海峡管理处,获批准后,应在进入管理区 24 小时前确报进入管理区的时间。通过必须 在白天进行,只准走中水道,不得使用雷达(必须使用时需要申报) ,军用船舶禁止通过。

有些船公司会让船长对每一挂港的代理做一个评估报告,评估结果直接报给公司负责指定代理的负责 人,代理(特别是外勤)应该了解船方会从哪些方面来评估代理的工作。代理业务讲稿附件\Agency Eval uation.doc 代理业务讲稿附件\代理评估.doc 外代系统也由总公司开展服务质量调查。代理业务讲稿附件\ 外勤服务调查表.doc 作为代理公司的领导(高层和中层) ,应该了解和体谅外勤工作的困难和辛苦,在有条件时应为他们解 决一些实际困难并给予适当补贴。本人曾在前年发调查表来征求过大连外代所有外勤的意见,大家的反映 相对集中在求人难,遇到刁难多,交通车辆,现场休息场所和条件,补贴太少等问题。调查后,尽管我们 想为外勤多解决一些问题,但因体制制约和攀比制约,不能全部解决(目前已经部分解决休息和补贴) 。

(十)船舶单船作业记录和档案整理

船舶单船作业记录由计划调度员在船舶到港前填写,计划调度员应将委托方的要求详细记录在记录本 上并将重要来往函电副本和相关资料放入单船作业记录本内,对外勤现场作业和服务方面的具体要求也应 写清楚。外勤接到任务后应详细阅读单船记录中的记录内容和材料,根据记录本所列项目逐项需要填写的 内容,对登轮情况和现场作业的所有细节均要做记录,经手办理的重要文件资料应留存副本。船舶开航后 应及时将记录本整理好后送回计划调度员。

(十一)单证和进口放货 十一)

(专题另讲)

(十二)其他服务和信息技术应用 十二)

对客户(包括潜在客户)提供其他一些人性化服务(包括信息提供)能体现代理的水平并容 易取得客户的信任。此外,为货主提供服务也是船舶代理公司的一项重要服务内容。一方面,货主往往是 委托方的客户,船舶代理对委托方承诺提供的服务义务中就包含着为其客户提供服务的内容,另一方面, 船舶代理为履行委托方要求的揽货义务,在收取佣金或其他费用的前提下,货主就是其直接的客户。另外, 现代化信息技术的应用能为高效率高水平的服务提供平台和基础,代理公司必须赶上时代潮流,舍得在信 息技术方面投资,与时俱进。外代系统目前正在开发船代在线服务,准备实现点击服务。代理业务讲稿附

件\Moon Cake.doc 代理业务讲稿附件\Ship's information 3nd.doc

(十三)相关专业知识的掌握和了解 十三)

要成为一个专家型代理人,必须相对全面地掌握相关专业知识并不断在实践中积累经验。代 理需要掌握和了解的知识面越广越好,除掌握至少一门外语外,还应该争取掌握或了解外贸,海运,船舶, 货运等相关知识。日常工作中要注意收集整理,不断学习,不断提高。代理业务讲稿附件\常用航运略语解 说.doc 代理业务讲稿附件\集装箱知识.doc 代理业务讲稿附件\试题库(正式稿).xls


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